GASで教材費メモを月別・カテゴリ別に集計する最小コード

教材費や部活会計のメモは、あとから「月ごと」「カテゴリごと」に見返したくなります。
でも、毎回フィルタやSUM関数を組み直すのは地味に面倒です。
そこで、記録シートから月別・カテゴリ別の集計表を作る最小GASにします。

元にした章メモには、次の素材があります。

gas-expense-tracker(updateMonthlyReport/updateYearlySummary=記録シートを月別×カテゴリ別集計・CATEGORIES書換で部活/教材費に流用)

この記事では、その考え方を記事単体で使えるように、Googleスプレッドシート1冊で動かす形に絞ります。AI APIは使わず、スプレッドシート内の記録をGASで集計します。

シート構成

スプレッドシートに、次の2枚を用意します。

• 記録
• 月別集計

記録 シートは、1行目を見出しにして、A列からD列までを次の形にします。

日付	カテゴリ	内容	金額
2026/9/1	教材	実験用消耗品	1200
2026/9/3	部活	備品	2500

カテゴリ名は、自分の運用に合わせて増減して構いません。この記事のコードでは 教材、部活、印刷、その他 を例にします。

コード

未検証: この作業環境ではGoogle Apps Scriptとして実行していません。構文と処理の流れが追いやすい最小例として掲載します。

const CATEGORIES = ['教材', '部活', '印刷', 'その他'];

function updateMonthlyReport() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const source = ss.getSheetByName('記録');
  const report = ss.getSheetByName('月別集計') || ss.insertSheet('月別集計');

  const values = source.getDataRange().getValues();
  const rows = values.slice(1).filter(row => row[0] && row[1] && row[3] !== '');

  const totals = {};

  rows.forEach(row => {
    const date = new Date(row[0]);
    const category = String(row[1]).trim();
    const amount = Number(row[3]);

    if (Number.isNaN(date.getTime()) || Number.isNaN(amount)) {
      return;
    }

    const month = Utilities.formatDate(
      date,
      Session.getScriptTimeZone(),
      'yyyy-MM'
    );

    if (!totals[month]) {
      totals[month] = {};
      CATEGORIES.forEach(name => totals[month][name] = 0);
    }

    const safeCategory = CATEGORIES.includes(category) ? category : 'その他';
    totals[month][safeCategory] += amount;
  });

  const header = ['月', ...CATEGORIES, '合計'];
  const output = [header];

  Object.keys(totals).sort().forEach(month => {
    const categoryTotals = CATEGORIES.map(name => totals[month][name]);
    const monthTotal = categoryTotals.reduce((sum, value) => sum + value, 0);
    output.push([month, ...categoryTotals, monthTotal]);
  });

  report.clearContents();
  report.getRange(1, 1, output.length, output[0].length).setValues(output);
  report.autoResizeColumns(1, output[0].length);
}

このコードでしていることは、次の4つです。

• 記録 シートの2行目以降を読む
• 日付から yyyy-MM の月キーを作る
• カテゴリごとに金額を足す
• 月別集計 シートへ表として書き戻す

送信処理や外部API呼び出しは入れていません。扱うデータが会計メモなので、まずはスプレッドシート内で閉じる形にしておくと、共有範囲や権限を確認しやすくなります。

ハマりどころ1: 日付が文字列だと月がずれることがある

GASでは、スプレッドシートの日付セルが Date として読める場合と、文字列に近い形で読める場合があります。

上のコードでは new Date(row[0]) で受けていますが、入力形式がばらばらだと期待通りに変換できないことがあります。まずは 記録 シートのA列を日付形式にそろえ、手入力でも 2026/9/1 のように表記を統一しておくと扱いやすくなります。

月の表示は Utilities.formatDate() で yyyy-MM にしています。タイムゾーンは Session.getScriptTimeZone() を使って、スクリプト側の設定に合わせています。

ハマりどころ2: カテゴリの表記ゆれで集計が割れる

教材 と 教材費、部活 と 部活動 のように表記が分かれると、同じ意味でも別カテゴリとして扱われます。

この記事のコードでは、CATEGORIES にないカテゴリを その他 に寄せています。厳密に管理したい場合は、入力規則でカテゴリを選択式にしておく方が安定します。

たとえば 記録 シートのB列にデータの入力規則を設定し、教材,部活,印刷,その他 から選ぶ形にしておくと、表記ゆれを減らせます。

ハマりどころ3: 会計メモは「集計」より「元データ」の方が大事

集計表はあとから作り直せますが、元の 記録 シートが曖昧だと、合計の意味も曖昧になります。

最低限、次の列は分けておくと見返しやすくなります。

• 日付
• カテゴリ
• 内容
• 金額

必要なら、支払者、領収書の有無、備考などを追加します。ただし、個人情報や財務情報を含むシートは共有範囲に注意が必要です。GASで便利にする前に、誰が見られるスプレッドシートなのかを確認しておく方が安全です。

まとめ

教材費や部活会計のような小さな記録は、最初から大きな会計システムに寄せなくても、スプレッドシートとGASだけで月別・カテゴリ別の見通しを作れます。

ポイントは、元データを1行1件で残し、カテゴリ名をそろえ、集計表はGASで作り直せるようにすることです。

AIを使わない処理でも、校務の中では十分役に立つ場面があります。まずは送信や公開を含まない、読み取りと集計だけの小さな自動化から始めると、運用に乗せやすくなります。

既刊の紹介

この記事は、既刊『現役理科教員のGAS校務自動化レシピ』の章素材をもとに、記事単体で読めるように再構成したものです。書籍では、Google Apps Scriptを使った校務の小さな自動化例を、章ごとに独立したレシピとして扱っています。