GASで職員会議の議題フォームを会議アジェンダに自動整形する

この記事では、Googleフォームで集めた職員会議の議題を、会議用アジェンダシートに自動整形する手順がわかります。
「期限後の議題」「担当未入力」「同じような議題」を、会議前に見つける実装がわかります。
GASだけで、入力受付からアジェンダ生成、確認メール文面の作成までを小さくつなげる方法がわかります。

課題

職員会議の議題をフォームで集めると、回収自体は楽になります。

ただ、そのままスプレッドシートに回答が積み上がるだけだと、会議前に次の作業が残ります。

• 議題をカテゴリ別に並べ替える
• 担当者が空欄の回答を探す
• 似た議題をまとめる
• 期限後に届いたものを分ける
• 当日配るアジェンダ用の形に整える

既出記事との重複も避けます。公開済みのQiitaには、たとえば「GASでフォーム回答から『未対応だけ』の職員用ToDo表を自動生成する」「GASでフォーム回答を週次ふり返りレポートに整える：AIに渡す前の集計テンプレート」「GASでフォーム回答から個別フィードバック下書きを作る: 校務で使えるAI前処理パターン」があります。

この記事では、フォーム回答の「未対応ToDo化」や「AI前処理」ではなく、職員会議の議題を会議アジェンダに整形するところに絞ります。

原因

フォーム回答のシートは、入力された時系列のログです。

一方で、会議アジェンダに必要なのは、会議で扱う順番に並んだ一覧です。

つまり、入力に向いた表と、会議に向いた表が違います。

そこで、回答シートを直接きれいにしようとせず、次の3層に分けます。

• Form Responses：フォーム回答の生データ
• Agenda：会議用に整形した一覧
• Issues：確認が必要な行だけを集めた一覧

この分け方にすると、フォーム回答を壊さず、会議前に必要な確認だけを見つけやすくなります。

実装

前提として、Googleフォームの回答先スプレッドシートに次の列があるとします。

列	内容
A	タイムスタンプ
B	議題
C	カテゴリ
D	担当
E	希望扱い
F	補足

カテゴリは 報告、相談、決裁、共有 のように、フォーム側で選択式にしておくと後工程が安定します。

1. メニューを追加する

スプレッドシートを開いたときに、職員会議用のメニューを出します。

function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi()
    .createMenu('職員会議')
    .addItem('アジェンダを更新', 'buildMeetingAgenda')
    .addItem('確認事項を更新', 'buildIssueList')
    .addToUi();
}

この段階では、まだ自動送信や外部API連携はしません。

まずは、職員室内で確認できるシートを作るだけにします。

2. 回答をアジェンダ用に整形する

次のコードでは、フォーム回答を読み取り、カテゴリ順と投稿時刻順で並べて Agenda シートに出力します。

const CONFIG = {
  responseSheetName: 'Form Responses',
  agendaSheetName: 'Agenda',
  issueSheetName: 'Issues',
  deadline: '2026-09-01T17:00:00+09:00',
  categoryOrder: ['決裁', '相談', '報告', '共有']
};

function buildMeetingAgenda() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const responseSheet = ss.getSheetByName(CONFIG.responseSheetName);
  if (!responseSheet) {
    throw new Error(`シートが見つかりません: ${CONFIG.responseSheetName}`);
  }

  const values = responseSheet.getDataRange().getValues();
  const rows = values.slice(1).map(toAgendaRow).filter(row => row.topic);

  rows.sort((a, b) => {
    const categoryDiff = categoryRank(a.category) - categoryRank(b.category);
    if (categoryDiff !== 0) return categoryDiff;
    return a.timestamp.getTime() - b.timestamp.getTime();
  });

  const agendaSheet = getOrCreateSheet_(ss, CONFIG.agendaSheetName);
  agendaSheet.clear();
  agendaSheet.getRange(1, 1, 1, 6).setValues([[
    'No.',
    'カテゴリ',
    '議題',
    '担当',
    '希望扱い',
    '補足'
  ]]);

  if (rows.length === 0) return;

  const output = rows.map((row, index) => [
    index + 1,
    row.category,
    row.topic,
    row.owner,
    row.requestType,
    row.note
  ]);

  agendaSheet.getRange(2, 1, output.length, output[0].length).setValues(output);
  agendaSheet.autoResizeColumns(1, 6);
}

function toAgendaRow(row) {
  return {
    timestamp: new Date(row[0]),
    topic: String(row[1] || '').trim(),
    category: String(row[2] || '共有').trim(),
    owner: String(row[3] || '').trim(),
    requestType: String(row[4] || '').trim(),
    note: String(row[5] || '').trim()
  };
}

function categoryRank(category) {
  const index = CONFIG.categoryOrder.indexOf(category);
  return index === -1 ? CONFIG.categoryOrder.length : index;
}

function getOrCreateSheet_(ss, name) {
  return ss.getSheetByName(name) || ss.insertSheet(name);
}

この実装のポイントは、回答シートを加工しないことです。

会議用の見た目は Agenda に作り直すので、フォーム回答の履歴を残したまま、会議で使う順番だけを変えられます。

3. 確認が必要な行を抽出する

次に、期限後の投稿、担当者未入力、似た議題の疑いを Issues に集めます。

function buildIssueList() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const responseSheet = ss.getSheetByName(CONFIG.responseSheetName);
  if (!responseSheet) {
    throw new Error(`シートが見つかりません: ${CONFIG.responseSheetName}`);
  }

  const values = responseSheet.getDataRange().getValues();
  const rows = values.slice(1).map(toAgendaRow).filter(row => row.topic);
  const deadline = new Date(CONFIG.deadline);
  const issues = [];

  rows.forEach((row, index) => {
    const rowNumber = index + 2;

    if (!row.owner) {
      issues.push([rowNumber, '担当未入力', row.topic, row.category, row.owner, row.requestType]);
    }

    if (row.timestamp.getTime() > deadline.getTime()) {
      issues.push([rowNumber, '期限後投稿', row.topic, row.category, row.owner, row.requestType]);
    }
  });

  const duplicatePairs = findSimilarTopicPairs_(rows);
  duplicatePairs.forEach(pair => {
    issues.push([
      `${pair.aIndex + 2} / ${pair.bIndex + 2}`,
      '類似議題の可能性',
      `${pair.a.topic} / ${pair.b.topic}`,
      `${pair.a.category} / ${pair.b.category}`,
      `${pair.a.owner} / ${pair.b.owner}`,
      ''
    ]);
  });

  const issueSheet = getOrCreateSheet_(ss, CONFIG.issueSheetName);
  issueSheet.clear();
  issueSheet.getRange(1, 1, 1, 6).setValues([[
    '回答行',
    '確認種別',
    '議題',
    'カテゴリ',
    '担当',
    '希望扱い'
  ]]);

  if (issues.length === 0) {
    issueSheet.getRange(2, 1).setValue('確認が必要な行はありません。');
    return;
  }

  issueSheet.getRange(2, 1, issues.length, issues[0].length).setValues(issues);
  issueSheet.autoResizeColumns(1, 6);
}

function findSimilarTopicPairs_(rows) {
  const pairs = [];

  for (let i = 0; i < rows.length; i++) {
    for (let j = i + 1; j < rows.length; j++) {
      const score = similarityScore_(rows[i].topic, rows[j].topic);
      if (score >= 0.6) {
        pairs.push({ aIndex: i, bIndex: j, a: rows[i], b: rows[j], score });
      }
    }
  }

  return pairs;
}

function similarityScore_(a, b) {
  const termsA = splitTerms_(a);
  const termsB = splitTerms_(b);
  if (termsA.size === 0 || termsB.size === 0) return 0;

  const intersection = new Set([...termsA].filter(term => termsB.has(term)));
  const union = new Set([...termsA, ...termsB]);
  return intersection.size / union.size;
}

function splitTerms_(text) {
  return new Set(
    String(text)
      .toLowerCase()
      .replace(/[、。,.()（）「」『』【】\[\]\s]/g, ' ')
      .split(' ')
      .map(term => term.trim())
      .filter(term => term.length >= 2)
  );
}

類似議題の判定は、厳密な自然言語処理ではありません。

ただ、職員会議の議題募集では、完全一致よりも「同じ話かもしれないものを事前に見つける」ことが重要です。

そのため、ここでは単語集合の重なりで、確認候補を出すだけにしています。

4. 確認メール文面を作る

送信まで自動化すると、宛先ミスや内容未確認のリスクが上がります。

まずは、確認用のメール文面だけをシートに出す形にします。

function buildConfirmationText() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const agendaSheet = ss.getSheetByName(CONFIG.agendaSheetName);
  if (!agendaSheet) {
    throw new Error(`先に ${CONFIG.agendaSheetName} を作成してください`);
  }

  const values = agendaSheet.getDataRange().getValues();
  const rows = values.slice(1).filter(row => row[2]);

  const lines = [
    '職員会議の議題案を以下の通り整理しました。',
    '',
    ...rows.map(row => `${row[0]}. [${row[1]}] ${row[2]}（担当: ${row[3] || '未入力'}）`),
    '',
    '担当未入力や重複の可能性があるものは、確認事項シートを参照してください。'
  ];

  const sheet = getOrCreateSheet_(ss, 'Mail Draft');
  sheet.clear();
  sheet.getRange(1, 1).setValue(lines.join('\n'));
  sheet.autoResizeColumn(1);
}

ここでは MailApp.sendEmail() を使っていません。

本文を人が確認してから通常のメール作成画面に貼り付ける運用でも、会議前の整形作業はかなり減らせます。

検証

次のようなサンプル回答を入れて、動作を確認します。

タイムスタンプ	議題	カテゴリ	担当	希望扱い	補足
2026/09/01 09:00	文化祭準備の役割分担	相談	A係	協議	当日係を確認したい
2026/09/01 10:00	文化祭の係分担について	相談		協議	分担表の確認
2026/09/01 11:00	月末提出物の確認	報告	B係	共有	今月分
2026/09/02 09:00	備品購入の承認	決裁	C係	決裁	見積確認

期待する結果は次の通りです。

• Agenda では、決裁、相談、報告 の順に並ぶ
• 担当が空欄の「文化祭の係分担について」が Issues に出る
• 期限後の「備品購入の承認」が Issues に出る
• 文化祭に関する2件が、類似議題の候補として Issues に出る

最低限、次の観点で見ます。

• 元のフォーム回答シートが変更されていない
• Agenda の番号が1から振り直されている
• Issues に確認理由が残っている
• メール文面に担当未入力の表示が残る

再発防止

一度作って終わりにすると、次の会議でまた手作業に戻りがちです。

再発防止として、次の3つを運用に入れます。

1. フォーム入力を選択式に寄せる

カテゴリや希望扱いを自由記述にすると、相談、協議、話し合い のように表記が揺れます。

フォーム側で選択式にしておくと、GAS側の条件分岐が単純になります。

2. 回答シートを直接編集しない

回答シートを手で整えると、次回のフォーム回答が追加されたときに並びや書式が崩れます。

生データは残し、会議用シートは毎回作り直すほうが扱いやすいです。

3. 自動送信は最後にする

最初から送信まで自動化すると、誤ったアジェンダをそのまま配信するリスクがあります。

先に Agenda と Issues を作り、確認すべき点が見える状態にしてから、必要に応じて送信処理を追加するのが現実的です。

まとめ

職員会議の議題募集は、フォームを作るだけでは終わりません。

会議で使うには、カテゴリ順に並べ、担当未入力や期限後投稿を見つけ、似た議題をまとめる必要があります。

GASで回答ログと会議アジェンダを分けておくと、フォーム回答を壊さず、会議前の整形作業を小さくできます。