Microsoft 365無償版のCopilot Chatガイド（52）業務活用編：進捗状況をまとめる

はじめに：よくある業務シーン

「プロジェクトの進捗、上司に報告しないと...」

「先週やったこと、今週やること、どう整理すれば...」

「チームメンバーから集めた情報、バラバラで分かりにくい...」

こうした場面、ありますよね。

進捗報告は、定期的に発生する業務です。週次の定例会議、月次の報告書、プロジェクトの状況共有。

でも、情報が散らばっている。メール、チャット、会議のメモ、自分の作業記録。それらを拾い集めて、「先週の成果」「今週の予定」「課題」に分類して、文章にまとめる。

この作業、意外と時間がかかります。しかも、定期的にやる必要があるので、積み重なると大きな負担になります。

この業務、なぜ大変なのか

進捗報告が大変なのは、「情報の収集」と「整理」と「言語化」を同時にやる必要があるからです。

情報が散らばっている

• 先週やったことは、メールの送信履歴、チャットのやりとり、カレンダーの予定に記録されている
• 課題は、会議のメモ、チームメンバーとのやりとり、自分の頭の中にある
• これらを一つひとつ確認しながら、拾い集める必要がある

整理の仕方が決まっていない

• 「先週の成果」「今週の予定」「課題」という項目は決まっているが、どの情報をどこに入れるか迷う
• 重要度の判断も必要（すべてを報告すると長くなりすぎる）
• 読む相手（上司、チーム、他部署）によって、伝えるべき内容が変わる

言語化に時間がかかる

• 「〇〇をやった」だけでは伝わらない
• 「〇〇をやって、△△という成果が出た」まで書く必要がある
• でも、丁寧に書こうとすると長くなる

この「収集」「整理」「言語化」を、毎週、毎月繰り返すのは、思った以上に負担です。

Copilot Chatをこう使う

ブラウザでhttps://m365.cloud.microsoft/ にアクセスし、以下のように入力します。

プロンプト例

以下の情報から、進捗報告をまとめてください。
簡潔で、かつ成果が伝わるように書いてください。

【先週やったこと】
・顧客A社との打ち合わせ（新システムの要件確認）
・見積書の作成と送付（顧客B社向け）
・社内勉強会の資料作成（生成AIの活用事例）
・チームメンバーの進捗確認ミーティング

【今週やること】
・顧客A社への提案書作成
・顧客C社との初回打ち合わせ
・見積もりの修正（顧客B社からのフィードバック対応）

【課題】
・顧客A社の要件が複雑で、技術的な実現性の確認が必要
・見積もりの承認が遅れている

Copilot Chatは、このように返してくれます（一例）

Before / After

Before（Copilot Chatを使わない場合）

1. 先週のカレンダー、メール、チャットを確認（10分）
2. やったことをメモに書き出す（5分）
3. 今週の予定をカレンダーから確認（5分）
4. 課題を頭の中から整理（5分）
5. 進捗報告の文章を書く（15分）
6. 読み返して、分かりにくい箇所を修正（5分）

合計：約45分

After（Copilot Chatを使う場合）

1. やったこと、やること、課題を箇条書きでメモ（10分）
2. Copilot Chatに入力（2分）
3. 生成された文章を確認し、必要に応じて調整（5分）

合計：約17分

活用のコツ

1. 箇条書きで十分

Copilot Chatに渡す情報は、箇条書きで大丈夫です。

「〇〇をやった」「△△が課題」という短いメモで構いません。

Copilot Chatが、それを読みやすい文章に整えてくれます。

2. 相手を伝える

「上司向け」「チーム向け」「他部署向け」など、報告の相手を伝えると、適切なトーンと詳しさの文章が生成されます。

例：

以下の情報から、上司向けの週次報告をまとめてください。
簡潔で、成果と課題が明確に伝わるように書いてください。

3. 成果を強調したいときは明示する

「成果が伝わるように」「ポジティブなトーンで」と指示すると、成果を強調した文章になります。

逆に、「客観的に」「淡々と」と指示すると、事実ベースの報告になります。

4. テンプレート化する

毎週同じ形式で報告する場合は、プロンプトをテンプレート化しておくと便利です。

例：

以下の情報から、週次報告をまとめてください。

【先週の成果】
・

【今週の予定】
・

【課題】
・

このテンプレートに、毎週情報を埋めるだけで、すぐに報告書が作れます。

5. 生成後に「自分の言葉」を追加する

Copilot Chatが生成した文章をベースにして、最後に一言、自分の言葉を加えると、より「自分らしい」報告になります。

例：

• 「引き続き、スケジュール通りに進めます」
• 「課題については、来週中に解決策を提案します」

まとめ：この業務の「型」

進捗報告をまとめるときの型は、こうです：

1. やったこと、やること、課題を箇条書きでメモする（情報収集）
2. Copilot Chatに入力する（相手も伝える）
3. 生成された文章を確認する（成果が伝わっているかチェック）
4. 必要に応じて調整する（自分の言葉を追加）
5. 報告する

Copilot Chatは、散らばった情報を整理して、読みやすい文章にまとめてくれます。

あなたがやるのは、情報を集めて箇条書きにすること。それだけです。

進捗報告に使う時間を、本来の業務に充てる。それが、Copilot Chatの役割です。