元記事：https://www.notta.ai/blog/how-to-improve-the-efficiency-of-information-gathering
ニュース、ブログの記事・コメント、SNS・本からの一文、他人の言葉、ラジオ内で流れている会話、頭の中のアイデア発想など、私たちは日々、さまざまなソース、さまざまなシーンから、さまざまな種類の情報が溢れています。
読んだ内容から新たなアイデアを得ることができる人もいます。ただ読み飛ばして、学んだことを忘れてしまう人もいます。たまにいくつかの知識のポイントが思い浮かぶのですが、よく考えてみると思い出せないこともよくあります。
ご存知の通り、知識は単にコピー&ペーストするだけではありません。 ごちゃごちゃした情報を自分の脳内に留めておくことは誰でもできません。それを保存し、整理して、新たなアイデアを形成する「外部の脳」が必要なのです。それが個人のナレッジベースを持つことの意味なのです。
ただし、情報を取得する手順が面倒くさくと、価値ある情報のかなりの割合が「ちょっと面倒だな」と感じて「放置」されて、後で「忘れてしまう」可能性が高いです。
情報の形態・種類を問わず、価値ある情報をより早く取り込み、気楽に利用できるになればどうなりますでしょうか。
この問題を解決するために、自分の「ナレッジベース」の構築方法の中で、一番大事の「情報収集」の効率化についてお話しします。
情報収集とは？
まず、コンセプトを明確にして、「情報収集」とは一体何なのかを考えてみましょう。
価値ある記事が見つかると、すぐにブックマークに追加したり、グループチャットやSNSにシェアしたりして、「この知識を既に身につけた」という錯覚を起こしていることがわかりました。
実際、ブックマークした情報は、インターネット上に散在する情報と何ら変わりないことを、心の中では分かっているはずです。
ここでは、より重要な基準をいくつか挙げてみます。
- 情報の出所にかかわらず、情報を集約し、カテゴリー別に整理することができます。
- 本文に情報を追加したり、タグを付けたり、フォーマットを変更したりすることができます。
- 何年も、何十年も見向きもされないまま放置されるのではなく、あらかじめ決められたプロセスに情報が統合されます。
- 収集・加工・選別することで、情報はより簡単に取り出せるようになるのです。
ここで述べた「情報収集」は、ナレッジベースの構築において最も重要なステップの一つであり、その後の情報の処理、分類、検索、エクスポート、分析の大前提となるものであります。
情報収集のポイント
情報収集の方法に価値を見出さない人が多いです。
多くの人は、「ただ情報を保存するだけで、何がそんなに技術的なのだろう」と思っているからです。逆に、これは情報管理で最も大事なことです。
以下では、その理由を説明します。
1.情報収集は、情報管理プロセスの中で最もコストに重要な段階である
スマホで特に価値のある記事を見かけ、それをドキュメントに保存したいと思ったとき、あなたならどのようにしますか？
- 記事を開く
- 全文をコピー
- 新たにドキュメント文書を作る
- 全文をペースト
- 保存して名前を変更する
全体のプロセスは約1分で終わりますが、組版の問題や画像の欠落がある場合は、もっと時間がかかることもあります。
方法が正しくすれば、たった1秒の間に、すべてのプロセスを何十倍にも効率化することができます。
つまり、収集の段階でプロセス最適化を考えないと、本来は取得すべき価値の高い情報を見逃してしまうことになるのです。
2.収集した情報の質が、後処理や検索の難易度を左右する
情報収集の時間差に加え、次の編集作業のコストを左右する完成度の差もあります。
例として、素晴らしい講演を聴いた後、その2時間の録音を直接パソコンのディスクに保存するということ、講演を聴きながらメモを取ったり、文字起こしサービスを利用するよりも時間とコストを節約することができます。
しかし、今後は音声の内容を「直接」に検索することができないので、すぐに話の要点を確認することができず、他の人と共有したい場合は、「音声の最後くらいに要点があるから聞いてみて」と大雑把にしか伝えられず、ひどい経験になります。
そのため、最初は時間を短縮できるように見えますが、検索にかかるコストは全く収集しない場合と大差ないとしても、その後の作業にかなりの負担を加えてしまいます。
録音時に文字起こしツールを利用することで、効率化を図ることができる！
そこで、後述するプロセスでは、「収集した情報の質」を十分に考慮し、最初のステップで可能な限り多くの情報を前処理することができるようにしています。
もっと大事のは、このプロセスが必ずしも余分なコストを追加するものではなく、時には時間を節約するものであるということです。
3.情報収集には「システム化」に必要
情報収集はかなり難しいことです。
日常生活の情報のテーマ、内容、コンテンツ、フォーマットはすべて異なるので、いくつかの手法で解決できる小さな問題ではなく、シナリオごとのアプローチが必要ですし、情報の種類が異なるので、それを取り込んで保存するためのツールも同じものではありません。
情報管理のプロセスとして、この部分の最適化の繰り返しにはほとんど終わりがなく、技術の進化とともに、より効率的な情報の取り込み方が出現してくるでしょう。
情報収集をより簡単に、より便利にするツールが増えています。
例として、「Notta」という文字起こしアプリは、声を識別して音声認識で素早くテキスト化ができます。
情報媒体に対する情報収集の対応策
ここでは、仕事や勉強の中で、情報の種類と、それらをいち早く取り込む方法をそれぞれが最適の生産性ツールを紹介します。
紙の本
紙の本を読むことで、どのように重要な情報をナレッジベースに取り込むことができるのか。
ラベルにメモを書いて本に貼ることを提案する人、いろいろな色の蛍光ペンで走り書きしたり、単にアンダーラインを引くことを提案する人など、やり方はさまざまです。
いずれにせよ、テキストをコンピューターに入力するというステップを省略することは難しいです。
せっかく読んだ本なのに、もう一度ページをめくり、重要な情報を打ち込まなければならないのは、非常に手数がかかります。
幸いなことに、OCR技術の発展により、以前は面倒だったこの作業を手助けし、体験を向上させて、より自動化のツールが登場しています。
iOS 15 の「テキスト認識表示」の機能を例として、使い方はとても簡単で、読書中に素敵な文章や例文に出会ったら、それをスマホで撮影して、スキャン範囲を調整すれば、ワンクリックで紙の本の文章を編集可能なテキストとして認識し、コピーすることができます。
読み終わった本は、ワンクリックで丸ごとエクスポートして保存でき、本の中の優れた文章は自分のナレッジベースとなり、将来いつでもアクセスできるようになります。
Webページ
スマホは便利になってきましたが、まだパソコンで読まなければならないシーンは多く、特に何十、何百もの記事を一度に読まなければならない場合もあり、先と同様に、Webページの内容をいかに素早く取り込むかも解決しなければならない課題となっています。
そこで、情報管理強力なツールである「Evernote」と「Notion」を紹介します。
お使いのブラウザに合わせて「Evernote」や「Notion」の拡張機能をダウンロードし、インストールしてログインするだけで、価値ある記事を読んだら拡張機能をクリックするだけで自動的に記事が保存されます。
この拡張機能が、本文のテキストからスクリーンショットまで、さまざまなフォーマットに対応しています。インストールが必須のブラウザ拡張の中でもトップ5に入る製品と言われています。
もちろん、この拡張機能を試す以外に、直接コピー&ペーストする方法も忘れずに試してみてください。
アイデア発想と心に残る名言・格言
アイデア発想を記録することは面倒、どうすればより良いものができるかを考えました。
そこで、NottaというAI自動音声認識ツールを利用して、タイピング要らず、アイデア発想メモ素早く作成することができ、必要に応じてテキストを編集・画像の追加することもできます。
日記
書ききれないほどの思い、苦しい時の感想、成功した時の感動、訴訟にもならない、日記はそんな情報の最適の手段です。
このようなものを記録するために、Day Oneに試してみました。 Day Oneを選んだ理由は、良いデザインのMarkdownレイアウト、豊富な閲覧方法、地域情報の自動取得、過去の日記を自動整理・表示など、良い体験を生み出していたからです。
日記を書くことで、人生の些細なことをより多く思い出すことができ、自分自身をよりよく理解することができるようになります。 Day Oneを開くと、これまで生きてきた年月が目の前に写真のように現れ、自分の人生を無駄にはしていないと感じることがあります。
また、文字を記録する時、Nottaでひらめきやアイデアを短時間内に記録することができ、タイピングの無駄な時間を省くことができます。
まとめ
実は情報も整理する必要があります。整理しない情報は価値に転換できず、ただの文字だけです。
この記事では何度もEvernoteに言及していますが、このツールはナレッジベースの構築により、非常に豊富な機能を持っており、「情報整理力」向上のおすすめツールでもあるのです。
- 最初は、情報のインプットと管理をすべてEvernoteやNotionなどのノートツールに任せてみて、ノートツールは情報・ナレッジマネジメントセンターになれば、一括で保存・管理することができます。
- 中期的には、Drafts、OmniFocusなどのツールを活用し、情報収集の効率化を図ります。
- 後期では、情報のターゲティングの精度を高めて、文章・パスワード・日記・タスク管理などの情報タイプを、Ulysses、1Password、Day Oneなどのより専門的なアプリに移管します。
最初から上記のツールをすべて使う必要はなく、EvernoteやNotionで保存だけでも良いのですが、時間の経過とともに徐々に専門的なツールに移行していくのが良いでしょう。
「一つのツールで一括管理」ではなく、それぞれのツールが得意とすることをさせることが、ここ数年生産性向上ツールを使ってきて得た感想です。
それでは、それぞれのツールがもたらす便利性を楽しんでください。