はじめに
ONES Wikiでは、「スペース」内にコンテンツを作成し、管理していきます。
「スペース」とは、作成したコンテンツやナレッジをまとめる場所で、部門やプロジェクト、チーム単位で分けるのが基本です。
関連する情報を一箇所に集約しておくことで、探しやすさもアップし、チーム全体での共有がスムーズになります。
この記事では、ONES Wikiの「スペース」について、メリットや作り方、運用のコツまでご紹介します！
ONES Wikiのスペースってなに？
スペースは、ざっくり言えば「チームの作業場所」みたいなものです。
プロジェクトや部門ごとに分けておくことで、情報の整理や管理がしやすくなります。
スペースの主なメリット
- 情報を整理しやすい：チームやプロジェクトごとにスペースを分けておけるから、どこに何があるかすぐわかる！
- アクセス権限が分けられる：スペース単位で閲覧・編集権限を設定できるので、情報のセキュリティもバッチリ。
- カテゴリでさらに整理できる：スペースをカテゴリ分けすることで、視認性がグンとアップします。
スペースの作り方
スペースを作るには、「スペース作成権限」が必要です。
作成手順
- 左のサイドバーで「ナレッジベース管理」をクリック
- 「スペース」を選択
- 画面右上の「スペースを作成」ボタンをクリック
- 情報を入力して「OK」を押すだけ！
入力項目の説明
- スペース名：わかりやすい名前をつけましょう
- カテゴリ：事前に作っておいたカテゴリから選びます（作り方は後述）
- 説明：どんな内容のスペースか軽く書いておくと親切です
- 内部共有の有効化：他の人とページを共有できる機能。ONにしておくのがおすすめ！
作ったスペースを見てみよう
作成後のスペースは、一覧画面に表示され、説明文もちゃんと出ます。
ここからすぐにスペースへアクセスできて、ページをどんどん追加していくことができますよ。
マイワーク画面からも作れるよ
実は、スペースは「マイワーク」からでも作成可能。
ちょっとわかりにくいかもですが、画面を見ればすぐ慣れます。
スペースを削除したいとき
スペースの削除も可能ですが、中のデータも全部消えるので注意！
復元はできないので、消す前にバックアップや移行を検討してください。
削除の手順
1. 該当スペースで「…（メニュー）」→「スペース設定」
2. 「基本情報」タブ内にある「スペースを削除」をクリック
※削除には「スペース管理者」の権限が必要です。
スペースカテゴリの設定方法
スペースが増えてくると、「どれがどのチームのだっけ？」となりがち。
そんなときは、スペースカテゴリを使うと超便利です！
カテゴリは「タグ付け」みたいなイメージで、一覧表示の整理に役立ちます。
スペースカテゴリーの設定方法は、ちょっとわかりにくいので注意が必要です。
設定方法
1. 左サイドバーで「ナレッジベース管理」→「スペース」をクリック
2. スペース画面の検索ボックス左にあるアイコンをクリック（下図参照）
3. 「カテゴリー表示」をONにする
4. サイドバーにカテゴリ一覧が出るので「＋」で追加！
5. カテゴリ名を指定して「OK」ボタンをクリック
まとめ
ONES Wikiの「スペース」は、情報整理とチームでのナレッジ共有に欠かせない機能です。
- スペースを使えば、プロジェクトごと・チームごとの情報を効率よく管理できる
- カテゴリを活用すれば、スペースが増えてもスッキリ整理できる
- 作成・削除・カテゴリ設定はちょっと慣れればすぐ使いこなせる
今後は、スペース設定や権限まわりの使い方も別記事で紹介していきます。
ぜひお楽しみに！