GASで校務の定型作業を小さく自動化し、AIに渡しやすい形でログを残す

はじめに

校務の中には、毎回ほぼ同じ手順で行う作業があります。

フォーム回答の確認
スプレッドシートの集計
未対応者の抽出
関係者向けの文面作成
日ごとの記録整理

こうした作業は、いきなり大きなシステムに置き換えるより、Google Apps Script（GAS）で「1つの表」「1つの通知」「1つのログ」から小さく自動化すると扱いやすくなります。

この記事では、校務で使いやすいGASの考え方として、スプレッドシートを起点にした処理と、AIに相談しやすいログ整備の形をまとめます。

前提

この記事では、次のようなスプレッドシートを想定します。

timestamp	name	class	status	note
2026/07/23 08:10	山田太郎	1-A	未対応	欠席連絡あり
2026/07/23 08:15	佐藤花子	1-B	対応済	保護者へ連絡済み

GASでは、この表を「人が見やすい一覧」として使いながら、同時に「処理しやすいデータ」として扱えます。

まずは列名でデータを扱う

スプレッドシートの処理では、列番号に直接依存すると、列の追加や並べ替えに弱くなります。最初の行をヘッダーとして読み、列名で扱う形にしておくと、後から見直しやすくなります。

function getRowsAsObjects_() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('responses');
  const values = sheet.getDataRange().getValues();

  const headers = values[0];
  const rows = values.slice(1);

  return rows.map(row => {
    const item = {};
    headers.forEach((header, index) => {
      item[header] = row[index];
    });
    return item;
  });
}

この形にしておくと、以降の処理で row.status や row.class のように意味のある名前で参照できます。

未対応の行だけを抽出する

校務でよくあるのは、「未対応のものだけを見たい」という処理です。

function listPendingRows() {
  const rows = getRowsAsObjects_();
  const pendingRows = rows.filter(row => row.status === '未対応');

  pendingRows.forEach(row => {
    console.log(`${row.class} ${row.name}: ${row.note}`);
  });
}

この段階では、通知や自動送信まで進めなくても十分です。まずはログに出して、抽出条件が正しいか確認します。

AIに渡しやすい要約テキストを作る

AIを校務で使う場合、個人情報や不要な詳細をそのまま渡すのではなく、必要な項目だけを整理したテキストにするのが扱いやすいです。

たとえば、未対応一覧を確認用の要約に変換します。

function buildPendingSummary() {
  const rows = getRowsAsObjects_();
  const pendingRows = rows.filter(row => row.status === '未対応');

  if (pendingRows.length === 0) {
    return '未対応の記録はありません。';
  }

  const lines = pendingRows.map((row, index) => {
    return [
      `${index + 1}.`,
      `クラス: ${row.class}`,
      `状態: ${row.status}`,
      `メモ: ${row.note || 'なし'}`
    ].join(' ');
  });

  return lines.join('\n');
}

ここでは名前を含めず、クラス・状態・メモだけにしています。AIに渡す前の段階で、何を含めるかをGAS側で明示しておくと、後から運用を見直しやすくなります。

AIに依頼する前提のプロンプトを作る

GASで直接AI APIを呼び出さなくても、プロンプトの材料を整えるだけで校務の効率化につながります。

function buildPromptForReview() {
  const summary = buildPendingSummary();

  const prompt = [
    '以下は校務上の未対応記録です。',
    '個人が特定される表現を避け、確認すべき観点を箇条書きで整理してください。',
    '',
    summary
  ].join('\n');

  console.log(prompt);
}

このように、AIへ投げる前の文章をGASで整えておくと、毎回ゼロから説明を書く必要が減ります。

ログ用シートに処理結果を残す

自動化では、「何を処理したか」を後から確認できることが大切です。処理結果をログ用シートに残しておくと、日次の確認や振り返りがしやすくなります。

function writeProcessLog(message) {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getSheetByName('logs') || ss.insertSheet('logs');

  if (sheet.getLastRow() === 0) {
    sheet.appendRow(['timestamp', 'message']);
  }

  sheet.appendRow([new Date(), message]);
}

未対応件数を記録する例です。

function logPendingCount() {
  const rows = getRowsAsObjects_();
  const pendingCount = rows.filter(row => row.status === '未対応').length;

  writeProcessLog(`未対応件数: ${pendingCount}`);
}

小さく始めるときの分け方

校務の自動化は、最初から全部をつなげるより、次の順番で分けると確認しやすくなります。

表の列名を決める
必要な行だけを抽出する
確認用のテキストを作る
ログに残す
必要に応じて通知や連携を追加する

特にAI活用では、最初から自動判断まで任せるのではなく、「AIに渡す前の材料を整える」だけでも効果があります。GASは、その材料作りに向いています。

まとめ

GASで校務を扱うときは、スプレッドシートを単なる一覧ではなく、処理の起点として設計すると扱いやすくなります。

列名でデータを扱う
未対応などの条件で抽出する
AIに渡しやすい要約を作る
処理ログを残す

この4つを押さえておくと、校務の定型作業を小さく自動化しながら、AI活用にもつなげやすくなります。