はじめに
ナレッジ管理ツール（社内Wiki）を使っていて、こんな場面に遭遇したことはないですか？
- プロジェクト資料の、この1ページだけ協力会社に共有したい
- 営業向けナレッジの一部だけ、マーケにも見せたい
- スペースの構造は変えずに、このページだけアクセスを開放したい
そんなワガママを叶えてくれるのが、ONES Wiki の「共有」機能です。
スペースごとじゃなくて、ページ単位でサクッとアクセス権を設定できちゃいます。
ここでは、ONES Wikiの共有機能について紹介します！
ONES Wikiの「共有」機能って？
通常、Wikiは「スペース単位」でアクセスを管理します。
でもONES Wikiなら、そのページだけ鍵を開けることができるんです。
例：マーケ部のスペースにある展示会案内ページだけ、他部署メンバーに共有！
スペース構造を変えずにピンポイントで公開できるのが強みです。
共有機能は、各ページの画面右上にある「共有」ボタンから設定できます。
どんなことができるの？
ONES Wikiの共有機能では、こんな設定が可能です。
1. 閲覧／編集の共有権限を細かく設定
- 閲覧だけOK：見せたいけど編集はさせない
- 編集もOK：レビューをお願いしたいときに便利
- 外部ユーザーに共有：取引先や協力会社にもページ単位で鍵を開けられる
UIからワンクリックで設定できるので、むずかしい操作は不要です。
2. ユーザー／グループ／外部ユーザー単位で設定可能
- 社内の個人や部署グループを指定
- 外部の取引先や協力会社のユーザーにもページ単位で共有可能
3. スペース権限に依存しない「例外的な公開」が可能
- スペース全体の構成を変えずに、ページだけピンポイントで公開可能
- 情報設計がシンプルなまま、共有だけ柔軟に変更できる
どんな場面で役立つの？
ONES Wikiの共有機能は、次のようなシーンで大活躍します。
| 場面 | 詳細 |
|---|---|
| 外部コラボレーションのとき | 提案書はパートナーに見せたいけど、予算案は社内だけに留めたい |
| 社外向けのマニュアルページを限定公開したいとき | FAQや操作手順書など、一部の文書だけを選んで顧客と共有したい |
| レビュー前の草案を関係者に見てもらいたいとき | マニュアルの下書き（非公開ページ）を、レビュー担当者にだけ一時的に共有したい |
| 他部署に必要最小限の情報だけ開示したいとき | 社内の他部門に向けて、スペース全体ではなく必要なページだけ公開できる |
| 人事資料を共有したいとき | 評価シートはマネージャーだけに見せたい |
メール添付やPDF配布の手間もなく、Wikiのままコラボできるのが最高です。
ConfluenceやNotionとの違いは？
ConfluenceやNotionの「共有＝リンクを送る」です。
それらはあくまで「通知」のため、実際にはスペース権限がないとアクセスできません。
でも、ONES Wikiの共有は、「その人にアクセス権を追加付与する」仕組みです。
つまり、 スペースに属していない人にも「このページだけ鍵を開けてあげる」 ことができるんです。
この違いは大きく、コラボレーションの柔軟性とセキュリティのバランスを取りたい組織にはとても有効です。
使いこなすために Tips＆注意点
共有機能はアクセス制限を解放することなので、下記の点に注意が必要です。
- 誰に共有しているかは必ず確認・可視化しておきましょう
- 外部ユーザーへの共有時は「閲覧のみ」にしておくのが安全
- 「このページは共有中」とラベルをつけておくとわかりやすい
なお、一覧で確認できるUIもあるので、うっかり共有しっぱなしを防げます。
まとめ
ONES Wikiの共有機能は、「見せたいページだけ鍵を開ける」柔軟な仕組みです。
スペース構造を維持したまま、ページ単位でアクセスを許可できるため、情報公開の粒度を細かくコントロールできます。
「開かれたナレッジ」と「守るべきセキュリティ」のちょうどよいバランスがとれる点が特徴です。
ナレッジ共有をもっと柔軟にしたい人は、ぜひ一度試してみてください！