こんにちは！株式会社ミリタンイの稲葉です。
今回もAsanaについて発信していきます。
Asanaのカスタムフィールドは便利です。ステータス、優先度、担当部署、予算、進捗率——管理したい情報をどんどん追加できます。
ところが、使い込んでいくうちに「なんかタスクが重くなってきた」「フィールドが多すぎて入力が面倒」という状態になっている組織をよく見かけます。
カスタムフィールドは増やすほど良いわけではありません。増やしすぎると、むしろAsanaが使いにくくなります。今回はその弊害と、見直しのポイントを解説します。
カスタムフィールドを増やしすぎる組織の共通点
カスタムフィールドが際限なく増えていく組織には、共通したパターンがあります。
「この情報も管理したい」という要望が出るたびにフィールドを追加し、気づけば1つのタスクに10個以上のフィールドが並んでいるといった具合。
追加すること自体のハードルが低いため、「とりあえず入れておこう」という判断が積み重なります。削除する判断は難しく、一度追加したフィールドはなかなか消えません。
増やしすぎると何が起きるか
タスク入力の負荷が上がる
カスタムフィールドが多いと、タスクを作成するたびに埋めなければならない項目が増えます。「これも入力しなきゃ」というプレッシャーが積み重なると、タスクを作ること自体が面倒になり、Asanaへの入力が後回しになっていきます。
結果として「タスクが作られない」「情報が入力されない」という本末転倒な状態に陥ります。
入力されないフィールドが増える
フィールドが多すぎると、重要度の低い項目は入力されなくなります。「このフィールド、誰も使っていないな」という状態が続くと、データの一貫性が失われ、フィールドそのものへの信頼度が下がります。
信頼されないフィールドはレポートにも使えません。「管理したくて追加したのに、結局データが揃わない」という状況が生まれます。
どのフィールドが重要かわからなくなる
フィールドが増えると、「このプロジェクトで本当に管理すべき情報は何か」という優先度が見えにくくなります。重要なフィールドと、あまり使われていないフィールドが同列に並ぶため、タスクを見ても何に注目すればいいかわからない状態になります。
組織全体の設計が崩れる
Asanaにはカスタムフィールドを組織全体で共有できるグローバルカスタムフィールドという仕組みがあります。この仕組みを活かすためには、フィールドの設計に一貫性が必要です。
プロジェクトごとに似たようなフィールドが乱立すると、データの横断集計ができなくなり、レポート機能やポートフォリオの活用が難しくなります。
カスタムフィールドの増殖を防ぐ考え方
「誰が、何のために使うか」を先に決める
フィールドを追加する前に、「このフィールドのデータを誰がどう使うか」を明確にすることが重要です。レポートで集計したい、担当者が入力して進捗を把握したい、など具体的な用途があるものだけを追加するルールにするだけで、不要なフィールドの増殖を防げます。
定期的に棚卸しをする
一度追加したフィールドも、定期的に「本当に使われているか」を確認する習慣が必要です。直近3ヶ月で入力されていないフィールドは、削除か非表示にすることを検討してみてください。
「管理したい」と「管理できる」は違う
「この情報も管理したい」という気持ちはわかります。ただ、管理できるフィールドの数には現実的な上限があります。入力する人のコストを考えると、フィールドは少ないほど運用は楽になります。「本当に意思決定に使う情報だけを管理する」という割り切りが、Asanaを長く使い続けるための重要な判断です。
まとめ
- カスタムフィールドを増やしすぎると、入力負荷が上がり、Asanaが使われなくなる
- 入力されないフィールドはデータの信頼性を下げ、レポート活用も妨げる
- 追加前に「誰が何のために使うか」を明確にすることが、設計崩壊を防ぐ第一歩
カスタムフィールドが増えすぎていると感じたら、まず「直近3ヶ月で使われていないフィールド」を洗い出すところから始めてみてください。
株式会社ミリタンイは、日本初のAsana Services Partnerに認定されたAsana活用のプロフェッショナルです。
導入設計から定着支援・運用改善まで、業務改善を一貫して支援しています。
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