株式会社テンダでは、ShareGate MigrateおよびProtectの販売とデータ移行支援サービスを提供しています。
多くの企業でSharePoint OnlineやTeamsが活用されていますが、利用が進むにつれ、サイトやチームの数が増加し、データの整理に時間がかかるようになります。
また、古い情報や不要なデータが蓄積され、 必要な情報にたどり着くまでに時間がかかるという課題も生じます。
そういった課題を解決するため、本記事ではShareGate Protectを使用して、サイトやTeamsチームをアーカイブし、SharePoint・Teamsのストレージを整理する方法をご紹介します。
ShareGate Protectのサービス概要については、ぜひこちらも併せてご覧ください。
ShareGate Protectの主な機能
ShareGate Protectには、主に4つの機能が備わっています。
今回はその中から「Archive機能」を使って、サイトやチームをアーカイブし、SharePointとTeamsのストレージを整理する方法を見ていきましょう。
Archive機能
ShareGate ProtectのArchive機能は、使用していないチームやSharePointサイトをアーカイブし、非アクティブな状態で管理することができます。
これにより、利用頻度の低い チームやサイトのデータを保持しつつ、不要なデータを整理してMicrosoft 365環境をクリーンに保つことができます！
アーカイブ対象
ShareGate Protectでアーカイブされる要素／されない要素は以下のとおりです。
基本的にファイル自体はアーカイブされますが、ファイルの作成日や最終更新日といったメタデータはアーカイブされません。
▼アーカイブされる要素
・ライブラリ（フォルダ、ファイル）
・リストアイテムの添付ファイル
・チャネル情報（メンバー、会話、プライバシー、ファイル）
▼アーカイブされない要素
・SharePoint 関連のメタデータ（リストアイテムやドキュメント プロパティ など）
アーカイブデータの保存場所
アーカイブデータは、ShareGateが用意しているAzureストレージもしくは自社で契約している独自のAzure ストレージのいずれかに保存できます。
（既定値ではShareGateが用意しているAzure ストレージに保存されます）
▼Azure ストレージ 比較表
| ShareGateのAzureストレージ | 独自のAzure ストレージ | |
|---|---|---|
| データの保存場所 | Microsoft Azureの米国東部 2リージョン | Azure ストレージ作成時に選択した任意のリージョン |
| セキュリティ面 | (保存中および転送中)は3層の暗号化で安全に保存 | (保存中および転送中)は3層の暗号化で安全に保存※アーカイブは、ShareGateだけが読み取れる形式で保存 |
| コスト | 無制限のストレージを追加料金なしで利用可能 | Azureストレージを利用した分の追加請求が発生 |
万が一、ShareGate Protectを解約した場合は、解約から90日間はOneDriveへアーカイブデータを移動することが可能です。
また、独自の Azure ストレージの場合は、90日経過後もAzure ストレージ上にデータが残りますが、読み取ることはできませんのでご注意ください。
アーカイブデータの確認方法
アーカイブされたデータは、ShareGate Protectから確認できますが、データの種類によって内容の確認方法が異なります。
▼Archive 画面
アーカイブデータの確認方法は以下のとおりです。
▼アーカイブデータの確認方法
| # | アーカイブ対象 | データの確認方法 |
|---|---|---|
| 1 | ファイルやリストアイテムの添付ファイル | ShareGate Protectからダウンロードする（ダウンロード先：ローカルもしくはOneDriveから選択） |
| 2 | チャネルの会話 | チャネルを復元し、確認する |
| 3 | チャネル・サイトのメンバー | ShareGate Protect画面より確認する |
| 4 | チャネルのプライバシーレベル | ShareGate Protect画面より確認する |
| 5 | チャネルのファイル | ShareGate Protectからダウンロードする |
▼ ファイルやリストアイテムの添付ファイル、チャネルのファイルをダウンロードする
▼ チャネルのメンバー、プライバシーレベルを確認する
▼ チャネルを復元する
アーカイブ手順
それでは例として、チームをアーカイブする方法をご紹介します。
STEP.01 サイト・チームのアーカイブ化
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「Manage」画面からアーカイブするサイトもしくはチームを選択します。
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「・・・」 ＞ 「Archive」の順にクリックします。
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[Archive]をクリックします。
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「Archive」画面に移動し、アーカイブしたサイトもしくはチーム名の横に「Success」と表示されれば、アーカイブは完了です。
STEP.02 アーカイブされたデータの確認
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「Archive」画面からデータを確認したいサイトもしくはチームをクリックします。
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アーカイブデータの詳細画面が表示されますので、必要な情報を適宜確認します。
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「アーカイブデータの確認方法」でご説明したとおり、チャネル内の会話はチャネルを復元しないと確認することができません。チャネルの会話を確認する場合は、[Channels] ＞ チャネル名横の [時計マーク] の順にクリックします。
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復元先のチーム名を設定し、[Select] をクリックします。
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[Next] をクリックします。
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[Restore channel] をクリックします。
-
復元したチャネルに「Message history」というタブが表示され、会話を確認することができます。
まとめ
本記事では、ShareGate ProtectのArchive機能を活用し、サイトやTeamsチームをアーカイブし、SharePoint・Teamsのストレージを整理する方法をご紹介しました。
この機能を活用することで、古い情報や不要な情報を整理し、必要な情報にすばやくアクセスできる 環境を整えることが可能になります。
さいごに
テンダでは、「こんなプロジェクトに挑戦したい」「こんなチームで働きたい」「理想のチームを創りたい」と願う仲間を求めています。
カジュアル面談も随時受付中です。ぜひ一度お話ししましょう！