こんにちは。外資系企業で非IT職として働いているなつめと申します。
今年一年エンドユーザー視点で圧倒的に存在感があったのはやっぱりCopilotです。
同僚と細々と続けている社内勉強会がありまして、そこでは会社環境ですぐできる改善をコンセプトに最新情報は極力控えていたのですが出てくるテーマのほとんどがCopilot絡みだわ、良さげな機能がひっきりなしに出てくるわで楽しかった半面、当時彼女はMicrosoft 365 Copilotライセンスを持っていなかったので毎週ネタに困る一年でした。
また今の部署に異動した際の自己紹介でライセンス持ちであることを話したところ色々な人から声をかけられ、ITスキルのレベルに関わらず周囲のCopilotへの期待と関心が高いことを肌で感じていた一年でした。
が、周囲にIT系の話を広める立場としてであれば今後注目してもらいたいのはSharePointです。
企業がCopilotを使う最大の理由は、社内ファイルを材料にして仕事を前に進められるところだと思うのですがその基となるデータがちゃんとしていなければ何も意味がありません。
自慢ではありませんが私の部署も会社全体もその辺ダメダメです。
ですので今後登場するナレッジエージェントの中でも特にメタデータの自動付与とそれを含んだ精度の高い検索でかなり期待を寄せています。
とはいえそのあたりの機能が会社環境にいつ来るのかわかりませんし、今の部署で現状のフォルダー管理からの脱却について話す機会が意外と遠くないかもという状況にいたりします。ならばいつでも説明できるように実在する社内ライブラリを使ってメタデータ管理のデモ環境を作っておきたいと思いました。
というわけで今回はHRのイントラに眠る伝統的フォルダー管理のファイルを自力でメタデータ管理に置き換えてみるという苦行に挑んでみました。
なおもろもろの環境は会社PCでしかもっていないのでスクショなし、スプレッドシートでの再現となりますのでなんとなくでお楽しみください。
実際にやった手順
ライブラリがどんな構造になっているのかわからなかったのでまずはExcelにエクスポートをしてみました。エクスポートをする前にID列を表示させておくと最終的なメタデータ列を作る時にやりやすくなるかもしれません。
今回はC列にPath列ができたのでこれを使ってD列以降に各階層の名前（＝フォルダー名）をそれぞれ抜き出していきます。私はCopilotに式を作ってもらいました。説明が下手なので「C列を基にして例えばD2セルにはRegulations,E2セルにはAと表示されるような式を作って」とお願いしたのですが生成AIは超具体的な指示からいい感じにしてもらえるのがいいですね。
これをすべてのファイルで最下層につくまで列を追加していきます。
あとは各階層列のフィルターをチラ見するなりしてメタデータ列にできそうなものを探していきます。
今回の場合だとこんな感じになりそうです
- OLDとついているもの
- グループ会社名（A社、B社、C社、共通）
- 会計期間（月もほしいがyyyy, yymm,ファイル名にはなく中に記載など表記ゆれが激しかったので保留）
- 言語（外資なのでものによっては英語版あり）
そしてそれらを集計したのがこちら ※数はおおよそです
| ファイル数 | 4,000 |
| フォルダー数 | 500 |
| ライブラリ 合計 | 4,500 |
突っ込みが追いつきませんがやっぱりファイルもフォルダーも多すぎじゃない？
SharePointエージェントに確認したページ内の同じサイト上に保存されているファイルへのリンクが300ほどだったのでやっぱりけた違いにファイルがありそうです
| OLDなし | 3,000 |
| OLDあり | 1,300 |
OLD、つまり最新ではないファイルはこれだけです。
でも必ずしも使わないわけではなくて確認頻度の関係であったら邪魔なものというイメージがあったりします。やっぱりほぼ後から見ることはないのですけれど。
| 人事回覧 | 550 |
| 就業規則 | 51 |
人事回覧の最古は10年ほど経った合併前名義のものでした。
就業規則は3社分で各5種類ほどあるのでやはり多いです。しかも何年も更新されない場合があり日付を見ただけでは最新なのかわからないですし、従業員的には現行のものだけあればいいのでバージョン管理にしたいものの筆頭ですね。
その他気になったのはグループ会社名が合併前だったり略称がまちまちだったり、重複などはなさそうだけど完全に不要になっているファイルがあったりと今後ライフサイクルを意識しないといけないと感じました。
予想はしていましたが無駄ファイルの量が凄まじかったですね。
ファイル名とフォルダー名だけで中身は一切チェックしていないのに、です。
実はこの結果をどう活かすかは正直まだ迷っています。
元々考えていたナレッジエージェントが来たらまずCopilotにメタデータ付与をやってもらってからの今回の手作業との差分比較はやります。
問題はそこから先で、イントラの現状やらメタデータの話とかを本当に周りに話すのか？と改めて不安に駆られてしまいました。
Copilotエージェントをもっている人はほかにもいるのでナレッジエージェントで一回動かしてみるのは簡単でしょう。でもCopilotでイントラのエージェントを本当の意味で運用するのに大事なのはデータを過不足なく、常に最新の状態で保つことだと思っています。
うちの部署はまだバージョン管理の文化もなくいらないファイルを消す概念もほぼ存在しません。そんな現状でナレッジエージェントがくるからといきなり順応はできないでしょう。
そして実は今回のライブラリ、イントラのエージェントとして既に全社で展開されているんですね。結果がどうなるか、考えるまでもない気がします。
まあ厳密にいえばナレッジを見せてもらったわけではないのでワンちゃ…
ただ、勉強会メンバーには非常に良い教材になると思うのでそこは前向きに頑張ります。
なお今回の検証は精神的にはなかなか堪えました。
Excelをいじってる間は楽しかったのですがどうやってもこの検証がうまく活きる未来なんて見えませんね。ついでに性格も3割ぐらい悪くなった気がします。こんな悪影響しかない作業は早くCopilotにやってもらいたいです。
ともあれ私はこのあと甘いものとあったかい飲み物でぬくぬくしつつ、SNSでモフモフを補給して回復に努めます。
読んでいただきありがとうございました。