標準的な資材調達プロセス
- 標準的な資材調達プロセスの全体の流れは、次のようになります。
① 購買申請（購買依頼の登録）
購入品を必要となった部門が、「何を」、「いくつ」、「いつまでに」購入して欲しいか
という購買申請を購買部門に出します。
SAP ERPでは、購買依頼伝票というデータを使用します。
② 供給元（仕入先）の決定
購買依頼を受取った購買部門は、適正な価格・品質で購入するには、どの供給元
（仕入先）が適切なのかを考慮して、決定を行います。
一般に、業者、ベンダー、外注先と呼ばれる取引先は、SAP ERPでは仕入先と
呼ばれます。
③ 購買発注の登録
購買依頼の「何を」、「いくつ」、「いつまでに」という情報に、「どこから」、「どんな
条件で」購入するのかという情報を追加すると、購買発注に必要なデータが
揃います。購買部門は、購買発注登録を行います。
④ 購買発注品の入庫
発注したモノが仕入先から納入されたら、受入を行います。この処理を購買発注
入庫といいます。
⑤ 請求書登録
納入にともない仕入先から送られてきた請求書の内容と納入実績・発注価格を
照らし合わせながら、請求書登録を行います。
⑥ 支払処理
仕入先からの請求書が登録されると財務会計（ＦＩ）モジュール側に買掛金が
計上されます。買掛金担当者は支払期日までに支払処理を行います。
購買依頼
- 購買依頼伝票は、品目を必要とする部門が、購買部門へ購入を要求するために登録する伝票です。（社内だけで使用される伝票で、仕入先へ送られることはありません。）
- 購買依頼は、MRPで自動的に作成したり、購入依頼者がマニュアルで作成したりすることができます。
供給元決定
- MRP、または、各部門の購買申請者によるマニュアル入力によって、「何を」、「いつまでに」、「いくつ」必要かが決定され、購買依頼が登録されます。
- 購買担当者は購買依頼を受けて、購買発注を登録します。購買依頼には、担当の購買グループが指定されているので、購買担当者は、これをキーにして自分が処理するべき購買依頼を検索します。
- 購買発注を登録するためには、購買依頼の情報に、さらに、どこから（仕入先）、どんな条件で（価格、支払条件 等）購入するか、情報を追加する必要があります。
- このプロセスを供給元決定と言います。
- すでに仕入先と取決めた条件がある場合（つまり、購買情報がある場合）、その取決めにしたがって、購入します。
- 仕入先の候補が複数ある場合は、購買担当者がマニュアルで選定する方法とシステムで自動決定させる方法があります。
- 自動決定させる方法については、第2章 組織とマスタ で説明した「供給元一覧」、「供給量割当」といったマスタを使用して、購買依頼登録時に自動決定させます。
（この章では、説明を省略します。） - どこから購入するか決まっていない場合、複数の仕入先に対して、見積依頼を出して、条件交渉を行います。
供給元マニュアル決定
- 供給元選定の対象となる購買依頼が一覧で表示されます。
- 供給元の選定を行う対象の購買依頼を選択します。
- 割当ボタンを押下すると、登録済の購買情報マスタの中から仕入先が一覧表示されますので、この中から仕入先を選択して、供給元（仕入先）の選定を行います。
見積依頼
- 購買依頼品に対して、仕入先と取り決めた条件がない場合（購買情報がない場合）、見積依頼を複数の仕入先へ出すことができます。
- 購買依頼を参照して見積依頼を登録することで、見積依頼には、購買依頼の内容（品目、数量、納期 等）がコピーされます。
- 見積依頼登録時に見積依頼を出す仕入先を設定します。（※仕入先マスタは事前に登録されている必要があります。）
見積回答
- 各仕入先からの見積回答の結果を受けて、見積依頼伝票の価格を更新します。
見積比較
- 仕入先からの見積回答価格を比較検討して、不採用とする見積依頼には拒否区分を設定します。
- 拒否区分が設定された見積依頼を参照して購買発注を登録しようとした場合、エラーメッセージを出力することができます。
購買発注
- 購買部門の購買担当者は購買依頼をもとに、購買発注伝票を登録します。
- 購買依頼を参照して、購買発注を登録すると、購買依頼から品目、数量、納期がコピーされます。
- 購買発注伝票には、さらに、「どこから」、「どんな条件」でといった情報を追加して登録を行います。
- この時、仕入先マスタや購買情報マスタを利用して登録を行うと、マスタから値が読み込まれますので、入力の手間を省くとともに、入力ミスを防止することができます。
- 購買発注伝票は、ヘッダ部分と明細部分で構成されています。
- ヘッダ部分には、伝票番号、仕入先、支払条件、取引通貨、発注日付 等の項目があります。
- 明細部分には、品目、品目名称、数量、納期、価格 等、発注品個別の項目があります。
- 上記は、購買発注伝票の登録画面です。ヘッダ部、明細部に分かれています。
入庫
- 発注したモノが、仕入先から納入されたら、検品後、入庫処理を行います。
- 入庫登録は、購買発注伝票番号を指定して実行します。
- 購買発注伝票番号を指定して入庫処理を行うことで、購買発注伝票から「品目」、「数量」、「プラント」、「保管場所」等がコピーされてきます。
- 入庫登録時に「数量」、「保管場所」を変更することが可能です。
- 購買発注伝票を指定して入庫登録を行うのは、明細入力をマニュアルで行う手間を省くだけでなく、購買発注明細の内容と照合して、正しく納入が行われているかチェックするという意味があります。
- SAP ERPでは、入庫・出庫にかかわらず、品目の在庫移動を表す伝票は、入出庫伝票と呼ばれます。
- 入庫登録を行うと、入出庫伝票が登録され、在庫数量が増加します。
- また、財務会計（FI）モジュール側では、在庫計上のために、会計伝票が自動登録されます。
- 上記は、入庫登録の画面です。
- 購買発注伝票番号を画面上部に指定すると、購買発注明細データがコピーされます。
- これにより、仕入先からの納入実績と発注伝票明細内容との照合チェックが可能になります。
請求書照合
- 発注品を受入したことによって、支払義務が発生します。
- 仕入先から送られてくる請求書をもとに、この内容をシステムに登録します。
- 上記は、仕入先から送られてくる請求書のサンプルです。
- 請求書照合登録では、「請求書日付」、「請求書番号」、「請求合計金額」を入力します。
- 上記は、請求書照合登録画面です。
- 前述で述べたように、 ヘッダ部に「請求書日付」、「請求書番号」、「請求合計金額」を入力します。
- 購買発注伝票番号を入力すると、請求明細が自動提案されます。請求明細は、納入された数量と発注金額から提案されます。
- 請求明細の合計金額と仕入先からの請求書にある請求金額（ヘッダ部に入力した請求金額）が一致しているかチェックされます。
- 一致している場合、請求書照合登録が可能です。
- 請求書が登録されると、財務会計（FI）モジュール側で会計伝票が自動登録されて、買掛金が計上されます。
- 買掛金が支払プログラムで処理されることによって、支払処理が行われます。
- 請求書照合を行う目的は、次になります。
① 仕入先から送られてきた請求書の内容が、発注金額、納入実績と合致しているかを
チェックすること。
② 買掛金を計上して、支払のためのデータを財務会計（FI）側へ渡すこと。
財務会計（FI）とのデータ統合
- ここでは、在庫品の調達プロセスにおいて発生する会計伝票について説明します。
- 発注入庫の登録と同時に、在庫数量だけでなく在庫金額も増加します。
- 在庫勘定は、入庫の登録時に計上されます。
- 一方、買掛金は、仕入先から送付された請求書を登録した時に、計上されます。
- SAP ERPでは、入庫登録と請求書照合登録は別のトランザクション（タイミング）で行うため、在庫勘定と買掛金勘定を同時に起こすことはできません。
- SAP ERPでは、入庫時、貸方に「入庫請求仮勘定」という見越勘定を計上し、請求書照合登録時、借方に「入庫請求仮勘定」を計上します。
- 入庫数量と請求数量が一致していれば、入庫請求仮勘定は同じ金額で計上されますので、その結果、この仮勘定はきれいに相殺されることになります。
- 入庫請求仮勘定を使用することによって、入庫登録と請求書照合登録のタイミングが異なってもリアルタイムに在庫評価を行うことができます。