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【超入門】GASで簡単自動化システムを作ってみる

Posted at 2022-03-26

どうもmrです。

この記事の目標はGoogle Apps Script(GAS)を使って、
GoogleスプレッドシートとGmailを連携させることです。

とてもシンプルな内容となっていますので、GAS？なにそれ？それで何ができるの？くらいの人をターゲットにしています。

作りたいもの

進捗管理表で期限が過ぎてしまっているものをGmailで通知したい

必要なもの

・Googleアカウント
スプレッドシートの作成に必要なため

やること

スプレッドシートに進捗管理表を作る
GASを書く
Gmailで結果を確認する
定期実行する

この三つを行っていきます。

1. スプレッドシートに進捗管理表を作る

進捗管理表には「No」「進捗状態」「タイトル」「詳細」「期限」を入れます。

番号には連番を入れておきます。

進捗状態には「データの入力規則」を用いて「未着手」「実行中」「完了」「保留」の4つを選択できるようにします。

タイトルには適当にタスク＋連番を入れておきます。

期限は結果が確認しやすいように、今日の日付から前後10日間くらいを入れておきます。

当記事執筆日は3/26です。

次に本日の日付をスプレッドシートに記入します。
ですが、3/26をそのまま直打ちしてしまうと、日付が変わるたびに変更しなくてはいけないので、
TODAY関数を使用します。
スプレッドシートのセルG1に本日と、
セルG2に =TODAY() と入力してください。

すると自動的に本日の下に今日の日付が入っているかと思います。

これでタスクの３分の１くらいが期限が切れてしまった進捗管理表ができあがりました。

次にこの進捗管理表の通知を飛ばすメールリストを作ります。
今回は右側の余白にこのようなメールリストの項目を作って、飛ばすようにします。

画像にも書いてある通り、自身が使っているメールアドレスを入力してください。
この後にこのメールアドレスに結果を送信するので、人のメールアドレスを入力すると迷惑になってしまいます。
本番利用する際は良いとは思いますが、まだテスト段階なので、自身のメールアドレスのみにしておきましょう。

2. GASの作成

スプレッドシートのメニューの「拡張機能」から「Apps Script」を選択してください。

このような画面になると思います。

次に以下のプログラムをコピペしてください。
セル番号がずれてしまっている方は気を付けてください。

今回はプログラムについての詳しい解説はしないので、コメントを参照してください。

コード.gs

function myFunction() {
  // スプレッドシートを取得
  var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();

  // 今日の日付を取得
  var today = ss.getRange("G2").getValue();

  // タスクリストを取得
  var tasks = ss.getRange("A2:E23").getValues();

  // Gmail通知用の文
  var log = "";

  // 期限切れのタスクを検索する
  for(var i = 0; i < tasks.length; i++) {
    if(today > tasks[i][4]) {
      // ログに 【期限切れ】No タイトル (改行)を追加する
      log +="【期限切れ】 " + tasks[i][0] + " " + tasks[i][2] + "\n";
    }
  }

  // ログが空のままの場合は期限切れ無し
  if(log =="") {
    log = "期限切れはありません。";
  }

  // メールリストを取得
  var mailList = ss.getRange("I2:I23").getValues();

  for(var i = 0; i < mailList.length; i++) {
    // アドレスの部分が空でなければそこに書かれているアドレスにメールを送信する
    if(mailList[i][0] != "") {
      MailApp.sendEmail(mailList[i][0], "本日の進捗状況", log);
    }
  }
}