はじめまして、IoTLT Advent Calendar 2018 Mitzめ！ 12/4 を担当しました、
野良ハックメンバーのむらまさです。
ちなみに今日が誕生日です。
Advent Calendar、Qiitaはおろかこういった類の長文ブログをPCで書くこと自体mixiぶりなので緊張しています。
締め切りまで時間がないので IoTLT の Advent Calendarは3つもあり、技術的な面白い記事はあとに控えるたくさんの方々が書かれると思いますので
趣向を変えて会場運営についてのアレコレを書いてみたいと思います。
※実質は会場提供ですが長いので便宜上「開催」と表記してます。
きっかけ
ご存じのとおりIoTLTは毎回各社が会議室やセミナールームのような場所を無償で貸出し運営されています。
主催の のびすけさん から弊社で開催出来ないかと相談を受け、軽い気持ちで引き受けたのが弊社開催のきっかけでした。
ほんとにすっごい軽い気持ちで引き受けました。
ところが
予想以上にやることいっぱい！
ナメてました、基本オープンなイベントやらない企業なのでセキュリティルールが厳しく、
これまでそういったイベントを開催した前例がなかったためマニュアルもありませんでした。
これらを一つずつ整理し、マニュアル化して協力してくれる同志を集め、なんとか開催にこじつけました。
弊社だけでなく、自社に大きな会議室はあるけど社外イベントに利用できるかわからないという方のために汎用的に使えそうな、開催前に確認したおくべきことをまとめました。
ここら辺がクリアできれば引き受けちゃっても大丈夫ではないでしょうか。
1. イベントスペース(大会議室)の利用規約の確認
2. イベントスペース(大会議室)の予約状況と予約のルール
3. 社外の方の入館ルール(少人数/大人数)
4. 玄関ホールに専用受付を設置する許可の有無
5. エレベータの直通運用可否
6. 懇親会費予算の稟議ルール(接待にならないか)
7. 機材の使い方
こんなところでしょうか。
connpassの活用
会社のセキュリティルールによっては入館者の氏名、勤め先情報などを頂戴するシステムの会社もあると思います。
第一回目の開催では受付時に署名いただく手続きをとったため、結構長蛇の入場待ちが発生してしまいました。
そんな時にconnpassのアンケート機能が便利です。
入館者リスト等、イベント後に会社に提出する必要のある情報があるならば、あらかじめ入力してもらいましょう。
受付では印刷したリストにチェックを入れてもらうだけで入れるようにすればスムーズです。
とはいえ、入力不備やドタ参はある前提で臨みましょう。
また、会場となる自社の入っているビルと同じような名前のビルがないか要確認です。
今は100人前後までのキャパであれば隣のビルでイベント開催しているため、よりカオスになってます。
会場説明は明確に！
会場レイアウト
よく見る光景、アリーナ後方状態。
特に弊社のイベントスペースはスクリーンが低い位置にあるため、後方は見づらくて仕方ありません。
まあ食堂ですしね笑
後方にモニタを設置し、どの席にいてもスライドが見えるようにしました。
当日のアレコレ
某日のイベント中タイムラインがマイクで埋まる。
マイクの充電と予備の準備は入念に！
イベントを開催するたびに溜まっていく余ったお酒。
次回に使い回すにもこの量冷やすのはなかなか大変なので結果的にこんな感じに。
懇親会はイベント参加者の7～8割x2ぐらいで計算していますが、なかなかむずかしい。。。
とりあえず箱ごと冷やせる大きな冷蔵庫が欲しいです。
まとめ
初回はいろいろ大変でしたが、回を重ねるごとに運営ノウハウの共有とマニュアル化が進み、最近はかなり楽にイベントが開催できるようになりました。
IoTLT以外でも弊社を会場にイベントが行われることが増えています。
最近ではスピンオフ系の中規模イベントであれば、独立したフロアのため細かいセキュリティチェックなしで入れる隣のビル(新館)も使用しています。
我々も楽しんで運営していますので、なにかあればご相談ください(できれば2か月くらい前に)。
また、このイベントをきっかけに社外だけでなく、野良ハックをはじめとする社内のこれまで関係のなかった部署の面白い人たちと交流を深めることができました。
おかしい面白い人たちって案外近くにいるものだったりします。
社内に潜む同志を見つけるきっかけにもなりますので、もし引き受けるか悩んでいる方がいましたら、自分の会社で会場スポンサー、一度はやってみてはいかがでしょうか！