はじめに
前回の記事では、Microsoft 365 E1以上のライセンスで利用できるCopilot Chatの基本操作について解説しました。今回は、実際に業務で活用する際の注意点、効果的な使い方、具体的な活用シーンについて詳しく解説します。
前回記事：Microsoft 365標準機能のCopilot Chatガイド（１）はじめに
https://qiita.com/Shinyas77/items/e92f30dd0147b3e6663a
Copilot Chat利用時の重要な注意点
1. 生成された内容の確認は自分（人）が行う
AIの回答は必ず確認・検証する
Copilot Chatは有用な情報を提供しますが、以下の点に注意が必要です
- 事実確認：統計データや数値は必ず一次ソースで確認
- 最新性：情報が古い可能性があるため、最新情報を別途確認
- 専門性：法律・医療・財務などの専門分野では専門家に確認
- 文脈理解：AIが質問の意図を誤解している場合がある
2. 組織のポリシーとコンプライアンス
社内ルールの遵守
- 組織のAI利用ガイドラインに従う
- 情報セキュリティポリシーを確認
- 必要に応じてIT部門やセキュリティ部門に相談
- 業界固有の規制（金融、医療など）がある場合は特に注意
効果的な質問のコツ
1. 具体的で明確な質問をする
❌ 悪い例：「資料を作って」
⭕ 良い例：「新入社員研修用のプレゼンテーション資料の構成案を、
5つのセクションで作成してください」
2. 段階的に詳細化する
ステップ1：「マーケティング戦略の企画書を作りたい」
ステップ2：「対象は20代女性、予算は100万円、期間は3ヶ月です」
ステップ3：「SNSマーケティングを中心に考えています」
3. 出力形式を指定する
「以下の形式で回答してください：
- 箇条書きで5項目
- 各項目に簡潔な説明を付ける
- 重要度順に並べる」
4. 役割を設定する
「あなたはマーケティングの専門家として回答してください」
「プロジェクトマネージャーの視点で分析してください」
具体的な活用シーン（Copilot Chat /GPT5）
1. 文書作成・編集業務
メール作成
質問例：「会議の日程調整メールを、丁寧だけど簡潔な文体で作成してください。
参加者は5名、候補日は来週の火曜日から木曜日です」
報告書の構成案
質問例：「プロジェクトの月次報告書の構成案を作ってください。
進捗状況、課題、次月の予定を含めたいです」
プレゼンテーション企画
質問例：「新サービス紹介のプレゼンテーション構成を、
15分のプレゼン用に6つのスライドで企画してください」
2. アイデア発想・企画業務
ブレインストーミング
質問例：「社内コミュニケーション活性化のアイデアを、
予算10万円以内で実現可能なものを10個提案してください」
企画書の構成
質問例：「新商品開発企画書の目次構成を、
経営陣向けの提案資料として作成してください」
3. 分析・調査業務
競合分析フレームワーク
質問例：「SaaS企業の競合分析で確認すべき項目を、
機能・価格・マーケティング戦略の3つの観点で整理してください」
市場調査項目の整理
質問例：「新規事業参入前の市場調査で必要な調査項目を、
優先度をつけてリスト化してください」
4. 学習・スキルアップ
学習計画の作成
質問例：「データ分析スキルを3ヶ月で習得する学習計画を、
週5時間の学習時間で作成してください」
専門用語の解説
質問例：「DXという言葉を、IT初心者にもわかりやすく
具体例を交えて説明してください」
5. 業務効率化
チェックリストの作成
質問例：「Webサイトリニューアルプロジェクトの
プロジェクトマネージャー用チェックリストを作成してください」
テンプレートの作成
質問例：「顧客ヒアリングシートのテンプレートを、
BtoB営業向けに作成してください」
業界別活用例
営業・マーケティング部門
- 顧客へのアプローチメール文面作成
- 競合分析フレームワークの構築
- 販促企画のアイデア出し
- 営業資料の構成案作成
人事・総務部門
- 社内研修コンテンツの企画
- 人事評価項目の整理
- 社内イベント企画のアイデア出し
- 就業規則の解説資料作成
企画・開発部門
- 新商品・サービスのアイデア発想
- 企画書のテンプレート作成
- 市場調査項目の整理
- プロジェクト管理手法の学習
IT・システム部門
- システム要件定義書の構成案
- ユーザーマニュアルの目次作成
- トラブルシューティング手順の整理
- 技術文書の翻訳・要約
やってはいけない使い方
1. 重要な判断を完全に委ねる
❌「この契約書にサインしていいか判断して」
❌「人事評価を決めて」
❌「投資判断をして」
2. 専門的な法的・医学的アドバイスを求める
❌「この症状は何の病気ですか？」
❌「この契約は法的に有効ですか？」
❌「税務処理はどうすればいいですか？」
3. 機密情報を含む業務での利用
❌「○○会社の機密データを分析して」
❌「社外秘の売上データをグラフにして」
❌「競合他社から入手した資料を要約して」
まとめ
Copilot Chatは適切に活用すれば業務効率化の強力なツールとなりますが、機密情報の取り扱いや生成内容の検証など、注意すべき点も多くあります。
成功のポイント：
- 機密情報の入力は注意
- 生成された内容は必ず自分で確認する
- 具体的で明確な質問をする
- 段階的に詳細化していく
- 組織のポリシーに従って利用する
適切な注意点を守りながら活用することで、Copilot Chatは日常業務の心強いパートナーとなるでしょう。
シリーズ記事
- Microsoft 365標準機能のCopilot Chatガイド（１）はじめに
https://qiita.com/Shinyas77/items/e92f30dd0147b3e6663a
参考リンク