はじめに
企業やチームで情報共有を行う上で、Wikiツールは欠かせない存在になっています。
一方で
- ページ数が増えすぎて探しづらい
- 古い情報を消すのは不安
- 過去資料を残したまま整理したい
- 検索結果に不要な情報が混ざる
といった悩みが出てきがちです。
ナレッジが増えるほど、操作性や視認性が落ちてしまうのは、多くのチームが直面する課題ではないでしょうか。
そんなときに役立つのが、ONES Wikiの「ページアーカイブ機能」です。
この記事では、ページアーカイブ機能の概要と、実際の活用シーン、運用のポイントを紹介します。
ページアーカイブ機能とは？
ONES Wikiの「ページアーカイブ」機能は、
「削除するほどではないが、日常的には使わないページ」を「保管状態」にできる機能です。
ページを削除することなく
- 編集不可・参照専用で保持
- ページツリーから非表示
- 通常検索から除外（必要なときは検索可能）
といった形で管理できます。
現行で使っている情報と、過去の情報をきちんと切り分けられるため、ONES Wiki全体をスリムで見やすい状態に保てます。
具体的な利用シーン
1. プロジェクト完了後のナレッジ保管
完了済みのプロジェクト資料や報告書など、
「もう更新はしないが、後日参照する可能性がある」情報の整理に最適です。
アーカイブしておくことで、
進行中プロジェクトのWiki構造をスッキリ保ちつつ、過去データも安全に残せます。
2. 古い手順書・旧制度ドキュメントの管理
制度改定や業務フロー変更で使われなくなった資料も、削除せずに保管できます。
- 監査対応
- 過去の経緯確認
- 参考資料としての閲覧
といった用途にも安心して使えます。
3. ナレッジベースの定期整理
情報量が増えやすいWikiツール（情報共有ツール）では、情報の鮮度を保つことが重要です。
古い記事をアーカイブすることで
- 検索結果が見やすくなる
- 最新情報にたどり着きやすくなる
といった効果があり、最チーム全体の生産性を向上にも繋がります。
操作方法
アーカイブ操作は直感的で、とてもシンプルです。ここでは操作方法について解説します。
1.ページをアーカイブする
対象ページの画面右上の「・・・その他」メニューから「ページをアーカイブ」を選択。
下記のような確認画面で、「アーカイブ」ボタンをクリック。
これでページを保管状態にできます。
※サブページ（子ページ）や外部公開リンクも同時にアーカイブされるため、運用ルールによっては注意が必要です。
2.アーカイブしたページを検索する
アーカイブ済のページを検索したい場合は、検索画面で「アーカイブ済みのページを含む」にチェックを入れます。
これだけで通常検索の邪魔をせず、必要なときだけ過去情報を呼び出せます。
3.アーカイブしたページを復元する
復元も簡単です。
スペースのサイドバーの「・・・」をクリックし、「アーカイブ済みのページ」を選択。
アーカイブ済みページの一覧画面で、画面右上の「アーカイブを解除」をクリック。
元のページツリーに自動で戻るため、余計な操作は不要です。
アーカイブから復元した際に、元のページツリーに自動で移動されるのが、ONES Wikiの特徴の1つです。
4.アーカイブページと通常ページの違い
アーカイブページと通常ページは状態が変わるだけで、内容に変更はありません。ただし、ページツリーに非表示になったり、作できる範囲が制限されます。「変更させたくないが、残しておきたい情報」に向いている状態です。
アーカイブページの特徴
アーカイブしたページは、以下の ● がついた機能のみ利用（サポート）できます。
| 操作 | サポート |
|---|---|
| 参照 | ● |
| 編集 | |
| プレゼンターモード | |
| ウォッチ | |
| ページ暗号化 | ● |
| ページ共有 | ● |
| ページ履歴を参照 | ● |
| 特定の履歴バージョンに備考を追加 | |
| 添付ファイルを参照・ダウンロード | ● |
| 添付ファイルをアップロード | |
| 添付ファイルを削除 | |
| Word としてエクスポート | |
| PDF としてエクスポート | |
| スペーステンプレートに追加 | |
| グローバルテンプレートに追加 | |
| ページを複製 | |
| ページを移動 | |
| ページを削除 | ● |
| コメントの追加・返信 |
ページアーカイブ機能利用による効果
ここでは、ページアーカイブ機能を利用することで得られる効果について紹介します。
1. Wiki構造の最適化
不要な情報を非表示にすることで、ページツリーが見やすくなります。
新しいメンバーでも、必要な情報に素早くアクセスできるようになります。
2. 情報リスクの軽減
削除ではなくアーカイブにすることで、誤って重要情報を失うリスクを回避できます。
また、アーカイブページは編集不可になるため、承認済資料の意図しない変更防止にも有効です。
3. ナレッジマネジメントの質向上
現行情報と過去情報を明確に分けることで、
「今、使うべき情報」に集中できる環境を作れます。
Wikiを、本当に使われるナレッジ基盤として運用できます。
効果的な運用のポイント
ページアーカイブ機能を最大限に活かすには、次のような運用ルールがおススメです。
-
アーカイブ基準を明確化する
例：「1年以上更新がないページ」や「完了プロジェクト関連ページ」など。 -
定期的にWikiを棚卸しする
半期・年度単位でメンテナンスを行い、情報の鮮度を保つ。 -
検索設定をチームに周知する
「アーカイブを含む検索」の存在を周知しておく。
まとめ
ONES Wikiのページアーカイブ機能は、「古いけれど価値のある情報」を安全に保ちながら、
Wikiを常に整理された状態に保つための仕組みです。
ページを削除ではなくアーカイブする、これは、チームのナレッジを「一時的な情報」ではなく、長期的な資産として活かすための選択とも言えます。
ONES Wikiの運用効率やナレッジマネジメントの質を高めたい方は、ぜひ一度、ページアーカイブ機能を試してみてください。