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@Miraigent(Kazuya Kirisaki)

AI判断ログの見直し期限を管理するGoogleスプレッドシート＋GAS

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AIの回答を承認した理由や、手動対応へ切り替えた理由を残す「判断ログ」は、FAQや承認ルールの改善に使えます。

ただし、記録するだけでは古い判断や不要な情報が溜まります。この記事では、GoogleスプレッドシートとGASで次の仕組みを作ります。

  • 保存区分から次回見直し日を計算する
  • 期限が来た行をレビューキューへ抽出する
  • keep、revise、delete を人間が決める
  • 削除候補を自動削除しない

AI APIは呼び出しません。AIへログを渡す前の、運用とデータ管理に絞ります。

作るもの

判断ログを記録する decision_log と、見直し対象を集める review_queue の2シートを作ります。

問い合わせフォームから受付ログへ集約し、FAQ候補・CRM項目・AI利用可否を同じ行で判断する流れ

decision_log
  ↓ 保存区分から見直し日を計算
review_queue
  ↓ 人間が内容と元データを確認
keep / revise / delete
  ↓
FAQ・承認ルール・改善バックログへ反映

この実装における delete は削除の承認結果です。GASが本文を自動削除する処理は入れません。

シートの列設計

decision_log に次の列を作ります。

列名 例 用途
decision_id DEC-20260710-001 一意なID
created_at 2026/07/10 10:00 記録日時
decision_type reply_review 判断の種類
summary 返金を含むため手動対応 個人情報を除いた要約
source_ref INQ-1042 元データの参照ID
retention_class short 保存区分
review_due_at 2026/08/09 次回見直し日
review_owner CS責任者 人間の責任者
review_status pending 見直し状態
review_action keep / revise / delete 人間が決めた結果
reviewed_at 2026/08/08 見直し実施日
action_reason FAQへ一般化済み 判断理由

問い合わせ原文や顧客情報を summary へコピーしないでください。原文はアクセス制御された正本に残し、判断ログには参照IDと一般化した理由だけを置きます。

保存区分を設定する

今回は3区分に絞ります。

const REVIEW_DAYS = Object.freeze({
  short: 30,
  standard: 90,
  policy: 180,
});
  • short: 一時的な例外や確認待ち
  • standard: 繰り返す判断例やFAQ候補
  • policy: 入力禁止、停止条件、承認境界

この日数は法的な保存期間を示すものではありません。契約、会計、人事、医療など固有の保存要件がある記録は別管理にし、社内規程や専門家の判断を優先してください。

初期シートを作る

Apps Scriptへ次のコードを追加します。

const LOG_HEADERS = [
  'decision_id', 'created_at', 'decision_type', 'summary', 'source_ref',
  'retention_class', 'review_due_at', 'review_owner', 'review_status',
  'review_action', 'reviewed_at', 'action_reason',
];

const QUEUE_HEADERS = [
  'queued_at', 'decision_id', 'decision_type', 'summary', 'source_ref',
  'review_due_at', 'review_owner', 'queue_status',
];

function setupDecisionLogSheets() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  ensureSheet_(ss, 'decision_log', LOG_HEADERS);
  ensureSheet_(ss, 'review_queue', QUEUE_HEADERS);
}

function ensureSheet_(ss, name, headers) {
  const sheet = ss.getSheetByName(name) || ss.insertSheet(name);
  if (sheet.getLastRow() === 0) sheet.appendRow(headers);
  return sheet;
}

見直し日を計算する

新しいログを追加する時、保存区分から期限を計算します。

function calculateReviewDueAt_(createdAt, retentionClass) {
  const days = REVIEW_DAYS[String(retentionClass || '').toLowerCase()];
  if (!days) throw new Error(`Unknown retention_class: ${retentionClass}`);

  const due = new Date(createdAt);
  if (Number.isNaN(due.getTime())) throw new Error('Invalid created_at');
  due.setDate(due.getDate() + days);
  return due;
}

function fillMissingReviewDates() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('decision_log');
  if (!sheet || sheet.getLastRow() < 2) return;

  const range = sheet.getDataRange();
  const values = range.getValues();
  const headers = values[0];
  const col = Object.fromEntries(headers.map((name, i) => [name, i]));

  values.slice(1).forEach((row, index) => {
    if (!row[col.decision_id] || row[col.review_due_at]) return;
    const due = calculateReviewDueAt_(
      row[col.created_at],
      row[col.retention_class],
    );
    sheet.getRange(index + 2, col.review_due_at + 1).setValue(due);
  });
}

retention_class が空欄または想定外ならエラーで止めます。勝手に既定値へ寄せるより、入力ミスを人間へ返す方が安全です。

期限が来たログをレビューキューへ送る

期限超過かつ pending の行だけを抽出します。同じIDを重複登録しないよう、既存キューも確認します。

function enqueueDueReviews() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActive();
  const logSheet = ss.getSheetByName('decision_log');
  const queueSheet = ss.getSheetByName('review_queue');
  if (!logSheet || !queueSheet) throw new Error('先にsetupDecisionLogSheetsを実行してください');

  const logValues = logSheet.getDataRange().getValues();
  const headers = logValues.shift();
  const col = Object.fromEntries(headers.map((name, i) => [name, i]));
  const today = new Date();

  const queueValues = queueSheet.getDataRange().getValues();
  const queuedIds = new Set(queueValues.slice(1).map((row) => String(row[1])));

  logValues.forEach((row) => {
    const id = String(row[col.decision_id] || '');
    const due = new Date(row[col.review_due_at]);
    const status = String(row[col.review_status] || '').toLowerCase();

    if (!id || queuedIds.has(id) || status !== 'pending') return;
    if (Number.isNaN(due.getTime()) || due > today) return;

    queueSheet.appendRow([
      new Date(), id, row[col.decision_type], row[col.summary],
      row[col.source_ref], due, row[col.review_owner], 'open',
    ]);
    queuedIds.add(id);
  });
}

この関数は候補を並べるだけです。保持、更新、削除の判断は行いません。

人間の見直し手順

週に一度、review_queue の open 行を次の順に確認します。

  1. source_ref から権限のある元データを確認する
  2. summary に氏名、連絡先、契約情報が残っていないか見る
  3. 同じ判断が繰り返されていればFAQや承認ルールへ一般化する
  4. 人間が keep、revise、delete を選ぶ
  5. reviewed_at、review_owner、action_reason を記録する
  6. revise は改善バックログへ渡す
  7. delete は別の削除手順へ渡し、実行者と理由だけを監査ログへ残す

保持を選んだ時も無期限にせず、次の review_due_at を設定します。

時間主導トリガー

Apps Scriptの「トリガー」から fillMissingReviewDates と enqueueDueReviews を1日1回実行できます。

ただし、次はトリガーに含めません。

  • ログ本文の削除
  • 保存期間の延長
  • 担当者の変更
  • FAQや承認ルールの公開

これらは誤判定時の影響が大きいため、人間確認を残します。

公開前チェックリスト

  • 原文と判断ログを別にした
  • summary に個人情報を複製していない
  • 全行に保存区分、見直し日、責任者がある
  • 想定外の保存区分をエラーにした
  • レビューキューの重複を防いだ
  • GASは削除を自動実行しない
  • 保持・更新・削除の理由を人間が記録する
  • 固有の保存義務がある記録を別管理にした

まとめ

判断ログは、件数を増やすだけでは改善資産になりません。retention_class、review_due_at、review_owner を加え、期限が来た時に人間が keep、revise、delete を決める流れが必要です。

まず直近10件へ3列を追加し、期限切れのログを1件だけ手動で見直してください。自動削除を作る前に、何を根拠に残し、何を改善先へ移すかを決めるのが安全です。

MiraigentのAI導入診断でも、ログの有無だけでなく、誰がいつ見直し、どのルールへ戻すかを確認しています。

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