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Slackを使って情報共有を活性化させよう!業務効率UPに繋がる「日報と気づき」の魅力とは?

みなさん、こんにちは
Peaceful morning株式会社でインターンをしている高橋です!

今回は自社で行なっている情報共有にまつわるTipsをご紹介します!
自社ではSlackを使って業務の始まりに「日報」と業務がすべて終わった後に「その日の気づき」を共有しています。この「日報とその日の気づき」を業務日にあげるという習慣をつけることで、業務の効率化、アウトップット能力の向上につながっています。

そこで、この記事では
・「日報と気づき」とはいったいどういうものか
・「日報と気づき」をあげることのメリット
を紹介します!

日報を書こう

まずは、日報とはいったいどのようなものでしょうか。
今回は自社で使っている日報の例を掲載します。

(例)
年/ 月/日 日報
〜今日やること〜
OOさんにメール
記事の修正・投稿

〜タイムスケジュール〜
10:00〜11:00 OOさんにメール
12:00〜13:00 記事の修正・投稿

「今日やること」ではこの日に行うべき業務内容が書かれています。
「タイムスケジュール」では、実際にその業務にどれくらい時間がかかったのかが書かれています。自社ではそれぞれのメンバーがこれをGoogle Documentを使って書いています。

日報を共有しよう

Slackではファイルを共有することが可能となっています。
共有方法としてはリンクをコピーしてSlaKc貼り付けるという、いたって単純な作業です。

「共有ボタン」をクリックし、「リンクをコピー」を選択してもらうと コピーが完了となります。
スクリーンショット 2020-07-15 11.03.57.png

Slackでは他にも共有方法があり「Slackのファイルを添付するタブ」を選択しGoogleドライブを選択することでファイルをアップロードすることが可能となります。
共有することで、メンバー全員が他のメンバーの今日1日やること、タイムスケジュールが把握可能となります。

気づきを書こう

すべての業務をおわると、自社ではそれぞれのメンバーが「気づき」というものをあげています。「気づき」毎日の日報の下に書いて行きます。

(例)
年/ 月/日 日報
〜今日やること〜
OOさんにメール
記事の修正・投稿

〜タイムスケジュール〜
10:00〜11:00 OOさんにメール
12:00〜13:00 記事の修正・投稿

〜気づき〜

「気づき」では今日一日やってみて、ここは上手く出来たと思ったことを書いたり、ここに時間が掛かってしまったから次からこうしようといった改善点を書いて行きます。
「気づき」を書くことにより、次業務するときに、以前出来なかった問題点の所を工夫しながら作業を行うことができます。

気づきを共有しよう

「気づき」も日報と同じように、共有します。
共有することで、他のメンバーが、自分にも活かせるナレッジや、同じような仕事をする時に気をつけるべきことなどを取り入れることができます。

日報と気づきのメリット

ここまで、日報と気づきの概要について説明していきました。では改めてそれぞれにどういったメリットがあるのかまとめます。

日報のメリット

・メンバーそれぞれがお互いの業務を把握できる
・その日のタスクを1日の始まりに洗い出すことで、タスクを覚えておく必要性がなくなる
 (=脳内タスクがゼロになる)

気づきのメリット

・自分の今日1日やった業務内容を振り返ることができる
・アウトプット能力があがる
・他のメンバーの気づきから気をつけるべきことなどが学べる
・次回の業務に活かすべき事項が気づきをみれば一瞬でわかる
・他のメンバーにも見せることで、一種の宣言のような形になり業務に向かう姿勢が改善できる

このように日報と気づきには多くのメリットがあります。
日報と気づきは同じシートにどんどん積み重ねていくので、昔の気づきもすぐに確認することができますし、昔のタイムスケジュールをみて、次はもっと短くしようといった風に改善することもできます。

みなさんの会社や、組織でも使ってみてください!

Peaceful Morning株式会社について

Peaceful Morningは、『我慢しないで働ける社会を創る』というミッションのもと、業務自動化テクノロジーを通じて、我慢せず⾃由にクリエイティブな仕事ができる社会の実現を⽬指しています。
2018年の創業からRPAによる業務の自動化を促進すべく自動化メディア「RPA HACK」、RPAエンジニアの就業支援「RPA HACKフリーランス」、月5万円~のRPAサポートサービス「Robo Runner」等様々な事業を行っております。

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最後まで読んでいただき誠にありがとうございました!

RPAHACK
こんにちは!RPA HACKです! 日本国内 #RPA #AI #PowerAutomateに関する最新情報をお届けします! 100本以上のRPA関連記事が無料で読めるサイトはこちら→http://rpahack.com 取り上げてほしい話題などありましたらコメントしていただけると幸いです!
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