「あれ、申請書きてる？」日々の目視確認から卒業しよう🌸
こんにちは、すんすんです🐥
毎日何度もSharePointのフォルダを開いて、「あ、今日はまだ申請来てないな…」とそっとタブを閉じる。本部でお仕事をしていると、「空振り確認」に時間を取られることもあります。この地味な時間泥棒が積み重なると、意外と他の業務を圧迫してしまうことも、、、
今回は、そんな面倒な巡回作業を解消するため、前回の挑戦に続く第2弾として、Power Automate（クラウド版）を活用して、自動化に挑戦してみました！
前回の記事はこちら
👉 【Power Automate】通知システムとテンプレメール送信の自動化にチャレンジ！
🏆 最終形態（完成したフロー）
SharePointに申請書（Excel）が投稿されたら、Teamsのチャットに通知してくれるフロー
今回は、現場から本部へ機器申請書を投稿する時の通知を作成しました。
機器の種類(決済端末・タブレット)と、申請の種類(新規・削除・変更)で既に投稿場所のフォルダが分かれている状態になっていたので、上記のフローを5つ作成することで、既存のフォルダも崩すことなく通知を自動化できました👏🏻
💭 今回実装した機能
✨申請書投稿を検知して通知するシステム✨
今回は、申請者がSharePointの専用フォルダに申請書（Excel）をアップロードしたら、システムが24時間自動で検知して、本部担当者のTeamsグループチャットへ「新しい申請が来たよ！」と即座に通知するフローです。
Teamsのグループチャットへ通知することで、チームメンバー全員が確認でき属人化解消に繋がります。
また、全てMicrosoftの標準機能を利用して作成出来るものですので、社内でMicrosoftの製品を利用している方は、ぜひお試しください！
🧰 今回使用したツール
社内で使用しているツールが主にMicrosoft製品であるため、連携がスムーズなPower Automateを選択しました！
- SharePoint: Excelの申請書が投稿・保存される場所
- Microsoft Teams: 本部担当者が通知を受け取る場所
-
Power Automate: 自動化の司令塔
※今回、24時間いつでも「SharePoint（クラウド上）への投稿」を監視してほしかったため、PAD（デスクトップ版）ではなく、クラウド版を使用しています。
⚙️ 作成システムの全体像
全体のイメージはこちらです。
【通知システム】
現場がSharePointの特定フォルダにファイルを投稿
↓
クラウド版Power Automateが自動検知
↓
Teamsの指定チャットに詳細な通知が飛ぶ
今回は監視したい投稿箱（フォルダ）が5種類（決済端末新規・決済端末変更・決済端末削除・タブレット申請・タブレット削除）ありました。
1つのフローの中に複雑な条件分岐を作ってまとめることもできますが、エラーが起きた時に原因が分かりにくくなってしまいます。
そのため、今回は「1つのフォルダにつき、1つのフロー」というシンプルな構成にし、後からコピーして量産する作戦にしました✍🏻️
① 通知システムの作り方
まずは、「決済端末新規」の申請箱にファイルがアップロードされたら検知して通知する仕組みを作ります。
作成方法（所要時間：15分程度）
1.最初に、Power Automateを開き、左メニューの 「Create」 → 「Automated cloud flow」 を新規作成します。
2.今回作るフローの名前（例：申請書アップロード通知）を入れます。
次にトリガー（=起動のきっかけ）になるものを入れるのですが、今回は「ファイルが投稿された（＝作成された）タイミング」なので、SharePointの 「When a file is created (properties only)」 を選び、Createをクリックします。
3.選択したトリガーを開き、対象の 「Site Address（＝投稿される外側の箱）」 と 「Library Name（＝投稿されるフォルダ）」 を指定します。
※今回通知の対象となるのは、ライブラリ内に作られた全てのファイルです。
そのため、Advanced parametersの「Folder」は空欄のままでOKです！
ここを空欄にしておくことで、「このライブラリ内にファイルが作られたらすべて」という条件になります。
4.次にアクション（実行すること）を追加します。 「+ New step」 からTeamsの 「Post message in a chat or channel」 を追加します。
5.ここで、Post in（投稿先）を「グループチャット」にし、通知を送りたいTeamsのグループチャット名を選択します。
Post asはデフォルトでFlow botになっています。Flow botはTeams上で通知が来るとき、送り主がPower Automateになり、システムから送信されたことがわかるようなアイコンに設定されます。
一方で、User（ユーザー）を選択すると、送り主がフローを作成した人に設定されます。
今回は、チャット上ということもあり、ユーザーから送られてきてしまうと混乱を招く可能性もあったため、Flow botを選択します。
6.メッセージの送信先を設定後、送信するメッセージを入力します。
Point
Message（通知文）には、ただの固定メッセージを送るのではなく、動的コンテンツ（Dynamic content） を活用して、「誰が」「どんなファイルを」アップしたのかを本文に自動で埋め込むのがオススメです！
【設定の例】
新しい申請書が投稿されました！
📄 ファイル名：[File name with extension]⚡️
👤 投稿者：[Created By DisplayName]⚡️
🔗 リンク： 申請書を確認する （※リンクの入れ方は下の「罠その1」をチェック！）
※もしDynamic contentの中に欲しい項目が見つからない時は、枠内の右上にある青い文字の「See more」をクリックするか、上部の検索窓（Search）で「name」や「link」と検索すると隠れていた項目が出てきます！
⚠️ リンクがクリックできない？
動的コンテンツから [Link to item] をそのまま本文に置いただけでは、Teams側でただの文字として扱われてしまい、クリックしてファイルに飛ぶことができません。
Tip
Message欄の上部にあるツールバーから、鎖のマーク（リンクアイコン 🔗） を使って設定します！
- 鎖マークをクリックする
- Link Title：「申請書を確認する」など、表示させたい文字を入力する
-
Link Target：ここに雷マーク（動的コンテンツ）から
[Link to item]を入れる
これで、青文字のクリックできるリンクが完成します！
② フローのコピーの作り方
1つ目が完成して無事に通知テストが成功したら、残り4つのフローを量産していきます！
作成方法（所要時間：5分程度）
1.左メニューの 「My flows」 から、先ほど作ったフローの 「…」 をクリックし、 「Save as（名前を付けて保存）」 を選択してコピーします。
※この時、どれがどれだかわからなくならないように、それぞれのフローの名前を編集します。
2.コピーされた新しいフローの編集画面（Edit）を開きます。
3.一番上のSharePointのトリガーを開き、Library Name を「決済端末（新規）申請箱」から 「決済端末（変更）申請箱」 に変更してSave（保存）します。
これを残り3つのフロー分繰り返すことで、あっという間に5つのフローが完成します！
⚠️ フローが動かない？
フローをコピーして編集しただけでは、いざテストを行ってみても一向に通知が飛んできません。
フローのコピー後はフローが稼働する状態へ変更する必要があります。
Tip
コピーした直後のフローは「オフ（停止状態）」になっています！
フローを Save as で複製した場合、誤作動を防ぐために最初はアイコンがグレー（オフ状態）になっています。
編集が終わったら、必ず画面上部のメニューにある 「Turn on（オンにする：再生マーク）」 をクリックして、システムを稼働させてあげてください！
🎉 実際に使用してもらった反応
システムが完成した後、実際に業務で使っているチームメンバーにテスト運用をしてもらいました！申請書が投稿された後、以下のような連絡がグループチャットにしっかりと飛んできました。
これを見たメンバーは、「投稿があるなしが通知でわかるのはとてもうれしいし、もしたくさん投稿が届いていてもこの通知を見れば一目瞭然なので、業務の優先順位を立てやすくなる」と喜んでくれました。
ちなみに、元々は投稿箱へのリンクは付けていませんでしたが、「リンクがあるともっと嬉しい！」というリクエストがあり、今回は機能を追加していました。
🧩 業務改善のピースを集めて
最初はすべてが英語表記で、「Dynamic contentに目当ての項目がない！」と焦ることもありましたが、一つひとつ機能の意味を理解しながら進めることで、無事にプロトタイプを完成させることができました！英語のメニュー名に慣れておくと、エラー検索の際にも役立ちそうです。
また、最初から難しい仕組みを目指さず、まずは「通知だけ」という最小サイズで作ったことで、短時間で成功体験を得られたのも大きな学びでした😊
今後は、このプロトタイプを現場で動かしてフィードバックをもらいつつ、機能拡張に挑戦したいと考えています！
業務改善のピースを集めて、大きなパズルを完成できる日を目指して。
引き続き、楽しみながら業務効率化にチャレンジしていきます〜！✨