RandstadDay 12

G Suite(旧Google Apps)なしでは業務が回らない私の一日


想定読者

・G Suiteって最近よく聞くけど、実際にどんな業務で使っているのかを知りたい方

・今日は忘年会だし、簡単な記事をサラッと読みたい方


自己紹介

ランスタッドのIT部に所属。現場経験を活かして新システムの要件定義や導入時のトレーニング、

リリース後のユーザーサポートなどを担当していますが、IT出身ではないため技術的なことは

全然わかりません。。IT部の勤務地は東京と東京以外にあり、私は東京、上司と3人のチームメンバーは

東京以外 と離れての勤務。子持ちのため時短勤務中。


はじめに

みなさんの会社では社内のコミュニケーションやスケジュール管理にどのようなシステムを使用されていますか?

私の会社では2013年からG Suite(旧Google Apps)の使用を始めています。

切替当初こそ、OutlookやWord、Excelの方が長年慣れ親しんできた分、使いやすいと思っていましたが

今ではG Suite(旧Google Apps)なくして業務が回らなくなっています。

そんな私のとある一日をご紹介します!


タイムスケジュール


7:00 @home 勤怠連絡 CHAT.png

子供の咳が昨日より悪化している:scream::scream::scream:

病院に連れて行ってから出社したい。

所属するIT部では、メンバー全員が参加している勤怠報告用のCHATグループがあるので

そこに出社時間変更のチャットを投稿。別のオフィスにいる上司やチームメンバーにも、

同じオフィスにいる同僚にも一度に伝えられて便利!


8:30 @通勤中 メール確認 Gmail.png

未読メールを確認し、今日やることの優先順位を頭で整理


9:30 @office マニュアル作成 サイトスプレッドスライド.png

サイトを使用して業務マニュアルの作成。ITの専門知識が無くても簡単にウェブサイトを作ることができます!

マニュアル内に挿入する表や図はスプレッドシート(Excelに代わるもの)やスライド(PowerPointに代わるもの)で作成。

こうしておくと内容が変わっても大元のスプレッドシートやスライドを変更すれば自動的にマニュアルに

反映されるので、漏れがなくて安心。

作業も共同で進められるので効率的なんです。


11:00 @office 会議召集 カレンダー.png

部署や勤務地が異なるメンバーのスケジュールもひと目でわかり、招待メールも送れて、

参加の有無も確認できるので調整に時間を取られずストレスフリー!


13:30 @office チームミーティング スライドハングアウト&.png

東京以外にいる上司&メンバーとハングアウトMeetで実施。事前に入力した活動報告のスライドを使って。

顔も見られるし、資料も画面共有できるし、物理的な距離は感じません!


14:30 @office アンケートフォーム作成 フォーム.png

明日実施するシステム研修の参加者に実施後アンケートをとるためアンケートフォームを作成。

質問形式も、テキスト、チェックボックス、ラジオボタンなど自由に組み合わせられ、

集計もスプレッドシートで簡単!


16:00 @office コミュニティ発信 コミュニティ.png

リリースされたシステムの新機能を社員に周知すべく、Google+で作ったITコミュニティから

リリース案内を発信。このコミュニティにはほとんどの社員が参加しており、メールで通知も行くため、

社内ポータル等で周知するより多くの社員の目に触れることが可能。


17:00 @通勤中 耳だけミーティングに参加 Meet無題.png

時短勤務終了後にセッティングされたミーティングで、内容を把握しておきたいものについては、

電車の中でハングアウトを繋いで耳だけ参加。

移動中なので発言はできないけれど、後から情報共有してもらう時間と手間が省けてGood!

但し、発言する必要があるミーティングは残業or自宅から入るか、時間をずらしてもらいますが・・・。


まとめ

ご覧いただいたように、私の一日は始業~終業までGoogleの各種アプリで溢れています。

もうGoogleなしの頃には戻れません。

日々使っていて改めて思うのは、一連の業務が流れるように進むからとても便利だということ。

例えば、何かのミーティングを行う場合、

事前に資料をスプレッドシートで作成

 ⇒参加者にだけ編集権限を付与

  ⇒カレンダーでミーティングを設定

   ⇒作成した資料をカレンダーに添付

    ⇒招待メールを送信

     ⇒当日はカレンダーからビデオ会議に切替

      ⇒ミーティングしながらスプレッドシート資料を参加者が同時に編集

といったようにGoogle内で完結することが可能です。

さすが、「仕事に必要なものすべてが 1 つのスイートに」と謳うだけありますね。

これからもG Suite(旧Google Apps)を効果的に使いこなし、有効な活用方法は社内で積極的に

共有していけたらと思っているところです。