想定読者
・G Suiteって最近よく聞くけど、実際にどんな業務で使っているのかを知りたい方
・今日は忘年会だし、簡単な記事をサラッと読みたい方
自己紹介
ランスタッドのIT部に所属。現場経験を活かして新システムの要件定義や導入時のトレーニング、
リリース後のユーザーサポートなどを担当していますが、IT出身ではないため技術的なことは
全然わかりません。。IT部の勤務地は東京と東京以外にあり、私は東京、上司と3人のチームメンバーは
東京以外 と離れての勤務。子持ちのため時短勤務中。
はじめに
みなさんの会社では社内のコミュニケーションやスケジュール管理にどのようなシステムを使用されていますか？
私の会社では2013年からG Suite（旧Google Apps）の使用を始めています。
切替当初こそ、OutlookやWord、Excelの方が長年慣れ親しんできた分、使いやすいと思っていましたが
今ではG Suite（旧Google Apps）なくして業務が回らなくなっています。
そんな私のとある一日をご紹介します！
タイムスケジュール
7:00 ＠home 勤怠連絡 
子供の咳が昨日より悪化している
病院に連れて行ってから出社したい。
所属するIT部では、メンバー全員が参加している勤怠報告用のCHATグループがあるので
そこに出社時間変更のチャットを投稿。別のオフィスにいる上司やチームメンバーにも、
同じオフィスにいる同僚にも一度に伝えられて便利！
8:30 ＠通勤中 メール確認 
未読メールを確認し、今日やることの優先順位を頭で整理
9:30 ＠office マニュアル作成 
サイトを使用して業務マニュアルの作成。ITの専門知識が無くても簡単にウェブサイトを作ることができます！
マニュアル内に挿入する表や図はスプレッドシート（Excelに代わるもの）やスライド（PowerPointに代わるもの）で作成。
こうしておくと内容が変わっても大元のスプレッドシートやスライドを変更すれば自動的にマニュアルに
反映されるので、漏れがなくて安心。
作業も共同で進められるので効率的なんです。
11:00 ＠office 会議召集 
部署や勤務地が異なるメンバーのスケジュールもひと目でわかり、招待メールも送れて、
参加の有無も確認できるので調整に時間を取られずストレスフリー！
13:30 ＠office チームミーティング 
東京以外にいる上司＆メンバーとハングアウトMeetで実施。事前に入力した活動報告のスライドを使って。
顔も見られるし、資料も画面共有できるし、物理的な距離は感じません！
14:30 ＠office アンケートフォーム作成 
明日実施するシステム研修の参加者に実施後アンケートをとるためアンケートフォームを作成。
質問形式も、テキスト、チェックボックス、ラジオボタンなど自由に組み合わせられ、
集計もスプレッドシートで簡単！
16:00 ＠office コミュニティ発信 
リリースされたシステムの新機能を社員に周知すべく、Google+で作ったITコミュニティから
リリース案内を発信。このコミュニティにはほとんどの社員が参加しており、メールで通知も行くため、
社内ポータル等で周知するより多くの社員の目に触れることが可能。
17:00 ＠通勤中 耳だけミーティングに参加 
時短勤務終了後にセッティングされたミーティングで、内容を把握しておきたいものについては、
電車の中でハングアウトを繋いで耳だけ参加。
移動中なので発言はできないけれど、後から情報共有してもらう時間と手間が省けてGood！
但し、発言する必要があるミーティングは残業or自宅から入るか、時間をずらしてもらいますが・・・。
まとめ
ご覧いただいたように、私の一日は始業～終業までGoogleの各種アプリで溢れています。
もうGoogleなしの頃には戻れません。
日々使っていて改めて思うのは、一連の業務が流れるように進むからとても便利だということ。
例えば、何かのミーティングを行う場合、
事前に資料をスプレッドシートで作成
⇒参加者にだけ編集権限を付与
⇒カレンダーでミーティングを設定
⇒作成した資料をカレンダーに添付
⇒招待メールを送信
⇒当日はカレンダーからビデオ会議に切替
⇒ミーティングしながらスプレッドシート資料を参加者が同時に編集
といったようにGoogle内で完結することが可能です。
さすが、「仕事に必要なものすべてが 1 つのスイートに」と謳うだけありますね。
これからもG Suite（旧Google Apps）を効果的に使いこなし、有効な活用方法は社内で積極的に
共有していけたらと思っているところです。