本記事の目的
チームを統括するあたって悩みとなり易いものの一つは、各メンバのモチベーションを維持、向上させる事です。
業務指示が論理的に破綻していたり、愚痴や何かしらの不満、パワハラ、作業環境の優劣といった類のものなどモチベーションを損なう理由は様々で、昔から様々な方法論、精神論が考え出されてきました。
著者自身もプロジェクトのチーム、組織体制上のチームを統括するに当たって試行錯誤をして来ましたので、本記事では著者の経験則上で上手くいっているのではと考えている方法論を記載します。
1. やる気スイッチを見つける
その時に必要なメンバを選定してプロジェクトを推進する。という合理的な判断でチームを構成するのが一般的ではあります。
経費的、管理的な面で機械的に考えれば何ら問題はないのですが、実際にプロジェクトを推進していく中で各メンバがどれだけやる気になってくれるか次第で大きな違いが出ると考えています。
向上心の高い人物である程に業務を推進していく中で自身の成長を期待していると思いますし、単に給与が欲しいだけという方もいます。
各メンバのパフォーマンスや業務に対する意欲がどの様な点で挙がるのかは非常に重要な要素なので、やる気スイッチを見つけ出すのは管理者として是非とも行っていきたい点です。
著者がこれまでに行ってきた「やる気スイッチの見つけ方」を列記します。
① 担当している業務に対する本音を確かめる
本人の本音として、現在担当している業務が本人にとってどの様な位置付けになっているのかをヒアリングします。
プロジェクト的に余裕がない状況では時間を確保するのは難しいですが、もし不安な要素があったり疑問に思っていることがあれば早期に解決できる機会を探る事も可能となります。
与えられた業務を実直に対応してくれる人物は少なからずいますが、業務経歴的に適任だからといって100％のパフォーマンスを出してくれるとは限りません。
担当業務に対しどの様に思っているかの確認は管理者側としても重要ですが、本人の自らの意識付けの確認という面でも重要かと思います。
そして、最も重要な点は、どの様な本音であろうとも評価に直結させない事です。
アサインしたのは管理者側の判断に因るものです。結果の如何は管理者側の判断も関係しているという点を忘れてはならないと思います。
② プロジェクトの業務範囲で振り分けできる業務を調整する
本人の業務経歴とは関係なく、やってみたい業務があるかをヒアリングします。
プロジェクトの状況次第では希望に沿う事が出来ないかもしれませんが、調整の余地があるようであれば本人の業務知識を勘案して担当業務の振り分けを行います。
必ずしも良い結果に繋がるわけではありませんが、実際に期待以上の成果を出してくれる事もありました。
プロジェクト的にも本人の為にも考える余地は十二分にあります。
③ 成果に対する評価を必ず行う
管理者側の業務内容、規則として成果評価を行う事が義務付けられているかに関わらず、各メンバの成果に対する評価は必ず行うべき点と考えています。
やり方は様々かと思いますが、口頭でも伝わるのであれば良いと思います。
必ずしも良い成果を出してくれるわけではありませんが、不足する点があると判断した場合にはどの様な改善策があるかも明示した上で出来る限り客観的な視点で評価を伝える事が必要だと思います。
自信過剰になられても困りますが、気付きがある事で因り高い成果を目指してくれる事にも繋がると思います。
2. 作業環境を考える
近年ではリモートワークで業務を行う様なプロジェクトが多くなっていますが、通勤時間を無くし時間的、精神的に余裕のある業務形態を採用する事にはメリットがありますが、業務管理やコミュニケーションといった点、機密情報の取り扱いといったセキュリティの点では管理し難い面があるためデメリットもあります。
業務内容次第で異なるかとは思いますが、快適な作業環境であるかどうかは業務の効率化の面でも重要な要素であるため、経費的、業務規則的に許される範囲で調整してみるべきかと思います。
① 業務用ツールの使用
多くの場合は経費的な面が関係しますが、プロジェクト推進時に業務効率を上げる事が期待できるツールの使用は一通り検討しておくべきかと思います。
良くある話ですが、プロジェクト推進中に「〇〇〇というツールを使用しても良いか？」とメンバから質疑される事があります。
その都度確認して使用の可否を判断する方法もありますが、業務内容やこれまでの実績的に使用を許可できるツールがあるのであればプロジェクト計画時点から用意しておく方が良いかと思います。
② 複数モニタあるいは大画面のモニタ使用
開発を行った経験があれば言わずもがな点とはなりますが、多数の情報を確認しながら業務を行う機会は多いです。
効率的に業務を行う上で多数の資料を確認できる作業環境は効率的ですので、経費的な面が課題になりますが可能な限り効率的に業務を行える様に配慮すべきかと思います。
③ 連絡手段と頻度
担当業務次第で異なりますが、メール、架電、チャットなどのコミュニケーション・ツールで業務指示や質疑等を行い業務を推進していく中で、担当業務に集中できない様な連絡方法や頻度は避けるべきかと思います。
業務管理の観点からすれば、業務時間内であれば即座に応答して欲しいところではありますが、複雑な処理や技術調査、データ集計を行っている等の中断してしまうと業務効率が落ちてしまう業務はあります。
やり方は様々かと思いますが、各メンバの担当業務内容、工程、連絡内容の重要度などを考慮し、状況に応じて柔軟に変更する事を前提にルール付けを行うと良いかと思います。
- 各メンバのアクティビティ管理を行う
- 集中したい業務を行っている際には回答が遅くなる事を事前に宣言してもらう
- 緊急時を除き連絡する時間帯を決めておく（10:00 -11:00, 13:00 - 14:00など）