本書の目的
チームやプロジェクトを管理したり、複数の業務を担当している人であれば誰でもやる事になるマルチタスクですが、自然と身についてくるのが時分割多重な仕事のやり方です。
これが出来ないと仕事と時間に追われ、精神的にも体力的にもキツイ状態になります。
自然と身につくといった"自分で見つけていく"のが面倒な方、自分の仕事の領域を広げてみたい方、チームやプロジェクトを統括してみたい方の参考になればと思い記事にします。
1. 複数の業務を担当するという事は...
どんな場合でもそうですが集中できないと、失敗したり中途半端になったりします。
"できる人"と思われる人は多数の仕事をサクサクこなしている様に見えますが、飛び抜けて賢い人でもない限り一度にできる事は一つだけです。
例えば、同時期に以下の様な担当業務があり、それぞれのタスクの期限がほとんど同じであった場合はどうなるでしょうか？
著者は最多で8本のプロジェクトを平行で管理していた事がありますが、一度にできる事は一つなのでやり方を工夫しないと確実に破綻してしまいます。
各業務に関連性があれば重要度や期限、作業の順番等からスケジューリングし易いですが、全く関連性がない場合は数が多くなる程に難しくなります。
技術知識や業務知識の有る無しに関わらず、複数の業務を平行して担当していくには時間の使い方に工夫が必要になってきます。
2. 時分割多重で仕事をこなす
時分割多重とは、ICT業界的な表現をすると「単位時間当たりに複数の処理を行う場合に時間で分割して処理すること」になります。
この時分割多重を行うメリットは、１処理単位時間で多数の処理を実行できることです。
複数の処理が殆ど同じタイミングで進捗する事になるため、平行で処理されている様に見える点がポイントです。
進捗管理の観点から言えば、期限までに完了するのであれば「いつ着手していようとどの様な時間配分であっても」問題にはならない事は多いです。
しかし、トラブル対応などの緊急性の高い業務がある場合には、期限に間に合うか否かに関わらず進捗具合を報告する（進捗報告というタスクが頻繁に発生する）ので、全く進捗していない場合には"進捗報告"のタスクに影響があるというデメリットがあります。
例として、３日間で３つの業務、各業務で３つのタスクを推進するとします。
整理すると以下の様になりますが、要求条件は「処理時間内で全業務を完了させる」になります。
- 処理時間 ：３日間
- 処理業務数 ：３
- 処理タスク数：９
また、各業務の事情は以下の通りとします。
- 優先度が高い業務がある
- 質疑が必要な業務があり回答待ちが発生する
各業務を３日間（処理単位時間）でどの様に進めていくかを考えてみます。
以下の例は、各業務を１日毎に割り当てたものとなりますが、優先度の高い業務（タスクＡ）を先にやろうという考慮しかしていないので、２日目、３日目にならないと全く進捗しない（着手しない）業務があります。
つまりは、平行に業務が進捗していないので「単に複数の業務を担当しているだけ」となり、マルチタスクとは言えない状況になってしまいます。
この例は業務推進上の条件が少ないので問題になりそうな点はないと思えますが、いづれかの業務が完了しないと他の業務が進捗しません。
担当業務が増えたり各業務の事情が複雑になっていくと、問題（残業が発生する、業務量を減らす調整をする、期限を延長する調整をする、進捗が遅いと判断されてしまうなど）となる可能性があります。
平行でタスクをこなし問題の発生を抑えていくためには、以下の観点でスケジューリングすると良いでしょう。
- タスクの完了期限
- タスクの優先度
- タスク実施にかかる時間
- タスク実施の阻害要因の有無
- 他タスクとの関連性
以下の例は、各業務が出来る限り進捗する様に再考したスケジューリングになります。
状況に因っては、手順や業務量の観点から各タスクを更に細分化して優先度付けを再考し、一日毎に実施するタスクの順番を入れ替える等して、出来る限り各業務が進捗するよう再スケジューリングしていきます。