【Power Automate】その承認フロー、監査に耐えられますか？｜非エンジニアでも作れる「壊れない」設計

はじめに

「Power Automateを使えば、プログラミングなしで承認フローが作れる」

これは事実ですが、半分は幻想です。

多くの入門記事にある「簡単なフロー」をそのまま実務に投入すると、以下のような地獄が待っています。

承認者が休暇に入ると業務が完全にストップする
数ヶ月前の承認履歴がどこにも残っておらず、監査で指摘される
申請内容が複雑になると、フローのメンテナンスが不可能になる

本記事では、IT歴20年・M365サポート7年の現場経験から、「非エンジニアでも作れるが、実務で絶対に壊れない」 堅牢な承認フローの構築手順を解説します。

この記事の対象者

Power Automate初心者〜中級者
社内の承認フローを自動化したい人
「動くフロー」ではなく「運用できるフロー」を作りたい人

前提条件

Microsoft 365 Business Basic 以上
Power Automate の標準ライセンス（M365に含まれる）
SharePoint サイトの編集権限

所要時間

約45分（設計理解含む）

実務投入前に知っておくべき「3つの不都合な真実」

初心者が陥る「動けばいい」レベルのフローには、以下の致命的な欠陥があります。

1. 履歴の揮発性

標準機能の通知だけでは、誰がいつ承認したかの証跡が「メールの中」にしか残りません。

メールが削除されたら？退職者のメールボックスが消えたら？

→ SharePointリストへの自動記録は必須です。

2. 例外処理の欠如

金額が1円でもオーバーしたら？
承認者が退職したら？
申請者が部署異動したら？

これらの例外への備えがないフローは、運用開始後に「技術的負債」に変わります。

3. 通知の埋没

メール通知だけでは、多忙な上司の受信トレイに埋もれます。

Teamsへの二重通知や、リマインダーの自動化までが「実務レベル」の最低ラインです。

Step 1: 監査に耐える「SharePointリスト」の設計

なぜSharePointリストなのか

保存先	履歴管理	検索性	監査対応	自動化連携
メール	✗	✗	✗	✗
Excel	△	△	△	△
SharePointリスト	◎	◎	◎	◎

1-1. リストの作成

SharePointサイトを開く
「新規」→「リスト」→「空白のリスト」
リスト名：経費申請

1-2. 列の設計（理由付き）

列名	種類	必須	なぜ必要か
申請者名	1行テキスト	✓	申請者の特定
申請日	日付	✓	申請タイミングの記録（既定値=今日）
金額	数値	✓	承認ルート分岐の判定基準
申請理由	複数行テキスト	✓	承認判断の根拠
承認者	ユーザー	-	動的に取得するため後述
承認ステータス	選択肢	✓	進捗の可視化（申請中/承認済/却下/差戻し）
承認日時	日付と時刻	-	監査証跡として必須
承認コメント	複数行テキスト	-	却下理由の記録（トラブル回避）

「承認コメント」列を省略するな

却下時に「なぜ却下されたか」の記録がないと、後から「言った言わない」のトラブルになる。監査でも指摘されるポイント。

1-3. 列の追加手順

リストを開く
「+ 列の追加」をクリック
列の種類を選択
列名と設定を入力
「保存」

Step 2: 堅牢なフローの構築

2-1. Power Automateを開く

https://make.powerautomate.com にアクセス
「作成」→「自動化したクラウドフロー」

2-2. トリガーの設定

トリガー： 「アイテムが作成されたとき」（SharePoint）

設定項目	値
サイトのアドレス	SharePointサイトのURL
リスト名	経費申請

2-3. 金額による承認者分岐

重要：金額の閾値は「会社の規定」に合わせる

この記事では1万円を例にしていますが、実際には自社の決裁規程に従ってください。将来的には「変数」や「構成テーブル」で管理することを推奨します。

「条件」アクションを追加：

条件: 金額が 10000 より小さい
├─ はいの場合 → 課長に承認依頼
└─ いいえの場合 → 部長に承認依頼

設定方法：

「条件」アクションを追加
左辺：動的なコンテンツから「金額」を選択
演算子：「次の値より小さい」
右辺：10000

2-4. 承認アクションの設定

「はいの場合」に「開始して承認を待機」を追加：

設定項目	値
承認の種類	承認/拒否 - 最初の応答
タイトル	【経費申請】@{triggerOutputs()?['body/申請者名']}様からの申請
担当者	※下記参照
詳細	下記参照

詳細欄の記述例：

申請者: @{triggerOutputs()?['body/申請者名']}
金額: @{triggerOutputs()?['body/金額']}円
申請理由: @{triggerOutputs()?['body/申請理由']}

※このメールに返信せず、承認ボタンから操作してください。

承認者のメールアドレスを「直書き」するな

kacho@example.com のようにハードコードすると、人事異動のたびにフローを修正する羽目になる。

推奨： SharePointリストに「承認者マスタ」を作成し、そこから動的に取得する。

2-5. 承認結果の処理

承認アクションの後に、さらに条件分岐を追加：

条件: 結果が「Approve」と等しい
├─ はいの場合
│   ├─ SharePointを更新（承認済）
│   ├─ 承認日時を記録 ← 監査対応
│   └─ 申請者に承認通知
└─ いいえの場合
    ├─ SharePointを更新（却下）
    ├─ 却下コメントを記録 ← トラブル回避
    └─ 申請者に却下通知

2-6. SharePointリストの更新

「項目の更新」アクション：

設定項目	値
サイトのアドレス	（トリガーと同じ）
リスト名	経費申請
ID	@{triggerOutputs()?['body/ID']}
承認ステータス	承認済（または却下）
承認日時	@{utcNow()}
承認コメント	@{outputs('開始して承認を待機')?['body/responses'][0]['comments']}

2-7. 通知の二重化（メール + Teams）

メール通知だけでは埋もれる。Teamsにも通知を飛ばせ。

「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する」アクションを追加：

設定項目	値
投稿先	Chat with Flow bot
受信者	申請者のメールアドレス
メッセージ	経費申請が承認されました。金額: @{triggerOutputs()?['body/金額']}円

Step 3: テストと動作確認

3-1. テスト方法

Power Automateの画面右上「テスト」をクリック
「手動」を選択して「テスト」
SharePointリストに新しいアイテムを追加
フローが動作するか確認

3-2. 確認ポイント

確認項目	期待結果
承認依頼メールが届く	✓
Teams通知が届く	✓
承認後、リストが更新される	✓
承認日時が記録される	✓
承認コメントが保存される	✓

3-3. よくあるエラーと対処

エラー	原因	対処
接続エラー	認証切れ	接続を再認証
項目が見つからない	リスト名の誤り	リスト名を確認
式が無効	動的コンテンツの選択ミス	式を再設定
承認が届かない	メールアドレスの誤り	担当者設定を確認

応用：プロの現場で求められること

この記事で紹介したのは、あくまで「基本の型」です。

実際のエンタープライズ環境では、さらに以下の対策が必要になります。

1. 複数段階承認

条件: 金額 < 10,000
├─ 課長承認のみ
条件: 金額 < 50,000
├─ 課長承認 → 部長承認
条件: 金額 >= 50,000
└─ 課長承認 → 部長承認 → 役員承認

2. 代理承認設定

承認者が休暇中に業務がストップしないよう、「代理承認者」を設定する仕組み。

SharePointリストに「代理承認者」列を追加し、フロー内で「承認者が不在なら代理者に回す」ロジックを実装。

3. エラーハンドリング

フローが失敗した際、システム管理者に即座にアラートを飛ばす設定。

「スコープ」アクションと「構成済み実行」を使用。

4. リマインダー自動化

3日間放置された承認依頼を、自動でリマインド通知。

完成したフローの全体像

トリガー: SharePointリストにアイテム作成
    │
    ▼
条件: 金額 < 10,000?
    │
    ├─ はい → 承認依頼（課長）
    │           │
    │           ▼
    │         条件: 承認された?
    │           │
    │           ├─ はい → リスト更新（承認済）→ 承認通知（メール+Teams）
    │           └─ いいえ → リスト更新（却下）→ 却下通知（メール+Teams）
    │
    └─ いいえ → 承認依頼（部長）
                  │
                  ▼
                条件: 承認された?
                  │
                  ├─ はい → リスト更新（承認済）→ 承認通知（メール+Teams）
                  └─ いいえ → リスト更新（却下）→ 却下通知（メール+Teams）

まとめ

Power Automateで承認フローを作ること自体は簡単です。

しかし、「監査に耐える」「運用で壊れない」 フローを作るには、以下が必須です。

要件	対策
履歴の永続化	SharePointリストへの自動記録
例外処理	金額分岐・代理承認・エラーハンドリング
通知の確実性	メール + Teams の二重通知
メンテナンス性	承認者の動的取得・変数管理

「やり方を知ること」と「実務でミスなく運用すること」の間には、膨大な工数の差があります。

まずはこの記事の「基本の型」を実装し、自社の要件に合わせて拡張してください。

もっと体系的に学びたい方へ

本記事の内容は、「属人化ゼロの教科書」の一部を抜粋・再構成したものです。

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