はじめに
初めてプロジェクト管理ツールを使うとき
- 「何から触ればいいんだろう？」
- 「機能が多くて難しそう…」
と感じる人は少なくありません。
ONES Project も多機能なツールですが、最初からすべてを覚える必要はありません。
この記事では、ONES Project を使い始めるときに 「まず知っておくと困らないポイント」 だけを紹介します。
ONES Project とは
ONES Project は、プロジェクトに関わる
- 作業
- 進捗
- 状況
などの情報を 一つの場所にまとめて管理できるツール です。
プロジェクトを視覚化し、意思決定をサポートします。
たとえば
- 誰が何をしているのか
- どこまで進んでいるのか
- 何が終わって、何が残っているのか
こうした情報を、チーム全員が同じ画面で状況を確認できるのが大きな特徴です。
ONES Project は、
「管理するためのツール」ではなく、
プロジェクトを前に進めるためのツール
だと考えるとイメージしやすいかもしれません。
まずやること：課題を作る（作業を登録する）
ONES Project で最初にやることは、とてもシンプルです。
「課題を作ること＝作業を登録する」 ことから始めましょう。
課題は、あなたの「やること」を表します。
大きな作業でも、小さな作業でも構いません。
最初は、次の3つだけ入力すれば十分です。
- タイトル（何をするのか）
- 担当者（誰がやるのか）
- 期限（いつまでか）
完璧に書く必要はありません。
まずは 「忘れない」「見える」状態を作る ことが大切です。
■課題はどこから作成できるの？
課題は各種ボード（ビュー）から作成できます。
例えば、カンバンボードでは、画面右上の「＋課題」から課題を作成できます。
タスク一覧の画面からは、画面左上の「＋タスクを作成」から行います。
■課題の作成方法
- 画面右上の「 ＋ 」→「課題を作成」
２. 課題の作成画面が表示されます。
必要な項目を入力→右下の「OK」をクリックするだけ
フィールド（入力項目）の左上にある赤いアスタリスク印は、入力必須の項目です。入力しないとエラーメッセージが表示されます。
進捗はコメントで残す
作業を進めたら、
その状況を「コメントで残す」のが ONES Project の基本的な使い方です。
- 今どこまで終わったか
- 何が問題になって止まっているか
- どんな作業を行ったか
- 次に何をするか
これらをコメントに書いておくだけで、進捗が自然と共有されます。
メールやチャットとは違い、作業の履歴として残る のもポイントです。
引き継ぎや振り返りも楽になります。
また、コメント欄では
- 指示を出す
- 質問する
- アドバイスをもらう
といったコミュニケーションもできます。
このとき、メンション機能を使うと相手に通知が届きます。通知には課題リンクも含まれるので、通知を受けたメンバーはワンクリックで該当作業にアクセスできます。
コメント欄は、課題の詳細画面の右側にある「アクティビティ」欄にあります。
コメントは、いつ、誰が行ったかが記録されます。時系列で追跡することができます。
ワークフローとカンバンボードで見える化
課題にはステータス（状態）があります。
例えば、
- 未着手
- 進行中
- レビュー
- 完了
といった流れです。
この作業の流れを視覚的に表示するのがカンバンボード です。
カンバンボードを見ると
- 今どこで作業が滞っているか
- どの工程が混雑しているのか
が一目でわかります。
■ステータス変更のやり方
課題の詳細画面からステータスを変更可能。表示される選択肢から該当のステータスを選択するだけ。
カンバンボードからも変更可能です。
課題はカード型で表示されます。そのカードをドラッグアンドドロップで変更先のステータス列に移動させるだけ。
チーム全体だけでなく、フィルター機能やスイムレーン機能を使って担当者レベルで見たり、優先度ごとに表示するなどの切り口でも確認できます。
スイムレーンで区切ると、任意の切り口で管理できます（下記は優先度で区切った例）。
またカンバンボードでは、WIP制限をかけての管理ができます。
WIPとは：「Work In Progress」の略。進行中の作業の上限を設定し、同時に取り組むタスクの数を制限する手法のこと（リーンの考え方）。ボトルネックの発見に貢献します。
下記の例では少し見えづらいですが、「進行中」のステータス列が薄赤色でハイライトされています。
課題数は「上限値 4」に設定されていて、4を超えた課題数が進行中であることを意味しています。
これは課題が滞留していることを指し、その工程が終わらないことで、後工程の作業も終わらず、いつまでもプロジェクトが完了しないということにもつながります。
このようにしてボトルネックを発見します。確実にその作業を終わらせてから次の作業を始めるというルールがWIP制限の意図と捉えてください。
ダッシュボードで全体を見渡す
作業が増えてくると、プロジェクト全体をまとめ俯瞰して見たい という場面がでてきます。
そんなときに便利なのが「ダッシュボード」です。
- 進行中の課題数
- 遅れている課題
- 自分の担当作業
などを、自分用にまとめて表示できます。
毎回探さなくても、見れば分かる状態を作れる のがダッシュボードの強みです。
■ダッシュボードの設定方法
- 左サイドバーの「マイワーク」→トップメニューの「ダッシュボード」
- 「ウィジェット」という部品をドラッグアンドドロップで配置し、必要な情報を表示させる
注意点は、あまり多くを詰め込みすぎないことです。なるべくシンプルに、それが見やすいコツです。
誰でも作成でき、共有設定も簡単なので、個人用・チーム全員で共有用・マネージャー用など使い分けもできます。誰か1人が作成して、それをメンバーで共有することで全員が同じ情報をリアルタイムで確認できる仕組みにすると理想的です。
検索・フィルターで欲しい情報をすぐ見つける
「この作業どうなったっけ？」
そんなときは、検索やフィルターを使いましょう。
たとえば
- 自分の担当課題だけ見る
- 期限が今日までのものを探す
- 未完了の課題を探す
といったことが、すぐにできます。
過去の課題も簡単に探せるので
- 同じ質問を何度もする必要がなくなる
- 過去の対応履歴を確認・追跡できる
といったメリットもあり、ナレッジベースとしても活用できます。
■検索のやり方
通常の検索
-
左サイドバーの「検索」
-
検索画面が表示されるので、キーワードを入力
-
条件を指定する場合には、上記で画面右下の「条件指定」をクリック
詳細検索
詳細検索をしたい場合は「フィルター」機能を利用します。
- 左サイドバーの「マイワーク」→右上の「フィルター」
各プロジェクトからもアクセスできます。 - 「フィールド値」が「○○のものを含む/含まない」をAND検索で条件を追加
OR検索
OR検索は「ONESQL」検索を使用します。
- 左サイドバーの「マイワーク」→トップメニューの「フィルター」タブ
- 「ONESQL」
下記のように「フィールド値」、「演算子」、「値/関数」、「キーワード」でつなげて条件を作成し、検索する機能です。
まず覚えておくと良い使い方まとめ
はじめのうちは、次の4つだけ覚えておけば十分です。
- 課題を作る
- コメントで進捗を書く
- ボードで状況を見る
- ダッシュボードで全体を見る
これだけでも、ONES Project を使った作業管理の効果を十分に感じられるはずです。
慣れてきたら、徐々にいろいろな機能を試してみてください。
こんな使い方から始めるのがおすすめ
いきなり大きなプロジェクトで使う必要はありません。まずは
- 自分のタスク管理として使う
- 小さなチームで試す
- 1か月だけ使ってみる
小さく始めるのがおすすめです。
少しずつ慣れていくのが、ONES Project を長く使うコツです。
まとめ
ONES Project は、完璧に使いこなすためのツールではありません。「使い慣れるツール」です。
- 少しずつ使い始めて
- 使うたびに便利さに気づいて
- 気づいたら手放せなくなる
そんなツールです。
まずは今日の作業を1つ、課題として登録してみてください。
コメントを1つ書いてみてください。
それだけで、プロジェクト管理の感覚がきっと変わります。
あまり怖がらずに、まずは試しに１度触ってみてください。タスク管理や業務の進め方が劇的に変わるのを体験してみてください。