こんにちは！株式会社ミリタンイの上野です。
今回もAsanaについて発信していきます。

Asanaでタスクを完了したとき、画面をユニコーンやイッカク、イエティが横切っていったことはありませんか。

どの動物が出てくるかはランダムで、毎回出るわけでもありません。
ふいに出てくると、ちょっとうれしくなりますよね。

もし今あなたが、「そういえば最近、あの動物たち見てないな」と思ったなら、タスクがちゃんと「完了」されていないサインかもしれません。

今回は、Asanaのお祝い演出をきっかけに、完了を積み上げてチームで称え合う運用についてお話しします。
かわいい演出の話に見えて、実はAsanaの定着そのものに関わるテーマです。

終わったら、ちゃんと「完了」にする

よくある状態

作業はとっくに終わっているのに、タスクは開いた（未完了）まま。
ステータスのカスタムフィールドは「完了」に変えたけれど、タスクの完了ボタンは押していない。
「あとでまとめて完了しよう」と思っているうちに、終わったタスクと終わっていないタスクがマイタスクに混ざっていく。

支援を開始する際、お客様のAsanaの中を見せていただくと、こうした「終わっているのに完了されていないタスク」はかなりの頻度で見つかります。
こうなると、本当に残っている仕事が埋もれてしまいますし、せっかくのお祝いの動物たちに出会う機会もありません。

定着している組織のやり方

うまく回っている組織は、「終わったら、その場で完了にする」をチームの当たり前にしています。

ここで大事なのは、完了したタスクは消えるわけではない、ということです。
完了したタスクは、Asanaの中に「これまでやり遂げてきた仕事の記録」として積み上がっていきます。

誰が、いつ、どんなやりとりを経て、その仕事を終わらせたのか。
タスクの説明、コメント、添付ファイル、サブタスクがすべて一緒に残るので、あとから振り返れる生きたデータになります。

完了の記録が役立つ場面

同じような仕事が来たときに、過去のタスクを検索して進め方を参考にできる
担当者が変わっても、経緯ごと引き継げる
振り返りや評価の場で「この期間にこれだけやり遂げた」を具体的に示せる

完了ボタンを押すのは、ただの片付けではありません。
チームの成功の記録を、一つずつ積み上げていく作業なんです。

とはいえ、「これ、完了にしていいのかな？」と迷って押せないこと、ありますよね。

「完了していいのか迷う」をなくす

よくある状態

完了を押せない理由として、支援現場でよく聞くのは次の2つです。

タスクが大きすぎて、いつまでも終わらない（例「〇〇システム導入対応」）
何をもって完了とするかが決まっていない（例「資料作成」は初稿を出したら完了なのか、承認されたら完了なのか）

どちらも、本人のやる気の問題ではなく、タスクの作り方の問題です。

定着している組織のやり方

定着している組織は、タスク名に「動詞」を使い「迷わず完了にできる形」で作っています。

タスクを作るときのポイント

1〜2日で終わる粒度に分ける。大きな仕事はサブタスクに分解するか、区切りをマイルストーンにする
タスク名を「動詞で終わる」形にする（例「提案資料の初稿を作成する」）
判断が分かれそうなものは、タスクの説明に「完了の条件」を一行書いておく（例「部長の承認をもらったら完了」）

こうしておくと、完了を押すタイミングで迷わなくなります。

これは行動科学の面から見ても理にかなっています。
ハーバード・ビジネス・スクールのテレサ・M・アマビールとスティーブン・クレイマーらの研究では、仕事へのモチベーションをいちばん高めるのは、大きな成果よりも「意味のある仕事で小さな前進を実感すること」だとされています。
「進捗の法則（The Progress Principle）」と呼ばれる考え方です。

大きなタスクが1つ残っている状態よりも、小さなタスクを毎日いくつか完了していく状態のほうが、前に進んでいる実感を持ちやすい。
タスクの粒度を整えることは、管理のしやすさだけでなく、チームのモチベーションの設計でもあるんです。

「たまに出る」から飽きない

お祝いの表示のタイミング

Asanaのお祝い演出は、タスクを完了するたびに必ず出るわけではありません。
どの動物が出てくるかも、そのときまでわかりません。

この「たまに、何かが出る」という仕組みは、行動科学でいう変動報酬に近いものだと考えています。
毎回もらえる報酬よりも、いつもらえるかわからない報酬のほうが、人は行動を続けやすいといわれています。

定着している組織のやり方

定着している組織は、この「たまに出る」を個人の楽しみで終わらせず、チームの話題にしています。
たとえば、マイルストーンを完了したときは、動物たちが何匹も一緒に出てきてくれるので、チームの節目をみんなで喜ぶきっかけにすることができます。

注意したいこと

ただし、演出を目的にしてタスクを細かく切りすぎたり、完了の数を競ったりするのは本末転倒です。
演出は、あくまで「前に進んだことを気づかせてくれるもの」。主役は仕事そのものです。

完了したタスクに、仲間から感謝のスタンプを

よくある状態

タスクを完了しても、誰からも反応がない。
特に、頼まれた仕事を終わらせたときに何も返ってこないと、「ちゃんと見てもらえているのかな」と不安になりますよね。

日本の職場は、口に出して褒めたりお礼を言ったりするのが苦手な組織も多いです。

定着している組織のやり方

定着している組織では、完了したタスクに、依頼した人やコラボレーターが「感謝のスタンプ」を押す文化があります。

感謝のスタンプは、タスクやコメントにワンクリックで押せるリアクションです。
実はこのスタンプの中にも、ユニコーン、イッカク、イエティ、カワウソといったお祝いの動物たちが登場します。

ある支援先からは、上司から振られたタスクを完了したら、すぐにその上司から感謝のスタンプが届いて、チームの空気がふっとなごんだ、という話を聞きました。
わざわざ「ありがとう」とコメントを書くほどではないけれど、何かは伝えたい。そんなときに、スタンプはちょうどいい距離感なんです。

これも行動科学でいうピア・レコグニション（仲間同士の承認）にあたります。
上からの評価だけでなく、一緒に働く人から日常的に認められることが、エンゲージメントを高めるといわれています。

文化にするためのポイント

まずは依頼した側、上長やプロジェクトのオーナーが率先して押し「押していい」空気をつくる
「押していいんだ」という空気ができると、メンバー同士でも自然に押し合うようになる

「お祝いの表示」をオフにしたい人へ

なかには「演出は気が散るのでオフにしたい」という方もいます。もちろん、それは個人の自由です。
タスクやマイルストーン完了時のお祝いの表示は、プロフィール設定からオフにできます。

ただ、オフになるのは、タスクやマイルストーンを完了したときの演出だけです。感謝のスタンプはそのまま使えます。
演出は好みで選びつつ、仲間同士でお祝いし合う文化はチームで残しておく。
この切り分けを導入時に伝えておくと、どちらの派の人も気持ちよく使えます。

ちょっとした豆知識

最後に、お祝いの動物たちの小ネタを2つ紹介します。

なぜ空想の生き物なのか

ユニコーンやイッカク、イエティ、フェニックスなど、お祝いの動物たちはほとんどが空想上の（あるいは空想のように珍しい）生き物です。Asanaによると、空想の生き物には、ひらめきの瞬間のような「めったに出会えない特別さ」が込められているそうです。

たまにしか会えないからこそ「出た！」がうれしい。仕様とモチーフがきちんと噛み合っているのは、さすがだなと感じます。

カワウソだけは、実在の動物

その中で、カワウソだけは実在の動物です。カワウソは、Asanaのユーザーコミュニティから生まれたキャラクターだそうです。ユーザーの声から仲間が増えていくのも、Asanaらしいところですね。

まとめ

完了の積み重ねは、チームの成功の記録になる
迷わず完了できる粒度と、完了の条件を決めておく
お祝いの表示は自分へのお祝い、感謝のスタンプは仲間からのお祝い

最初の一歩としては、まず今日、マイタスクの中の「終わっているのに開いたままのタスク」を完了にしてみてください。もしかすると、さっそく誰かが画面を横切ってくれるかもしれません。

株式会社ミリタンイは、日本初のAsana Services Partnerに認定されたAsana活用のプロフェッショナルです。
導入設計から定着支援・運用改善まで、業務改善を一貫して支援しています。
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