AI導入前に「自動化しない業務」をGoogleスプレッドシートとGASで登録する

Posted at 2026-07-06

この記事は、AI導入前に 自動化しない業務 を登録し、問い合わせログやCRMメモの前段で止めるための実装メモです。

AI APIの呼び出しや、返信文の自動生成は扱いません。先に、GoogleスプレッドシートとGoogle Apps Scriptで「AIに任せない条件」「許可する補助範囲」「確認者」「次の行動」を管理します。

作るもの

次の3枚のシートを使います。

シート	役割
`scope_rules`	自動化しない条件と許可範囲を登録する
`inquiry_log`	問い合わせや業務メモを受ける
`scope_decisions`	AI処理へ進めるか、人間確認へ戻すかを残す

この構成の目的は、AIにできることを増やす前に、AIへ渡さない範囲を明文化することです。

なぜ先に「自動化しない業務」を登録するのか

問い合わせ対応や営業メモでは、通常ケースだけを見るとAI下書きが便利に見えます。

しかし実際には、次のような内容が混ざります。

返金、解約、契約条件に触れる相談
個人情報や社内情報を含む問い合わせ
苦情、不満、採用、不採用など感情的な影響が大きい対応
根拠が未確認の社外向け説明
担当者や責任者の判断が必要な例外ケース

この線引きがないままAI下書きを入れると、担当者ごとに判断がぶれます。

最初に「AIは補助まで」「AIへ送らない」「人間確認へ戻す」を登録しておくと、AI活用が止まるのではなく、任せてよい範囲がはっきりします。

`scope_rules` の列

まず、ルール表を作ります。

scope_id
workflow_area
trigger_keywords
contains_personal_data
contains_contract_or_money
scope
ai_allowed_actions
blocked_actions
reviewer
reason
next_step
enabled

サンプルは次のようにします。

scope_id,workflow_area,trigger_keywords,contains_personal_data,contains_contract_or_money,scope,ai_allowed_actions,blocked_actions,reviewer,reason,next_step,enabled
NOSCOPE-001,inquiry,"返金,解約,キャンセル",false,true,human_review_required,"summarize,classify","auto_reply,auto_send",cs_owner,金銭や契約に関わる判断を含むため,責任者が返信方針を確認する,true
NOSCOPE-002,inquiry,"住所,電話番号,メールアドレス",true,false,summarize_only,"summarize_after_masking","send_raw_text_to_ai,auto_reply",operations_owner,個人情報を含む可能性があるため,マスキング後に要約だけ使う,true
NOSCOPE-003,support,"営業時間,資料請求,使い方",false,false,draft_allowed,"summarize,draft_reply,faq_candidate","auto_send",cs_owner,定型案内に近いが送信前確認は残すため,AI下書き後に人間が送信確認する,true

scope は細かくしすぎない方が運用しやすいです。

値	意味
`draft_allowed`	AI下書きまで進めてよい
`summarize_only`	要約や分類だけ許可する
`human_review_required`	AI処理前または外部送信前に人間確認が必要
`ai_blocked`	AIへ送らない

`inquiry_log` の列

問い合わせ側には、AIへ渡す前の材料だけを置きます。

request_id
received_at
source
workflow_area
message_summary
contains_personal_data
contains_contract_or_money
sentiment_risk
requested_action

ここでは、問い合わせ本文の原文を長く残す前提にしません。AIへ渡す前の判断に必要な要約、フラグ、依頼内容だけで始めます。

GASでルールを読み込む

次のコードは、scope_rules と inquiry_log を読み、判定結果を scope_decisions に追記します。

const SHEETS = {
  rules: 'scope_rules',
  inquiries: 'inquiry_log',
  decisions: 'scope_decisions',
};

function runScopeDecision() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const rules = readObjects_(ss.getSheetByName(SHEETS.rules))
    .filter((rule) => String(rule.enabled).toLowerCase() === 'true');
  const inquiries = readObjects_(ss.getSheetByName(SHEETS.inquiries));
  const decisionSheet = ss.getSheetByName(SHEETS.decisions);

  const existingIds = new Set(
    readObjects_(decisionSheet).map((row) => String(row.request_id))
  );

  const rows = [];
  for (const inquiry of inquiries) {
    const requestId = String(inquiry.request_id || '').trim();
    if (!requestId || existingIds.has(requestId)) continue;

    const decision = decideScope_(inquiry, rules);
    rows.push([
      requestId,
      new Date(),
      decision.scope_id,
      decision.scope,
      decision.ai_allowed_actions,
      decision.blocked_actions,
      decision.reviewer,
      decision.reason,
      decision.next_step,
    ]);
  }

  if (rows.length > 0) {
    decisionSheet
      .getRange(decisionSheet.getLastRow() + 1, 1, rows.length, rows[0].length)
      .setValues(rows);
  }
}

function decideScope_(inquiry, rules) {
  for (const rule of rules) {
    if (matchesRule_(inquiry, rule)) {
      return {
        scope_id: rule.scope_id,
        scope: rule.scope,
        ai_allowed_actions: rule.ai_allowed_actions,
        blocked_actions: rule.blocked_actions,
        reviewer: rule.reviewer,
        reason: rule.reason,
        next_step: rule.next_step,
      };
    }
  }

  return {
    scope_id: 'DEFAULT-HOLD',
    scope: 'human_review_required',
    ai_allowed_actions: '',
    blocked_actions: 'auto_reply,auto_send',
    reviewer: 'operations_owner',
    reason: '該当ルールがないため',
    next_step: '新しい業務パターンとして確認する',
  };
}

function matchesRule_(inquiry, rule) {
  if (rule.workflow_area && rule.workflow_area !== inquiry.workflow_area) {
    return false;
  }

  if (isTrue_(rule.contains_personal_data) && !isTrue_(inquiry.contains_personal_data)) {
    return false;
  }

  if (
    isTrue_(rule.contains_contract_or_money) &&
    !isTrue_(inquiry.contains_contract_or_money)
  ) {
    return false;
  }

  const keywords = String(rule.trigger_keywords || '')
    .split(',')
    .map((word) => word.trim())
    .filter(Boolean);
  if (keywords.length === 0) return true;

  const targetText = [
    inquiry.message_summary,
    inquiry.requested_action,
    inquiry.sentiment_risk,
  ].join(' ');

  return keywords.some((keyword) => targetText.includes(keyword));
}

function readObjects_(sheet) {
  const values = sheet.getDataRange().getValues();
  if (values.length < 2) return [];
  const headers = values[0].map((header) => String(header).trim());

  return values.slice(1).map((row) => {
    return headers.reduce((obj, header, index) => {
      obj[header] = row[index];
      return obj;
    }, {});
  });
}

function isTrue_(value) {
  return String(value).toLowerCase() === 'true';
}

`scope_decisions` の列

判定結果は、あとから説明できる形で残します。

request_id
decided_at
scope_id
scope
ai_allowed_actions
blocked_actions
reviewer
reason
next_step

ここで大切なのは、AIへ渡したかどうかだけでなく、なぜ止めたか、次に誰が見るかを残すことです。

トリガー設定

最初は時間主導トリガーで十分です。

Apps Scriptエディタで runScopeDecision を選ぶ
トリガーを追加する
イベントのソースを「時間主導型」にする
5分または10分ごとに実行する

フォーム送信時トリガーにしてもよいですが、最初はまとめて処理する方が検証しやすいです。

運用チェックリスト

公開や本番利用の前に、次を確認します。

実際の問い合わせ本文や個人情報を、不要にAIへ送らない
ai_blocked と human_review_required の違いを担当者が理解している
DEFAULT-HOLD が増えたら、ルールを追加する
auto_send は最初から許可しない
返金、契約、法務、採用、不採用、苦情は人間確認へ戻す
判定理由と次の行動が空欄になっていない

まとめ

AI導入前に「自動化しない業務」を登録しておくと、AI活用は狭まるのではなく、任せてよい範囲が明確になります。

最初に作るものは、大きなワークフローではありません。scope_rules、inquiry_log、scope_decisions の3枚と、単純なGASで十分です。

Miraigentでは、AI導入前の無料診断でも、ツール選定より先に「AIへ渡さない情報」「人間確認に戻す条件」「判断ログへ残す項目」を整理します。

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