AI返信下書きの承認期限切れをSheets＋GASで安全に停止する

生成AIで問い合わせ返信の下書きを作っても、人間の承認待ちが放置されれば返信漏れは減りません。本記事ではGoogle SheetsとGoogle Apps Script（GAS）を使い、期限を過ぎた下書きを自動送信せず EXPIRED に止める最小構成を実装します。

AI APIやメール送信処理は扱いません。対象は、承認期限の検出、状態遷移、監査ログ、再実行しても壊れないテストです。

この記事で作るもの

• DRAFTED / REVIEWING の承認待ちキュー
• 期限超過時に EXPIRED へ変えるGAS
• 承認者・停止理由・引き継ぎ先を残す列
• 同じ処理を再実行しても二重更新しないテスト

完成状態は「期限切れなら送らない」「誰が次に判断するか分かる」です。

シートを準備する

ReplyQueue シートの1行目に次の列を置きます。

ticket_id,received_at,category,draft,source_refs,status,reviewer,review_deadline,approved_at,sent_at,stop_reason,handoff_to,expired_at

状態は次のように限定します。

• DRAFTED: AI下書き作成済み
• REVIEWING: 人間が確認中
• APPROVED: 人間が承認済み
• EXPIRED: 期限切れで停止
• SENT: 人間が送信済み

APPROVED と SENT は分けます。承認済みでも、宛先・添付・送信時刻の最終確認は残すためです。

期限切れを検出する

列番号のずれを避けるため、ヘッダー名から位置を解決します。

const SHEET_NAME = 'ReplyQueue';
const WAITING = new Set(['DRAFTED', 'REVIEWING']);

function getColumnMap(headers) {
  return headers.reduce((map, name, index) => {
    map[String(name).trim()] = index;
    return map;
  }, {});
}

function markExpiredDrafts() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName(SHEET_NAME);
  if (!sheet) throw new Error(`Sheet not found: ${SHEET_NAME}`);

  const range = sheet.getDataRange();
  const values = range.getValues();
  if (values.length < 2) return { checked: 0, expired: 0 };

  const column = getColumnMap(values[0]);
  const required = ['ticket_id', 'status', 'review_deadline', 'stop_reason', 'expired_at'];
  required.forEach((name) => {
    if (column[name] === undefined) throw new Error(`Missing column: ${name}`);
  });

  const now = new Date();
  let expired = 0;

  for (let index = 1; index < values.length; index += 1) {
    const row = values[index];
    const status = String(row[column.status] || '').trim();
    const deadline = row[column.review_deadline];
    const isValidDate = deadline instanceof Date && !Number.isNaN(deadline.getTime());

    if (!WAITING.has(status) || !isValidDate || deadline >= now) continue;

    row[column.status] = 'EXPIRED';
    row[column.stop_reason] = '承認期限超過';
    row[column.expired_at] = now;
    expired += 1;
  }

  if (expired > 0) {
    range.setValues(values);
  }
  return { checked: values.length - 1, expired };
}

EXPIRED は待機状態の集合に含まれないため、時間主導トリガーが同じ行を再度処理しません。通知を追加する場合は notified_at を持たせ、本文やメールアドレスではなくチケットIDと件数だけを社内へ送ります。

期限内だけ承認できるようにする

シートを直接書き換えるだけでは停止ルールを回避できます。承認操作にも状態と期限の検証を入れます。

function approveDraft(rowNumber, reviewerId) {
  if (!reviewerId) throw new Error('確認者を指定してください');

  const sheet = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName(SHEET_NAME);
  const values = sheet.getDataRange().getValues();
  const column = getColumnMap(values[0]);
  const row = values[rowNumber - 1];
  const now = new Date();
  const status = String(row[column.status] || '').trim();
  const deadline = row[column.review_deadline];

  if (!WAITING.has(status)) throw new Error(`承認できない状態です: ${status}`);
  if (!(deadline instanceof Date) || deadline < now) {
    throw new Error('承認期限を過ぎています。引き継ぎ後に再判定してください');
  }

  sheet.getRange(rowNumber, column.status + 1).setValue('APPROVED');
  sheet.getRange(rowNumber, column.reviewer + 1).setValue(reviewerId);
  sheet.getRange(rowNumber, column.approved_at + 1).setValue(now);
}

本番では対象列を保護し、担当者がメニューや権限を限定したWebアプリから操作する方が安全です。

テストケース

本番データではなく複製したシートで確認します。

入力	期待結果
期限前の DRAFTED	変化なし
期限後の DRAFTED	EXPIRED
期限後の REVIEWING	EXPIRED
期限後の APPROVED	変化なし
期限が空欄・文字列	変化なし、データ不備として確認
同じ関数を2回実行	2回目の更新件数は0
EXPIRED を承認	エラーで停止

実行ログでは checked と expired を確認します。期限のタイムゾーンはスプレッドシートとApps Scriptプロジェクトで揃えてください。

運用チェックリスト

• 承認期限と一次担当を決めた
• 一次担当不在時の handoff_to を決めた
• 苦情、契約、返金、個人情報を含む案件は最初から人間へ送る
• AIが参照したFAQ・規程の現行版を人が確認する
• シートの共有範囲と編集権限を限定する
• トリガー失敗通知の受信先を決める
• 期限切れを自動送信しない

GASの時間主導トリガーには実行時刻の揺れがあります。秒単位のSLAには向きません。短い締切が必要なら専用のジョブキューと監視基盤を検討してください。

自動化しない範囲

• AIによる最終承認
• 期限切れ下書きの自動送信
• 苦情、契約、返金、法務・税務判断を含む返信
• 根拠が古い、または確認できない返信
• 引き継ぎ先がない状態での再開

まず過去1週間の承認待ちを確認し、「何時間で止めるか」「誰へ引き継ぐか」「最初からAI対象外にする分類」の3点を決めると、小さく安全に始められます。