本記事の目的
業務を進める上では多種多様な資料を作成する機会がありますが、フォーマットがない場合には「必要な情報が網羅されている資料」と「読みやすい資料」のどちらかに比重を置いて作成していく事になるかと思います。
出来れば両立させたいところですが、相反する性質があるので中々難しいかと思います。
本記事では、著者の経験則から「読みやすい資料」を作成しようとした際に気を付けたい点について記載します。
どの様な資料であっても「単純」であればある程に理解し易く、記載されている「情報量が少ない」程に理解し易いわけですが、設計書の様に必要な情報が全て網羅されている必要がある（〇〇は設計対象外、〇〇はデフォルト値といった内容も含まれている等）資料の場合には、要約し過ぎたり簡略化し過ぎてしまうと設計内容が判らないといった資料に成り兼ねず、読んでも意味が判らない資料、読む価値がない資料と判断されてしまいます。
作成する資料の意図に因って違いがありますが、著者の経験則として以下の様な特徴がある資料はまともに読んでもらえない傾向にあると思います。
デザイン的な良し悪しは重要な点の一つではありますが、「読みやすい資料」 であるかの方が重要かと思いますので、資料を作成する際には以下のような特徴がないか確認すると良いと思います。
- １つの文章が長過ぎる（全文を読まないと意図が判らない）
- 文字が小さく読み難い
- ページ数が多い
- どの章節にどの様な情報が書かれているか判り難い
- 結論が先に書かれていない
- 1ページに多数の異なる情報が記載されている
- 1ページに記載している情報のどこが重要な点なのか判り難い
- 要約され過ぎていて意味が理解し難い
- 比較情報がない
読み手が特定的となるエグゼクティブサマリーの様な資料なのか、不特定多数を対象とする資料なのか、資料を理解するには前提となる知識が必要なのかといった様に、その資料の意図（報告、決定事項の記載、参考情報提示、判断の依頼など）に因って記載が必要な情報には違いが出てきます。
そこで、その資料に必要な情報が網羅されているかを考えるために、先ず最初に 「目次（章節）を作る」 ことをお勧めします。
参考書、マニュアル、辞書などを考えてみれば判り易いと思いますが、記載内容は目次（章節）でまとめられています。
いきなり本文となるところから書き始めるのではなく、作成する資料に必要な情報を想定し目次を考えてみます。
目次として必要なものが網羅されていなければ資料としては情報が不足しており、意味が判り難い目次、似たような意味の目次がある場合には、記載する情報がうまく整理出来ていない可能性があります。
何十ページにも及ぶ資料は読むのに時間がかかりますし、読み手が繁忙な人であれば1ページ程度の資料であっても読む意欲が低い事がありますので、出来る限り資料の読み始めの時点で「どうして欲しいか」が判るような記載の仕方が良いと思います。
著者も資料の意図や提出先などで色々と試行錯誤する場合がありますが、出来るだけ短時間で斜め読み程度でも資料の意図と何をして欲しいのかが判る内容となっている事が望ましいと思います。
尚、「何をして欲しいのか」ですが、資料作成者としては読む人に以下の様な事を期待している筈です。
資料の作成者が期待している事が読み取ってもらえない場合には、その資料には文章のニュアンスも含め何かしらの記載ミスがある可能性があります。
資料作成者が期待していることの例
・問題を報告しているので対処の指示が欲しい
・記載しているプランの中からどれかを選択して欲しい
・操作手順を理解して欲しい
・判らない事があれば〇〇へ連絡して欲しい
・作業結果を報告しているので作業完了の承認をして欲しい