SharePoint

カスタムリストとワークフローを組み合わせて掲示板を作成する

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この記事は、Office 365 Advent Calendar 2017 に参加しています。 Office 365 Advent Calendar 2017 https://adventar.org/calendars/2585

勤務先のSharePoint Onlineを活用した掲示板の事例を紹介します。Qiitaへの投稿ですが、あまり技術的な要素は
ないことをご容赦ください(自分が企画し、社内でSharePoint利用が拡大した事例です)

1.利用状況

(1)システム開発会社の本部(250名程度)の情報共有基盤として利用
(2)2017年5月にリリースし、本日までに232件投稿済み
(3)システム開発に関する事項を投稿(業務連絡として利用)

2.掲示板を利用しようとしたきっかけ

(1)従来はメールが主流であったが、本部内で情報共有がうまくいかずにトラブルが発生する事例があったため
(2)本部で共有するべき案件をルール化し、該当するものはSharePointに登録してより円滑に情報共有できるようにした
※メールはその当時に受け取った人しか確認できない。見逃し・削除によって、対応が漏れる恐れがある

3.開発期間

(1)従来の情報共有方法との使い分けを明確にすることが求められたため、企画にかなり時間がかかった
(2)2016年11月にトップに企画を報告し、質疑応答や追加要望に応え、2017年3月にパイロット運用開始
(3)各種会議等で操作方法を説明し、2017年5月リリース

4.掲示板開設において工夫したこと

(1)掲示板投稿と同時に、メールでプッシュ通知もできるようにした(ストックとフローを組みあわせた)
(2)プッシュ通知の範囲を選択可能とした
 ①選択肢より通知範囲を選択できるようにした(全員・Aセンター・Bセンター・Cセンターなど)
 ②SharePointデザイナーでワークフローを作成し、通知範囲の選択によりメール発信先を切り替えた
(3)掲示板投稿時にキーワードを登録できるようにし、メタデータ検索できるようにした
(4)Webパーツの「最近変更があったアイテム」を利用し、投稿状況が一目で分かるようにした
(5)SharePointが投稿と同時に記録する情報(投稿日時や投稿者)をうまく活用し、ユーザーが入力する項目をできるだけ減らした
(6)Java ScriptやCSSを使い、フォームの大きさを調整したりリストの見た目を整えた

5.ユーザーからの評価

(1)メールと違い宛先を自分で入力する必要がないため、他部署への情報共有が楽になった
(2)メールを探す手間が減った(一元管理されているため)
(3)掲示板を確認時に前後のアイテムが自然と目に入るため、他の業務の漏れに気づく機会が増えた

Japan Sharepoint Group等でもう少し詳細に説明できたらと考えています。
SharePointの業務利用に生かせていただけたらと思い投稿しました