こんにちは！株式会社ミリタンイの稲葉です。
今回もAsanaについて発信していきます。
「とりあえずプロジェクトを作って、タスクを入れ始めた」
Asanaを使い始めたとき、こんなスタートを切った方は多いのではないでしょうか。
それ自体は悪くないのですが、使い込んでいくうちに「なんかうまく回っていない」「タスクが増えるだけで管理が追いつかない」という状態に陥ることがあります。
その原因のひとつが、用途に合った「型」を選べていないことです。
Asanaには公式に定義された3つのワークフローの型があります。この型を知っておくだけで、プロジェクトの設計精度がぐっと上がります。今回はその3つの型と、特につまずきやすい「繰り返しの型」について解説します。
3つの型の全体像
Asanaのワークフローは、3つの型に分類できます。
| 型 | 特徴 | 向いている業務例 |
|---|---|---|
| 期日のある型 | 明確なゴールと締め切りがある | 新製品のローンチ、イベント企画、採用選考 |
| 繰り返しの型 | 同じプロセスが定期的に発生する | 月次レポート作成、定例ミーティング準備、請求処理 |
| 情報参照用の型 | 動かすためではなく、見るために管理する | 取引先リスト、社内規程、ナレッジベース |
3つを並べてみると、それぞれの役割は比較的わかりやすいかと思います。「期日のある型」は締め切りに向かって進むプロジェクト管理、「情報参照用の型」は社内Wikiやデータベースのような使い方、という感じです。
ところが「繰り返しの型」だけは、なんとなくイメージが湧きにくいという声をよく聞きます。
「繰り返しの型」がわかりづらい理由
繰り返しの型がピンとこない理由は、「期日のある型と何が違うの？」という混同が起きやすいからです。
たとえば「月次の請求処理」を考えてみましょう。毎月末に締め切りがあるので、「期日のある型じゃないの？」と思う方もいます。
また、「繰り返し業務をAsanaで管理する」というイメージ自体が湧きにくいという方も多いです。繰り返しの業務は、Excelのチェックシートや、チャットツールのリマインダーで回している組織が多く、「わざわざAsanaに持ち込むもの？」という感覚があるかもしれません。
さらに、繰り返し型を知らないと陥りがちな状態があります。それは「毎月、先月のプロジェクトをコピーして使い回す」という運用です。一見うまくいっているように見えますが、これは繰り返し型の本質的な使い方ではありません。
「繰り返しの型」とは何か
繰り返しの型の本質は、「業務プロセスそのものをAsanaに持たせる」という発想です。
期日のある型は「このプロジェクトを完了させる」ことがゴールです。一方、繰り返しの型は「このプロセスを毎回正確に回す」ことがゴールです。プロジェクト自体に終わりはなく、業務フローが永続的に存在します。
具体的にはこんな業務が当てはまります
月次の請求処理を例に挙げると、「請求書の確認 → 承認依頼 → 送付 → 入金確認」という一連のステップが毎月繰り返されます。このプロセス全体をひとつのテンプレートとして定義しておき、毎月そこから新しいタスクテンプレートを生成する——これが繰り返しの型の使い方です。
他にも、採用候補者のスクリーニングフロー、新入社員のオンボーディング、週次の進捗レポート作成など、「毎回同じ手順を踏む業務」はすべて繰り返しの型の候補です。
先月分をコピーする運用との違い
「先月のプロジェクトをコピーして使い回す」運用との決定的な違いは、プロセスの管理場所です。
コピー運用では、「何をどの順番でやるか」という手順が各プロジェクトの中に分散しています。手順を変えたいときは過去のプロジェクトを遡って確認し、次回から修正する、という作業が発生します。
繰り返しの型では、手順はテンプレートとして一元管理されています。プロセスを改善したいときはテンプレートを更新するだけで、次回以降の業務に自動で反映されます。「業務の型を組織の資産として持つ」という考え方です。
まとめ
- Asanaのワークフローには「期日のある型」「繰り返しの型」「情報参照用の型」の3種類がある
- 繰り返しの型は「業務プロセスそのものを管理する」ための型で、締め切りドリブンの期日のある型とは目的が異なる
- まず自分の業務がどの型に当てはまるかを考えることが、Asana設計の第一歩
Asanaを使い始めたばかりの方も、すでに運用中の方も、一度「今使っているプロジェクトはどの型か？」と見直してみると、改善のヒントが見えてくるかもしれません。
株式会社ミリタンイは、日本初のAsana Services Partnerに認定されたAsana活用のプロフェッショナルです。
導入設計から定着支援・運用改善まで、業務改善を一貫して支援しています。
「Asanaを入れたけど定着しない」「もっと活用したい」という方は、お気軽にご相談ください。
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