Salesforceでファイルに添付されているレコード一覧を確認する方法

こんにちは。
本橋孝昭です
今回はSalesforceでファイルに添付されているレコード一覧を確認する方法をお伝えします

まず、前提としてSalesforceでは特定のレコード一覧を確認する方法として一般的にレポートでの表示ができます

しかしながら（少なくとも2024年時点では）ファイル一覧やファイルが紐づくレコード一覧をレポートで表示することはできません

※詳細はこちらのIdeaにも記載があります

Currently, reporting on Files (ContentDocument) and which records they're shared to (ContentDocumentLink) is impossible. The "File and Content Report" report type only shows files that the running user has uploaded. This report type can't be filtered based on the type of record the files are shared to. And Files (or ContentDocument) is not an available object for creating a custom report type.

※Googleに頼った翻訳文
現在、ファイル (ContentDocument) とファイルが共有されているレコード (ContentDocumentLink) についてレポートすることは不可能です。 「ファイルとコンテンツ レポート」レポート タイプには、実行中のユーザーがアップロードしたファイルのみが表示されます。このレポート タイプは、ファイルが共有されているレコードのタイプに基づいてフィルタリングすることはできません。また、ファイル (または ContentDocument) は、カスタム レポート タイプの作成に使用できるオブジェクトではありません。

そのため、今回はデータローダによるエクスポートによるレコード一覧確認方法を示します
なおデータローダをまだインストールしていない方はデータローダをインストールをしてください

前提　データローダログインするユーザには「すべてのファイルをクエリ」があること

まず、事前準備としてデータローダでエクスポートをするユーザは「すべてのファイルをクエリ」権限を付与してください
この権限はシステム管理者プロファイルでも保有してない権限なので見落とされがちです

では、ここからデータローダによるコンテンツドキュメントリンクオブジェクトをエクスポートしてファイル添付があるレコードのIDを確認する方法を示します

1 Export をクリック

2 ContentDocumentLinkオブジェクトを選択

まずは「Show all Salesforce objects」をクリックしコンテンツドキュメントリンクオブジェクトを選択
Choose a target for extraction にデータローダの結果を残す場所を選択しNextをクリック

3 エクスポートする項目を選びFinish

エクスポートする項目を選択。特に考えが無ければSelect all fieldsをクリックし全項目選択
その後Finishをクリック

はい（Y）をクリック

そして、
このような画面が出たら成功です

ステップ２　で選択したChoose a target for extraction に　エクスポートデータが出ているはずです

このエクスポートデータの「LINKEDENTITYID」に記載されているIDのレコードが、添付ファイルがあるレコードの一覧になります

その他の項目の内容が気になる方はこちらをご確認してください