AI導入を見送った理由をGASで記録する：再検討条件と確認期限を台帳化

AI導入の検討では、「今回は見送る」という判断が出ます。

しかし、理由を会議のチャットや担当者の記憶だけに置くと、数か月後に同じ調査をやり直したり、条件が変わっていないのに再び試したりします。見送りは失敗ではなく、今は安全に始められない条件を記録した状態です。

この記事では、GoogleスプレッドシートとGoogle Apps Script（GAS）で、AI導入候補の見送り理由、再検討条件、確認期限を台帳化します。AIが導入可否を決める仕組みではありません。候補の整理と期限切れの通知だけを補助し、再検討・承認・開始は人が行います。

作るもの

ADOPTION_DECISIONS シートに、次の列を作ります。

decision_id,work_id,work_name,decision,reason_code,impact_level,
owner_role,reconsider_condition,reconsider_due_at,source_ref,status,
last_reviewed_at,next_action

decision は次の3値に固定します。

TRIAL      # 条件付きで小さく試す
HOLD       # 条件がそろうまで見送る
NOT_NOW    # 現時点では対象外。再検討条件を残す

status は台帳の運用状態です。HOLD や NOT_NOW の案件を、期限到来だけで TRIAL へ変えてはいけません。

OPEN -> DUE_FOR_REVIEW -> HUMAN_REVIEW -> RECONSIDERED
  |                         |
  +----> ARCHIVED           +----> HOLD / NOT_NOW / TRIAL

見送り理由をコードにする

自由記述だけでは、後から似た案件を集計できません。まず、理由を少数のコードへ寄せます。

reason_code	例	再検討時に見る条件
MISSING_SOURCE	参照するFAQや正本がない	正本の版と責任者が決まったか
MISSING_REVIEWER	人間確認の役割が空いている	確認者と代理が決まったか
HIGH_IMPACT	契約・料金・個人情報に影響する	対象範囲を限定し、責任者が承認したか
MISSING_INPUT	フォームの必須情報が足りない	不足項目を受付で取得できるか
NO_RECOVERY	失敗時の手動手順がない	手動の戻し先と停止条件があるか

見送り理由はAIへ渡すプロンプトではなく、次の確認者が判断を再開するための記録です。顧客本文や個人情報を台帳へコピーせず、source_ref には権限管理された原本の参照先だけを保存します。

シートを準備する

1行目へ見出しを入力し、サンプルとして1件だけ追加します。

decision_id | work_id | work_name       | decision | reason_code    | impact_level | owner_role       | reconsider_condition                 | reconsider_due_at      | source_ref              | status | last_reviewed_at | next_action
D-001       | W-014   | 問い合わせ返信 | HOLD     | MISSING_SOURCE | medium       | support_manager  | FAQ v3と確認者を登録できたら再検討 | 2026-10-20T09:00:00+09:00 | drive://ai-review/D-001 | OPEN   |                  | 正本の担当者を確認

日付はシートのタイムゾーンを Asia/Tokyo にそろえます。期限は「そろそろ見る」ではなく、確認担当者が行動できる日時として持たせます。

GASで入力値を検査する

まず、見送り記録の必須項目と状態遷移を検査します。期限切れを自動で再開させないことが重要です。

const SHEET_NAME = 'ADOPTION_DECISIONS';
const REQUIRED_HEADERS = [
  'decision_id', 'work_id', 'work_name', 'decision', 'reason_code',
  'impact_level', 'owner_role', 'reconsider_condition',
  'reconsider_due_at', 'source_ref', 'status', 'last_reviewed_at',
  'next_action'
];

function validateDecisionLedger() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName(SHEET_NAME);
  if (!sheet) throw new Error(SHEET_NAME + ' sheet is missing');

  const values = sheet.getDataRange().getValues();
  const headers = values.shift().map(String);
  const index = Object.fromEntries(headers.map((name, i) => [name, i]));
  const missing = REQUIRED_HEADERS.filter((name) => index[name] === undefined);
  if (missing.length) throw new Error('Missing headers: ' + missing.join(', '));

  const errors = [];
  values.forEach((row, offset) => {
    if (row.every((cell) => cell === '')) return;
    const line = offset + 2;
    const decision = String(row[index.decision] || '');
    const status = String(row[index.status] || '');
    const dueAt = row[index.reconsider_due_at];

    if (!['TRIAL', 'HOLD', 'NOT_NOW'].includes(decision)) {
      errors.push('row ' + line + ': invalid decision');
    }
    if (!['OPEN', 'DUE_FOR_REVIEW', 'HUMAN_REVIEW', 'RECONSIDERED', 'ARCHIVED'].includes(status)) {
      errors.push('row ' + line + ': invalid status');
    }
    if (decision !== 'TRIAL' && !String(row[index.reconsider_condition] || '').trim()) {
      errors.push('row ' + line + ': reconsider_condition is required');
    }
    if (!dueAt || Number.isNaN(new Date(dueAt).getTime())) {
      errors.push('row ' + line + ': reconsider_due_at is required');
    }
  });

  if (errors.length) throw new Error(errors.join('\n'));
  return {ok: true, rows: values.length};
}

期限到来をレビュー待ちへ戻す

期限を過ぎた案件を DUE_FOR_REVIEW へ移す処理です。これは再検討の通知であり、導入許可ではありません。

function markDueForReview() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName(SHEET_NAME);
  const values = sheet.getDataRange().getValues();
  const headers = values.shift().map(String);
  const index = Object.fromEntries(headers.map((name, i) => [name, i]));
  const now = new Date();
  let count = 0;

  values.forEach((row, offset) => {
    const decision = String(row[index.decision] || '');
    const status = String(row[index.status] || '');
    const dueAt = new Date(row[index.reconsider_due_at]);
    const shouldReview = ['HOLD', 'NOT_NOW'].includes(decision)
      && status === 'OPEN'
      && dueAt.getTime() <= now.getTime();

    if (shouldReview) {
      sheet.getRange(offset + 2, index.status + 1).setValue('DUE_FOR_REVIEW');
      sheet.getRange(offset + 2, index.next_action + 1)
        .setValue('条件を確認して人間レビューへ戻す');
      count += 1;
    }
  });
  return count;
}

時間主導トリガーを毎朝実行しても、DUE_FOR_REVIEW から先の状態は変更しません。メール通知を追加する場合も、本文へ顧客情報を含めず、decision_id と確認先だけを送ります。

人間レビューのチェックリスト

期限が来たら、次の順番で人が確認します。

• 見送り理由はまだ有効か
• 再検討条件は実際にそろったか
• 対象業務・入力情報・参照正本に変更はないか
• 通常・境界・停止の例を1件ずつ確認したか
• 人間確認者と代理担当が今も対応可能か
• 失敗時に手動へ戻す場所があるか
• 今回の判断理由と次回見直し日を記録したか

条件が足りない場合は HOLD または NOT_NOW のまま期限を更新します。条件がそろっても、いきなり本番範囲を広げず、TRIAL として対象件数を限定してください。契約、返金、料金、個人情報訂正、強い苦情などはこの台帳から自動承認しません。

まとめ

見送りの台帳に必要なのは、「なぜ止めたか」だけではありません。

1. 見送り理由をコード化する
2. 再検討条件を一文で残す
3. 期限到来をレビュー待ちへ戻す
4. 人間が条件を確認して次の状態を決める
5. 判断理由と次回見直し日を記録する

この構成なら、GASは期限の検知と一覧化までを担当し、導入可否や業務影響の判断は人に残せます。AI導入を進めることだけでなく、今は進めない理由を次の担当者へ渡すことも、運用を続けるための記憶になります。