そもそもワークフロールール、プロセスビルダー、フローとは

ワークフロールール、プロセスビルダー、フローとは何かしらの自動化をするためのソリューションです

もともとあった機能として
・ワークフロールール
そのあとできた機能が
・プロセスビルダー
そのあとできた機能が
・フロー
です

今はそれぞれ自動化があるのですが、ワークフロールールとプロセスビルダーは廃止が決まっているようです
https://help.salesforce.com/s/articleView?id=000389396&type=1

そのため、今後の自動化はフローに一本化の流れになっていますので、ワークフロールールやプロセスビルダーでできていることは基本的にフローでも対応可能な状態になっています

そんな中で、
ワークフロールール、プロセスビルダー、フローについて何ができるか　について説明したいと思います

ワークフロールールについて

ワークフロールールとは
・レコード保存がされた際
・（条件設定されていたら）特定の条件があった場合
・ワークフローアクション
を実行する自動化です

なお、ワークフロールールのアクションは次の４つのみになっています

・アウトバウンドメッセージ
（外部のシステムを操作できることです）
・項目自動更新
・新規Todo作成
（ワークフロールールで作成できるレコードはTodoレコードだけです）
・メールアラート

ワークフロールールは４つのアクションしかないですが、上記の中で
特にアウトバウンドメッセージは
・プロセスビルダーでは対応できない
ので重要なアクションとなっています
（逆に言えばアウトバウンドメッセージ以外はプロセスビルダーでも設定可能です）
（もっといえば４つのアクションはすべてフローでも設定可能です）

なお、現在はワークフロールールの新規作成をすることはできないです

以上がワークフロールールの簡単な説明でした

ワークフロールールにおける注意

（Salesforce用語ではなく）一般的に
「仕事の手順やその流れを図式化すること」
をワークフローといいますが、Salesforceのワークフロールールと一般用語の「ワークフロー」は一切関係のないものと考えていいです

プロセスビルダーについて

先ほどのワークフロールールは４つのアクションしかできないのでしたが、プロセスビルダーはもっと大くのアクションが可能です

ここではワークフロールールと比較し何ができるのかを見てみましょう

主なプロセスビルダーアクション（ワークフロールールの上位互換）

・レコード作成
（Todoレコード以外のほぼすべてのオブジェクトレコードに対応）
・項目自動更新
（ワークフロールールと比べ子レコードも更新可など範囲が広がる）

主なプロセスビルダーアクション（ワークフロールールと同じ）
・メールアラート

主なプロセスビルダーアクション（ワークフロールールにもなかった機能）

・Chatter投稿
・クイックアクション実行
・フロー実行
・承認申請の起動
・Apexの起動

上記のようにワークフロールールよりも可能なアクションが増えたことが分かります

フローについて

ワークフロールールやプロセスビルダーよりも上位互換の自動化
冒頭でも説明したように基本的に過去にワークフロールールやプロセスビルダーはいずれ廃止の予定なのでフローに変更することが推奨されている

よってワークフロールールやプロセスビルダーと比べて圧倒的にできることが増えたのですが、ここでは代表的なできることを記載します

・画面の作成が可能

画面フローというフローを作ればSalesfroce画面の作成が可能です

・レコードの削除時に起動が可能

・レコード削除をするアクションが可能

・週に一回必ずフローを起動させる　というスケジュールトリガーフローというフローが作成可能

いかがでしょうか

これを見れば、いかにフローでは様々なことができる　ということがわかりますね

本橋的補足1 結局ワークフロールールって何ができるの？

現状はワークフロールールはフローの完全下位互換であり、ワークフロールールしかできないこと　ということは現状は無さそうです
少し前までは
・ワークフロールールではアウトバウンドメッセージができる
・フローはアウトバウンドメッセージはできない　
と、かろうじてワークフロールールには「アウトバウンドメッセージ」ができる　というのが唯一の取柄でしたが、最近のフローはアウトバウンドメッセージも可能なため、本当にワークフロールールでしかできないことはないです

本橋的補足2 ワークフロールールとプロセスビルダーは今後どうなるの？

ワークフロールールとプロセスビルダーについては以下の内容をご確認ください

＞複数段階での移行を計画しています。最初の段階は、Winter ’23 リリースから始まります。新規のワークフロールールを作成することはできなくなります。後日、プロセスビルダーで新規のプロセスを作成することはできなくなります。後の段階で、ワークフロールールとプロセスビルダーはすべてのプラットフォームオートメーションとともに完全に廃止されます。これらの段階を設けることにより、システム管理者が余裕を持ってフローへの移行に対応できるようにしています。

ここからもわかるように現状ワークフロールールとプロセスビルダーは廃止される予定のようですので現状からワークフロールールからプロセスビルダーに移行することが望ましいようです

最後に　本橋的まとめ

ワークフロールールとプロセスビルダーの廃止のアナウンスのタイミングでは

・フローよりもワークフロールールやプロセスビルダーのほうが作成は簡単だよね
とか
・フローでもできないこと（先にあげたアウトバウンドメッセージ）もあるよね

という事情もあり、ワークフロールール、プロセスビルダー、フロー
のすみ分けはあったように記憶してますが、ワークフロールールとプロセスビルダーの廃止のタイミングが出たころは

・フローは前より比較し誰でも簡単に構築しやすいデザインになりつつある
・フローでできることが増えた（アウトバウンドメッセージ　など）

と、かなりフローが進化してきたため、現状は
・とりあえず何かあればフローだよね（ワークフロールールとプロセスビルダーの廃止は決定のようだし？）
という考えになっていきそうですね