こんにちは！株式会社ミリタンイの稲葉です。
「Asanaを入れたのに、結局チャットで連絡が回ってくる」ということありませんか？
コメントとチャット、どちらに何を書くかを決めずに両方を使い始めると、情報が両方に散らばり、後から探すのは不可能になります。
今回は使い分けの設計について書いてみます。
なぜ曖昧になるのか
理由はシンプルで、ルールを決めずに両方を使い始めるからです。判断を個人任せにすれば、人によって書く場所はバラバラになります。
SlackやTeamsを先に使っていた組織では「連絡＝チャット」の習慣が体に染みついています。Asanaのコメントという新しい選択肢ができても、慣れた方に手が伸びてします。
意志ではなく習慣の問題です。
使い分けの3つの軸
使い分けは空気で決めるものではなく、基準で決めるものです。
支援現場では次の3軸を組み合わせて設計しています。
軸1：タスクに紐づくか
最も重要な軸です。
Asanaコメント：資料のレビュー、期日変更の理由、仕様判断の経緯
チャット：雑談、全社周知、ちょっとした相談
タスクに紐づく情報はコメントで、タスクに紐づかない情報はチャットといった分け方です。
判断に迷ったら「半年後に誰かが探す可能性があるか」を考えてください。あるならコメントに書くことをおすすめします。
軸2：即時性が本当に必要か
以下が基本です。
Asanaコメント：いつ読んでもいい
チャット：いますぐ返事がほしい
ただし、本当に5分以内の返答が必要な連絡は思っているほど多くありません。「明日の朝までに」程度なら全部コメントで充分です。
軸3：宛先が明確か、不特定多数か
Asanaコメント：特定のタスク担当者やフォロワーに伝えたい
チャット：チーム全体への周知や雑談
コメントは@メンションで宛先を絞れるため、関係ない人を巻き込まずに済みます。チャンネルに投げると無関係な人にも通知が飛ぶので、人数が増えるほど集中力の分散コストが大きくなります。
定着のための運用
ルールだけ決めても、運用が伴わなければ機能しません。次の3点を意識するとより活用しやすくなります。
通知設計を整える
「コメントしたのに気づかれない」が数回続くと、人はコメントを使わなくなります。担当・フォロー対象のタスクが受信トレイに通知される設定と、受信トレイ・マイタスクを1日1回確認する習慣の2つは最低限揃えてください。
弊社では、定期チェックが苦手な社員にはカレンダーに「Asanaを確認する」予定を入れてもらっています。意志に頼らず仕組みで担保するのがコツです。
チャットからコメントへ引き上げる
チャットを完全に排除するのは現実的ではありません。雑談から議論が始まることもあります。
そのときに大切なのは、決まった内容を最後にコメントへ転記すること。この一手間があるかないかで、半年後にタスクに残っている情報の質が変わります。
ルールはどこかに書いておく
「タスクに関する連絡はコメント、それ以外はチャット」。この1行を社内ポータルに置いておくだけで、新メンバーが参照できます。口頭で伝えるだけでは絶対に定着しません。
まとめ
- 使い分けの軸は「タスク紐づき」「即時性」「宛先」の3つ
- 通知設計と引き上げ運用がなければ、ルールは形骸化する
- 1行のルールを、誰でも見える場所に置く
まずはこの3点を整えてみてください。
株式会社ミリタンイは、日本初のAsana Services Partnerに認定されたAsana活用のプロフェッショナルです。
導入設計から定着支援・運用改善まで、業務改善を一貫して支援しています。
「Asanaを入れたけど定着しない」「もっと活用したい」という方は、お気軽にご相談ください。
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