１．この記事の背景

　　ファイルサーバはいろんな人が使います。そして自由における空間です。
　　街中にごみがあれば、あちこちにごみが増える、という理論と同じで、汚い要素があればどんどん汚く、カオスになります。
　　カオスな空間をどう正常化するか、について考えたことをまとめます。

２．なぜ汚くなるのかを考える

　ゴミが落ちまくっている街中を想像すればイメージしやすいと思います。

・ルールがあるようでない
・監視の目がない
・誰かがキレイにしてくれる
・「後からキレイにしよう」でしない人々

３．考えたステップ

ステップ	何をする？	具体例
１	現状を眺める、悲惨さを数値化して周知する	ファイル一覧化、所有者データ、最終アクセス日、サイズ
２	どういう姿がよいか議論し、まとめる	利用目的、これを使って業務がどのように改善するかなど未来の姿を考える
３	リスク、理想とのギャップを整理する	この状態における危険なこと、理想像に足りていないことを話し合い、まとめる(当事者意識を育てることが大切)
４	フォルダ構成を考え、β版として公開し、意見を募る。同時に、運用設計も考える。	ここでいう運用は、バックアップやリストアといったものだけではなく、運用ポリシーの監視設計も(人が使えば汚くなるのは当然なので！)。できれば自動化の仕組みを入れておきたい(ポリシー違反をした場合、自動で本人と上司に連絡がいくなど)
５	一定条件を定め、削除/アーカイブ化する。	日時を決めておき、一気にその日程で実行。わからないものは「削除してよい」とはなかなか言えないのでそれらはアーカイブへ一括移動。データを扱うので管理者の承認の下、行う。
６	本番運用開始。	β版を公開しているので基本的にクレームは受け付けない。ただしあくまで業務効率化が目的なので、柔軟な対応も必要。
７	教育(社内研修、説明会)	初期はNG事例が豊富にあるはず。実例をもって教育すると理解度も格段に上がる。
８	運用	警察的な立ち位置。中だるみもあるので、上司など権限のある人の力も借りて取り締まる。

４．ポイント

・たかがファイルサーバ、されどファイルサーバ。
　現状把握→あるべき姿→fit&gap→検討・企画→実行　の流れをなぞります。
・ルールの設定と監視の仕組みを確立させる

オンプレのファイルサーバだけでなく、BOXなどにも使えると思います！