こんにちは！株式会社ミリタンイの稲葉です。
ミリタンイは、日本初のAsana Services Partnerに認定された、Asana活用の専門企業です。
導入設計から定着支援・運用改善まで、Asanaを起点とした業務改善を一貫して支援しています。
会社を設立して約1年9ヶ月の間に16社以上の組織に対して、Asanaの導入・活用支援を行ってきました。
このブログでは、支援の現場で得られた知見をもとに、Asanaをもっとうまく使うためのヒントをお届けしていきます。
さて、支援の中で一番多い相談が「Asana入れたんだけど、なんかうまく使えていない気がする」というもの。
詳しく聞いてみると、タスクはちゃんと登録している。期限も入っている。でも、仕事の進め方自体はAsana導入前と何も変わっていない。Asanaが"タスクの置き場"になっているだけで、日々の業務に組み込めていないんですよね。
じゃあ何が足りないのか？新しい機能の知識ではありません。「Asanaを日々の仕事の中でどう使うか」という運用の設計です。
今回は、支援の現場で実際に効果が出ている3つの運用を紹介します。
- マイタスクの活用
- 会議でのタスク管理
- 受信トレイの活用
どれも個人の業務管理が中心ですが、ここが回り始めると、チーム全体のAsana活用も自然と進んでいきます。
1. マイタスクを「今日の仕事の起点」にする
よくある状態
マイタスクを「自分に割り当てられたタスクの一覧」として、なんとなく眺めているだけ——という方、多いのではないでしょうか。
タスクが数十件ずらっと並んでいて、どれから手をつけるべきかわからない。結局Asanaを閉じて、メールやチャットの通知に反応する形で仕事が始まる。
これだと、Asanaにタスクを入れている意味がなくなってしまいます。
定着している組織はこうしている
Asanaがうまく回っている組織には共通点があります。それは、毎朝マイタスクを開いて1日の仕事を確認する習慣があること。
マイタスクには「今日やる」「近日中」「後で」の3つのセクションがデフォルトで用意されています。この3つを使い分けるだけで、マイタスクの役割が大きく変わります。
運用のポイント
- 「今日やる」 — 今日中に完了させるタスクだけを入れる。目安は5〜8件。これを超える場合は、優先度を見直すか、期限を調整する
- 「近日中」 — 今週中に着手するタスク。毎朝ここを確認して、今日やるべきものを「今日やる」に移動する
- 「後で」 — 来週以降のタスク。忘れないために登録しておくけど、今は意識しなくてOK
大事なのは、毎朝「近日中」と「後で」から「今日やる」にタスクを移動する作業を行うことです。たった5分の習慣ですが、これだけでAsanaが「タスクの置き場」から「今日の仕事の起点」に変わります。
支援先の組織では、この習慣を「朝のAsanaチェック」と呼んで、始業後の最初の作業として定着させているケースが多いですね。
ルールで仕組み化するともっとラクになる
この「毎朝タスクを移動する」運用、効果的なんですが、全部手動でやっていると負担になります。タスクが増えるほど整理に時間がかかって、だんだん面倒になってやらなくなる。
そこで活用したいのが、Asanaのルール機能です。マイタスクには、条件に応じてタスクを自動でセクション移動させるルールを設定できます。
おすすめのルール設定
- 「期限が今日のタスクを"今日やる"に移動」 — 朝の時点で、今日が期限のタスクが自動的に「今日やる」に入ってくれる。手動で移動する手間がなくなります
- 「期限が近日中（1週間以内）のタスクを"近日中"に移動」 — 来週だったタスクが、期限が近づくと自動で「近日中」に上がってくる
ルールの設定手順
- マイタスクを開く
- 右上の「カスタマイズ」をクリック
- 「ルールを追加」を選択
- 「期日」をトリガーに選び、移動先のセクションを指定する
この2つのルールを設定するだけで、マイタスクの整理にかかる手間が大幅に減ります。自分でやるのは「今日やる」の中での優先順位づけだけ。
整理の手間がなくなることで、マイタスクを見にいくハードルが下がります。
2. 会議ではその場でタスクを作る
「後で整理する」はだいたい機能しない
会議で決まったアクションアイテムを、会議後にまとめてAsanaに登録する——この運用を採用している組織は多いです。でも正直なところ、この方法はほぼ機能しません。
理由はシンプルで、会議が終わったら次の予定が入っているからです。「後で登録しよう」と思っても、別の業務に追われてそのまま忘れる。仮に登録できたとしても、会議中のニュアンスや背景が抜け落ちてしまう。
雑でもその場で作る
Asanaがうまく回っている組織では、会議中にその場でタスクを作成しています。
具体的にはこんな感じです。
- 会議中に「これはやらないと」となった時点で、その場でAsanaを開いてタスクを作る
- タスク名・担当者・期限をその場で決める。「後で決める」は原則なし
- 作成したタスクは、担当者のマイタスクに即座に反映される
ポイントは「完璧なタスクを作ろうとしない」こと。タスク名と担当者と期限さえ入っていれば十分です。詳細は後から担当者が補足すればいい。会議中に大事なのはスピードです。
導入初期は、ファシリテーターが「これ、タスクにしましょう」と声をかける役割を担うとスムーズに定着します。
3. 受信トレイを「自分に関係ある変化を拾う場所」にする
通知が溜まって見なくなる問題
Asanaの受信トレイには、自分に関連するタスクの更新が通知として届きます。でも、この受信トレイをちゃんと活用できている方は意外と少ないです。
通知が溜まりすぎて見る気がなくなるか、そもそも受信トレイの存在自体を意識していないかのどちらかです。
メールの受信トレイと同じ感覚で使う
受信トレイの運用は、メールと同じ考え方でOKです。
基本ルール
- 毎日確認する — 朝のマイタスクチェックとセットで受信トレイも確認する。この2つで1日の始まりのルーティンが完成します
- 確認したらアーカイブする — 内容を確認して、対応が必要ならタスクを更新。確認済みの通知はアーカイブして、未読だけが残る状態をキープする
- 「フォロー」を整理する — 自分に関係ないプロジェクトやタスクをフォローしていると、通知が増えすぎます。本当に把握すべきものだけに絞る
受信トレイが機能するようになると、Slackやメールで「あのタスクどうなりました？」と確認する必要がなくなります。進捗はAsana上のコメントや更新として受信トレイに届くので、確認のためだけのコミュニケーションが減るんですよね。
まとめ
今回紹介した運用は3つです。
- マイタスクを「今日の仕事の起点」にする — セクションの使い分けとルールによる自動化で、毎朝の仕事の起点をつくる
- 会議でその場でタスクを作る — 「後で登録」をやめて、その場で担当者・期限を決める
- 受信トレイで変化を拾う — 毎日確認・アーカイブの習慣で、確認のための連絡を減らす
どれも高度な機能や複雑な設定は必要ありません。必要なのは「Asanaをどのタイミングで、どう使うか」という運用の設計だけです。
この3つが回ると、Asanaは「タスクの置き場」から「仕事の基盤」に変わります。まずはマイタスクの朝チェックから始めてみてください。
株式会社ミリタンイは、日本初のAsana Services Partnerに認定されたAsana活用のプロフェッショナルです。
導入設計から定着支援・運用改善まで、業務改善を一貫して支援しています。
「Asanaを入れたけど定着しない」「もっと活用したい」という方は、お気軽にご相談ください。
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