こんにちは！株式会社ミリタンイの森井です。
会議で意思決定をしても、その内容が日々の実務に反映されなければ、会議の価値は十分に発揮されません。議事録は残っているのに、「誰が何をいつまでにやるのか」が曖昧なままだと、実行フェーズで抜け漏れが起きやすくなります。
「議事録を書いたけど、誰も読んでいない気がする」
「決まったはずのタスクが、なぜかそのまま止まっている」
「誰がやるんだっけ、とまた確認の連絡が飛んでくる」
そんなモヤモヤを抱えていませんか。Asanaを導入していても、会議まわりの運用が変わっていないと、結局こうなりがちです。
今回は、会議体と日常のワークフローをAsana上でつなぎ、決定事項を確実に実行へ移すための具体的な運用設計についてご紹介します。会議の後にAsanaへ登録するのではなく、会議中にAsanaを全員で開き、リアルタイムでタスク化していくことで、会議の性質をまるごと変えていきましょう。
会議で決まっても物事が進まない理由
会議後に物事が進まない時、原因は「実行への引き渡し方」にあります。会議そのものは機能していても、その後の動きが整っていないケースがよく見られます。
よくある状態
- 決定事項がその場限りで終わる
- 担当者と期限が決まらない
- 次回会議まで進捗が見えない
- 現場の論点が会議に戻ってこない
会議では方向性だけが決まり、会議後に誰かが別途議事録をまとめたり整理したりする前提になっている組織が多いです。この設計だと、会議が終わった瞬間から頭が次の仕事に切り替わってしまうため、会議中の温度感もニュアンスも少しずつ抜け落ちてしまいます。結果として会議と実務が分断され、会議が「情報共有の場」で止まりがちです。
定着している組織のやり方
会議でAsanaが機能している組織では、決定事項を発言のうちにタスクの単位まで落とし込んでいます。会議中に画面を全員で見ながらその場でリアルタイムにタスクを作り、その後の進捗確認まで同じ場所で追いやすい仕組みを作っています。
会議中にAsanaを全員で開くメリット
実際に弊社では、週次の定例MTGをAsanaのプロジェクト画面をスクリーン（または画面共有）に映しながら全員で進めています。
議題に沿って「タイムライン画面」などを全員で見ながら進捗を確認し、「このタスク、前倒しが必要だよね」となればその場で期限を変更します。「追加でこの対応が必要だ」となれば、その場でタスクを作って担当者をアサインします。
こうすることで、会議が終わった時点でAsana上のプロジェクトが最新の状態にアップデートされます。担当者のマイタスクには即座に反映されるため、MTGが終わったその瞬間から迷わずタスクに取り掛かることができます。
後からまとめるための「議事録」は必要ありません。Asanaのプロジェクト自体が、そのまま会議の確実な成果物になるからです。
会議体とワークフローをつなぐ4つの運用設計ポイント
会議体と実務を安定して接続するために、以下の4つのポイントを意識して運用を設計してみましょう。
① 決定事項はその場でタスク化する
会議体とワークフローをつなぐうえで、最も重要なのは決定事項を具体的なタスクにすることです。会議の場で、少なくとも次の3つをセットで決める習慣をつけます。
- 誰が担当するか
- いつまでに対応するか
- 何をもって完了とするか
この3点がその場で明確になるだけで、会議後の実行力は大きく変わります。「後で決める」はなるべく避けるのが鉄則です。
② 「会議用プロジェクト」を適切に設計する
この運用をスムーズに回すには、会議専用のAsanaプロジェクトを作っておくのがおすすめです。定例MTGが複数ある場合は、会議ごとにプロジェクトを分けると管理しやすくなります。
特におすすめのセクション構成は以下の通りです。
- 議題：会議で話したいことを事前に書いておく場所
- 決定事項・タスク：会議中に生まれたタスクを入れる場所
- ペンディング：「今日は決められなかった」ことを残す場所
運用のポイント
「ペンディング」のセクションを用意しておくことが非常に重要です。決まらなかったことをとりあえずのメモや議事録に残しておくだけだと、そのまま埋もれてしまいがちです。Asanaに「ペンディング」として残しておけば、次回の会議で「先週保留になっていたこれ、どうしましょう」と自然に議論を拾い上げることができます。
③ 会議で見る情報をそろえ、「事前登録」を習慣化する
毎回口頭で状況説明を集めていると、情報の粒度がそろわず、確認作業だけで会議の時間が消えてしまいます。進め方が整っている組織では、会議前の時点でタスク上に進捗が整理されており、会議では次のような生産的な論点に集中します。
- 期限が近いタスク
- 停滞している案件
- 判断待ちの項目
- 次回までに決めるべき論点
さらに一歩進めて、会議の前日や当日の朝までに、話したい議題をタスクとして「議題」セクションに事前登録しておく習慣を作ります。参加者全員が事前にアジェンダを見られる状態にしておくことで、最初の5分を「今日の議題確認」で浪費することなく、会議が始まった瞬間から本題に入ることができます。
（※まずはファシリテーター役の人が議題を追加する習慣から始め、慣れてきたら参加者が自由に追加できるルールにしていくのが現実的です。）
④ 会議後のフォローまで設計する（受信トレイの活用）
会議体を安定して運用するには、会議後の動きまで決めておくことが大切です。会議中にその場でタスクの担当や期限を更新しておけば、その後のフォローはすべてAsanaの「受信トレイ」で完結します。タスクにコメントが入ったり進捗が変わったりすると自動で通知が届くため、個別に「あの件、その後どうなっていますか？」と確認の連絡を入れるコストが不要になります。また、次回会議で何を確認するかをあらかじめ決めておくことで、振り返りもスムーズになります。
継続的な改善サイクルを回す
会議体とワークフローの接続は、一度決めて終わりではなく、運用しながら少しずつ磨いていくものです。会議で扱うべき内容と、現場判断に任せるべき内容の線引きが曖昧なままだと、会議が重くなったり、必要な論点が上がってこなくなったりします。
運用が定着している組織では、定期的に次の観点で会議のあり方を見直しています。
- 会議で扱う情報量は適切か
- タスク化されない決定事項が残っていないか
- 進捗確認の頻度（確認スピード）は適切か
- 会議後のフォローが機能しているか
こうした見直しを続けることで、会議はだんだんと実務に直結する場へとブラッシュアップされていきます。
まとめ
会議体と日常のワークフローをつなぐためのエッセンスをまとめます。
- 会議中にAsanaを全員で開き、タスクをリアルタイムで作成・アサインすることで、会議終了と同時に現場の行動が始まる
- 決定事項はその場でタスク化し、「誰が」「いつまでに」「何を」を一体で設計する
- 会議前の議題登録や、会議後の受信トレイ活用とセットで運用することで、会議にまつわるコミュニケーションコストが大幅に下がる
会議を「決まったことを共有する場」から、「決めて、その場で動かし始める場」へと捉え直すことで、組織の実行力は劇的に向上します。
議事録を残すところで止まっている会議がある時は、ぜひ次回の定例MTGで、スクリーンにAsanaを映しながら進めてみるところから始めてみてください！
株式会社ミリタンイは、日本初のAsana Services Partnerに認定されたAsana活用のプロフェッショナルです。
導入設計から定着支援・運用改善まで、業務改善を一貫して支援しています。
「Asanaを入れたけど定着しない」「もっと活用したい」という方は、お気軽にご相談ください。
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