ミーティング資料の効率化：所属組織内で図を共有しよう（Excalidraw）

はじめに

こんにちは、私は機械知能研究室に所属し、CV分野の研究をしています

機械知能研究室ではロボットの視覚機能や自律的に行動するための知能システムについての研究に取り組んでいます (ホームページはこちら)

本題
「企業内や研究室内の定期ミーティングなどで資料作成に費やす時間を効率化できないか?」と思う方は少なくないと思います。
資料作成のボトルネックとなる工程は、図の作成ではないでしょうか。
私自身、どのようなスライド構成か、どのようなテキストを記載するかは比較的早く頭の中で構成できても、図の作成はどうも時間を費やしてしまいます。

そこで本記事では、所属組織内で作成した図をExcalidraw[1]というツールで共有することで、スライド作成(の図の作成)を効率化できることを私なりに紹介します。
Excalidraw

Excalidrawとは

一言で述べるとするならば”複数人で共有できる(図を作りやすい)ホワイトボードアプリケーション”です。

Excalidrawを活用した効率化

1. （初期設定）Excalidrawの共有リンクを作成し、所属組織内で共有しているツール(Slack, Notionなど)にリンクを共有する
2. 各自、資料(の図)を作成する際にExcalidrawのホワイトボードを使用して資料(の図)を作成
3. 作成した図を各自のスライド(Microsoft PowerPointやKeynote)に貼り付けて使用(Excalidrawにも保存しておく)
4. 2と3を繰り返す

• 上記の流れはExcalidrawが推奨していることなのか、既に取り組んでいる方がいるのかはわかりません。

メリット

1. 所属組織内の誰かが作成した図をそのまま使用することが可能です。(各自で作る手間が省けます)
2. また、所属組織内の誰かが作成した図を編集して使用したい場合、Microsoft PowerPointでKeynoteの.keyファイルの図を編集する(逆もしかり)のは手間ですが、ホワイトボード内で編集することにより、部分的な変更が可能です。
3. 新たに図を作る場合も、質の高い図を効率よく作成できます。(AI機能でテキストから図を生成することも可能)

効率化の手順

1. （初期設定）Excalidrawの共有リンクを作成し、所属組織内で共有しているツール(Slack, Notionなど)にリンクを共有する

まず、Excalidrawにアクセスし、ホワイトボードを開きます。
右上の共有ボタン(Share)から、Live collaborationのStart sessionをクリックし、共有可能なリンクを作成します。

このリンクを所属組織内の共有ツールで共有します。(通常のチャットではなく、長期間保存できるような場所で共有リンクを管理します。)

共有するExcalidrawのホワイトボードの例

これで初期設定は完了です。

ここから普段の使用方法(スライドの図作成時など)

2. 各自、資料(の図)を作成する際にExcalidrawのホワイトボードを使用して資料(の図)を作成

Excalidrawのホワイトボードで作図した例

各自、共有リンクからExcalidrawに飛んで、作図します。
基本的な作図は、上部のツールバーのようなものから、任意のボタンを選択し、作図します。
触ってみての感想としては、作図はしやすいです(操作が独特なので少しなれるまでに時間がかかりそう)
また、AIによる作図があるのも魅力的です。
テキストで説明した図を生成してくれます。
また、生成した図は画像ではなく、図として生成されるので、編集も可能です！！

3. 作成した図を各自のスライド(Microsoft PowerPointやKeynote)に貼り付けて使用(Excalidrawにも保存しておく)

作成した図はそのままExcalidrawのホワイトボード内に保存されます。
各自作図した図(または、組織内の誰かが作成した図)をスライドに貼り付けて使用します。

各自のスライドに貼り付ける手順

1. Excalidrawのホワイトボード上で、図をグループ化します。
2. 図を選択し、右クリックから、PNGでクリップボードにコピーします。
3. 各自のスライドに貼り付けて完了です。

Keynoteのスライドに貼り付けた例

4. (繰り返すほど効率化？)2と3を繰り返す

上記の手順を繰り返すことで、様々な図がホワイトボード上に保存されるので、０から作図することが減ります。
また、様々な人のアイデアを共有できる場でもあるので、どのような図にするかのイメージも湧きやすくなると思います。

まとめ・おわりに

今回はExcalidrawを用いた作図の効率化を紹介しました。
Excalidrawのwebサイト[2]を覗くと、本記事では紹介しきれていないさまざまな機能がある模様なので、まだまだ効率化できそうです。
皆様の毎週、毎月のスライドの作成の効率化になれば幸いです。
最後に、このフローの注意点や懸念点を記載します。

注意点や懸念点

1. 共有期間がいつまでかわからない
   私が試しているところ、１週間経過しても特に不具合なく共有できていると思われますが、無料版ということもあり、少し気になります。(定期的にバックアップを取るなど)
2. Excalidrawの無料版による制限
   AIによる作図に回数制限があるなど
3. ソースコードはMITライセンスで公開[3]されています。
4. 作成した図の著作権に配慮が必要
   ライブラリを使用して作図したものは要注意

参考にしたサイト

[1]Excalidraw(https://excalidraw.com/)

[2]Excalidrawのwebサイト(https://plus.excalidraw.com/)

[3]ExcalidrawのGitHub(https://github.com/excalidraw/excalidraw?tab=MIT-1-ov-file)