概要
フリーメールとしてoutlook.comを利用している方は多いと思いますが、ルール機能を使って受信メールをフォルダに振り分けるとiPhoneやandroidのOutlookアプリに受信通知が来なくなるUXを損なう考えられない仕様になっているので、outlook.comの振り分けルールを使用せずPowerAutomateでメールを振り分けることにしてみた。
やり方
- まずPowerAutomateの左メニューから作成を選択
- 私は1日1回振り分け処理を実施したかったので、空白から開始の「スケジュール済みクラウド フロー」を選択した。各自で使いたいトリガーに合わせて選択してもらいたい。フロー名を入れて「作成」していく。
- フローの作成画面に移るので、「新しいステップ」をクリックして、検索窓に「outlook.com」と入れてみよう。
- アクションを下にスクロールしていくと、「メールの取得(V2)」があるので、これを選択する。ちなみに初めてPowerAutomateからOutlook.comへのアクセスとするときにはアクセスを許可するためにOutlook.comへログインする必要がある。画面の指示通りに操作すれば大丈夫なはずだ。
- メールの取得(V2)では下図のようなメールの抽出条件を設定できる。今回は振り分け対象にする3つのメールアドレスを指定してみた。ちなみに上という項目に10と入っているが、これは上から10件取得するという意味である。
- 条件に合致したメールの情報が取得できるので、次はフォルダに振り分けるために条件分岐を設定していく。
- 取得した情報の個数分のループを実現するためにコントロールからApply to eachを選択した。すると下図のように分岐に使用するパラメータを指定するポップアップが出てくるので指定する。宛先を指定したが自動的にメールのbodyをjson形式で取得してくれるようだ。
- 条件分岐は様々あるがSwitch-Caseを使ってみた。今回は宛先で振り分けたかったのでオンに判定条件の宛先を指定する。ケースには宛先メールアドレスと合致した場合の動作を指定していく。
- アクションの追加を押して出てくる検索窓に「メールの移動」を入れてみよう。するとoutlook.comのメールの移動が出てくるので選択して、下図のようにメッセージIDと移動先のフォルダを選択しよう。この例では、hogehoge@outlook.com宛に送られたメールは時間起動で迷惑メールフォルダに振り分けられることになる。
- ここまでできたら、あとは振り分けたい条件のバリエーションに応じてケースを増やしていけばいい。
まとめ
このようにPowerAutomateを使うことにより、一旦受信トレイで受信をしてiPhoneやandroidのOutlookアプリに受信通知が来るようにして、後からフォルダに振り分けるようにした。こうすることでメールの見逃しを大幅に減らすことに成功した。