本記事の目的
「指示待ちにならず自ら考え行動できる人」という条件を付けてメンバ選定を行う事がありますが、別の言い方をすると「自身の業務管理ができ行動できる人」という事になります。
業務経験が浅かったり初めて携わる業務内容であると、そもそも何からやればいいのか良く判らない。という事になりがちです。
そんな時にお薦めなのが、自身の行動計画を作ることです。
本記事では行動計画（Action Plan）を作る際に、気を付けたい点について紹介します。
行動計画（Action Plan）とは？
一言で言えば、「目標達成のために「誰が・いつまでに・何をするか」を具体化して計画すること」となりますが、文章だけで考えるといまいち良く判らないかもしれません。
もう少し考え方を詳しくしてみると、以下の様になります。
- 具体的な業務完了の条件を前提に目標（アウトプット）を明確化する
- 目標を達成するために必要な「やる事（タスク）」を具体化する
- タスクは誰が担当するのかを判断する（自分なのか或いは他者へ依頼する事なのか）
- タスクを行うのに必要な情報、ツール等は何かを明確化し準備する
- タスクはいつまでに完了しなければいけないかを確認する
- タスクを行うのに必要な時間を割り出す
複数のタスクがある場合にはタスク毎に考える必要がありますが、重要なポイントは業務内容を分析することです。
行動計画を立案した後は計画した内容に沿って業務を進める事になりますが、進捗確認を忘れずに行うことが必要になります。
計画倒れになってしまっては意味がありませんので無理がない計画（予定）とする必要がありますし、計画した通りの進捗となっていない場合には進捗を阻害する問題を解決する手段を考案し計画内容を修正していく必要があります。
文書化する際には後で見返せる様にすると良いですが、自分が理解できるのであればメモ程度でも構いません。
1. 業務内容の意図も含めて分析する
例えば、勤怠管理システムのレスポンスタイムが遅いため改善するプロジェクトがあったとします。
自身に与えられた業務が「レスポンスが遅い原因調査」である場合に、自身の行動計画の目標を「原因調査」という一言だけで設定する前にもう少し分析して目標を設定すると行動計画が因り具体化します。
プロジェクトの目標は「レスポンスタイムの改善」です。
与えられた業務である「レスポンスが遅い原因の調査」は、着手前には調査対象が不明確である（推測である）可能性が高いため、レスポンスに関係すると考えられるあらゆる要素を対象に調査する必要があります。
この場合は、勤怠管理システムを利用する際に関係する要素が調査対象となりますので、具体化して目標を設定すると以下の様になります。
- 性能面の調査結果をまとめる（勤怠管理システムの仕様を元に調査）
- 関連する他要因の調査結果をまとめる（連携している他システムの調査、業務フローの調査）
2. タスクを行う際のフロー（手順）を考えスケジューリングする
目標に合わせ思いつく限りの「やる事（タスク）」を抽出し、それぞれのフロー（手順）を想定します。
タスクの中には管理者に承認を得る（例えば設計図書へのアクセス権付与やサーバへのログイン許可など）ものがあったり、自分で直接行う事ができない（他部署が主幹で管理しているなど）場合もあり得ます。
タスクを行うフローを考える中で、関係者、準備するもの、作業時間、着手する順番、優先事項なども考慮に入れ、タスクを行う際の段取りも含めたスケジューリングとします。
特に他者へ依頼する必要がある場合（自分で直接行う事がない点）には依頼した結果が得られるまでの時間も想定し、結果待ちとなっている時間にできることがあれば他の手順を行う様にしてみる等して効率的にできるよう調整します。
3. 想定外の状況が発生するかを考える
技術知識的に良く判らない事があったり、リソースの使用量を確認しても閾値超えをしている形跡がなかったり、アクセス権付与申請をしても中々承認してもらえなかったりと、行動計画を考えた際には想定出来なかった状況が発生する事があります。
どの様な業務でも想定外の状況が発生する事は有り得る話ですので、行動計画を考える際に結果の予測がし難い点がある場合には、リスクとしてある程度の時間的猶予を考慮してスケジューリングすると良いかと思います。
全く余裕がない計画にしてしまうと対処が難しくなり、行動計画を大幅に変更しなければならない事にもなりかねません。
4. 過去の行動計画を振り返る
関連性が余りない様なものでも、上手く出来た点や失敗した点などから気付きを得られる事があります。
自分にとっては難易度が高いと思う様な業務である程に「事前に想定していた／していない」は大きな違いに繋がりますので、過去にどの様な考え方ややり方をしていたかを参考にすると良いかと思います。