目次
はじめに
新入社員の皆さま、こんにちは。この記事では新卒4年目の私が会社で実践していてよかったなと思える新入社員向けのライフハックや考え方をご紹介します。
当記事は小手先のテクニックのような内容がメインになります。人によってはバレると不快に思われる可能性のある内容も含まれるので、参考にする際は注意するようにお願いします。
メモ編
■わかっていてもメモを取る
メモは大事です。特に新しい職場では覚えることが大量にあるため、覚えきれない部分を言葉として残すのはとても重要です。
では、自分の覚えていることのメモは不要でしょうか。答えはNoだと考えます。
メモの効果は記憶の外付けメモリというだけではありません。メモを取ることで、私はあなたの話を聞いていますというアピールができるのです。
職場において人間関係は大事です。特に上司の視点、最初はあなたがどんな人なのかわかりません。たとえ、あなたが知っている情報、ほかの人から聞いた情報でも、メモを取らないと(この人は覚える気がないのかな……)と思う人は一定数います。
これは相手の心が狭いわけではありません。そういうものです。
万が一、忘れたときに「これ、前にも言ったよね？なんでメモ取らなかったの？」といった理詰めに対抗する手段にもなるので、防衛の意味でもメモを取るという行為そのものに意味があります。
知っている情報をメモに起こすというのは合理的でないように思えますが、聞く姿勢を見せるといった意味も込めてメモを取るようにしてみてください。
■メモは電子で残す
メモを手書きで取る人は多いです。一時的なメモはそれでもいいのですが、あとから見返す可能性のある内容は電子で残すことをおすすめします。電子のメモには以下のメリットがあるからです。
- 検索ができる
- 速度と見やすさ
- 他人に譲渡できる
検索ができる
これが一番のメリットだと思います。せっかくメモを取っても、必要な時にすぐに取り出せないと意味がありません。
電子のメモの場合、ファイル内をキーワードで検索すればすぐ情報にアクセスできます。メモファイルが複数ある場合でもフォルダ管理すればGrep検索で見つけることができます。
あのメモどこだっけ・・・といって探す時間はもったいないので、検索ができるというのは大きなメリットだと思います。
速度と見やすさ
「メモを取ったけど汚くて何を書いたのかわからない
」という経験はないでしょうか。私はあります
メモってどうしても殴り書きになりがちなので、その分見やすさが犠牲になりやすいです。ですが、あとから見返して読めなかったら本末転倒です。電子のメモならそういった事態になることは少ないというのもメリットの一つです。
また、普段からPCを使って作業する人は手書きよりもタイピングの方が早いと思います。それもメリットの一つですね。
他人に譲渡できる
メモは情報の塊です。あなたにとって有用なメモなら、それはほかの人にとっても有用なメモである可能性が高いです。
仕事をしていてわからなかったことのメモを作成したとします。上司に見せれば、アドバイスをするための指針にできますし、いずれできる後輩に見せれば教育の手間が省けます。
このように、ほかの人に気軽に渡すことができるというのも大きなメリットだと思います。
もちろん、手書きのメモにもメリットはあります。手書きのメモしか取れない環境ということもあるでしょう。その内容をPCで活用する場合は、手書きのままにしておくよりも電子化して残す方がメリットが大きいです。手書きのメモを後から電子に文字起こしする手間を考えても、お釣りがあります。
そのため、手書きでメモを取った場合でも、可能であれば電子化して残すようにしてみましょう。
質問編
■わかっている内容も聞こう
全体の7割くらいの内容はわかっていて、残り3割を聞きたい場合、どういう聞き方をしますか？
合理的に考えれば「ここまで(7割部分)はわかっていて、ここから(残りの3割部分)がわからないです」と聞くのがベストでしょう。
ですが、あえて「ほとんどわかっていないです」という聞き方をするという選択肢もあります。するとどうでしょう、相手は1から説明してくれます。わかっていることの復習にもなりますし、相手視点では、飲み込みが早いように思われるはずです。その流れならわからない部分も深掘りして質問しやすいのではないでしょうか。
注意として、これは相手の時間を奪う行為でもあるので乱用は避けましょう。
また、過去に教えてもらった同じ内容をわからないと言って聞くのも避けましょう。相手によってはいい気持ちにならない場合があります。
■とにかく調べよう
質問の頻度とタイミング、難しいですよね。自分で抱えすぎても時間が溶けるけど、頻繁に質問しに行くのもためらわれる。
ではどうすればいいか、基本的な方針としては「まずは質問する」ことです。まともな職場の場合、新卒の質問に対して「質問し過ぎ」と思う人はいないはずです。たくさん質問して早く一人前になってほしいですからね。
とはいっても、何度も質問するのはためらってしまう。その気持ちもわかります。
ではどうするか。おすすめするのが「調べた形跡を残す」ことです。基本的に新入社員が自分で調べて解決できるケースは少ないです。ですが、わからないことは調べますという姿勢を見せるのはよいアピールです。教える側もやる気がある人に対しては丁寧に教えようと思うはずです。
調べる方法は、一般的な内容ならネット検索や社内のAIチャット、コードならレポートやコード内で単語の検索、社内の内容ならメールや資料などでしょうか。
もちろん、ちゃんと調べて情報を拾い上げることも大切です。その一歩として「とにかく調べる」を実行してみましょう。
とはいえ、時間をかけ過ぎてもしょうがないので、5分調べてわからなかったら聞くなど、時間で区切るのがおすすめです。
チャット編
■！はとても便利
社内チャット、便利ですよね。私もTeamsにはお世話になっています。
質問や雑談、リンクの共有までできるチャットですが、どんな温度感で送るべきなのか迷いますよね。
相手の温度感に合わせるのがベストですが、個人的におすすめなのが「元気な後輩キャラを憑依させる」ことです。
たとえば何か教えてもらったときの反応はどんな文体が望ましいでしょう。
①ありがとうございます。
②ありがとうございます！
③ありがとうございます😄
①～③の違いは最後の語尾だけですが、印象が結構違うと思います。
①は真面目、②は元気、③はラフな印象を受けるのではないでしょうか。
①はメールなら正解ですが、チャットだと少し堅苦しい印象を受けます。
③は相手も絵文字を使うならよいですが、初対面の相手に使うなら②くらいまでが現実的なラインだと思います。
■即レスしよう
速度は正義です。レスポンスは早ければ早いほどいいです。体感ですが、仕事ができる人ほどチャット量は多いはずなのにレスポンスが早いです。
基本的にチャットが来るということは用事があるということなので、早く対応できればそれだけ早く取り掛かることができる⇒早く要件を終わらせられることになります。
私はTeamsを使っているのですが、即レスをするための具体的なアクションとして「リアクションの通知を切る」「優先度の低いグループはミュートにする」ということをしています。どちらも優先度の低い通知をなくして、大事な通知を拾いやすくしています。
キリのいいところまで作業を進めてからチャットを確認したくなる気持ちもわかりますが、レスポンスが早いとスムーズに会話が進むのでなるべく即レスを心がけましょう。
■検索しやすい内容で質問しよう
多くのチャットツールには会話の履歴を検索する機能があります。これを活用し「同じことを何回も聞く」ことを防ぎましょう。
たとえばエラーについて質問するときはエラー番号を検索にかける、ファイルの場所を質問するときはパスが引っ掛かるように検索するなどです。
加えて、質問するときはあとから検索しやすい文体で質問するようにしましょう。「○○の案件で、△△をやっていたら××のエラーが出ました」のように具体的なキーワードを入れるとあとから検索しやすいです。
また、状態を伝えるのにスクリーンショットなどの画像は便利ですが、検索には引っ掛かりません。そのため、画像で説明する際は前後に現在の状態のキーワードをいれるとよいでしょう。
その他編
■遅刻はフォローが大事
前提として、遅刻はしないように動くべきです。
特に最初のうちは慎重すぎるくらいがちょうどいいです。
ですが、体調不良や交通機関の影響など不可抗力で遅刻する場面がいずれやってきます。
大事なのは遅刻をどうフォローするかです。
まず、遅刻したときの連絡先を聞いておきましょう。これは初日に知っておくべきです。
次に連絡するタイミングですが、これは遅刻が確定したら‥ではなく遅刻する可能性があると思ったタイミングで連絡しましょう。
遅刻の連絡をしたくない気持ち、わかります。頑張れば間に合いそうならなおさらです。
ですが、リスクとリターンを考えてください。1～2分でも遅刻は遅刻です。無断で遅刻して下がる評価と連絡したくない気持ち。天秤にかけるまでもないでしょう。間に合ったら間に合ったで「この人は連絡をしっかりできる人だな」と思われるでしょうし、むしろプラスです(？)
また、数十分単位で遅れる場合は想定の到着時間よりも少し遅い時間を伝えるとよいです。
早めの時間を伝えてそれにも遅れるというのがワーストケースなので、それを回避できるように連絡しましょう。
■同期と環境を比較し過ぎないようにしよう
違う部署の同期と話す機会はあると思います。話しているうちに、こちらは仕事がハードなのに相手は緩そうだったり、相手の上司の人がいい人そうだったりと、格差を感じる瞬間があるかもしれません。
思うところがあるかもしれませんが、受け入れましょう。環境を大きく変えることはできませんが、自分の意識を変えることはできます。
仕事が忙しいならその分だけ成長できている、先輩が気難しい人ならそういう人とコミュニケーションをとる機会を得られているなど、経験を積むことができたと考えましょう。
まだあなたのキャリアは始まったばかりです。この先40年近くで受ける苦労を前借り(？)していると考えましょう。一見よさそうに見える相手もどこか不満を抱えているはずです。お互いに不満を話す機会を設けると気が楽になるかもしれません。
■マウスとキーボードの課金
PCに加えてキーボードやマウスも会社のものが支給されるところも多いでしょう。
ですが、特に制限がなければマウスやキーボードは、買ってでも私物の気に入っているものを持ってくることをおすすめします。
IT関係の仕事ならキーボードとマウスは必需品です。一日の大半触っていることも珍しくないはずです。
キーボードには人によって合う合わないがありますが、それによって打ち込む速さや負担が大きく変わり、仕事能率も変わってきます。少しでも早く仕事に順応できるように、外堀から埋めていきましょう。Pay to Winです。
また、マウスですが、個人的には進む戻るボタンと横スクロール機能があると便利だと思います。
自分に合った機材を探しましょう。
■睡眠は大事
仕事に影響が出るレベルの夜更かしはやめましょう。
プライベートで仕事のことを気にしないのはいいですが、仕事中にウトウトするのは社会人の常識的に良くないです。節度をもちましょう。
■社会人は時間がないもの
気持ちの話です。人生で一番時間のある学生の春休みから社会人になって、自由時間の落差で風邪をひいていると思います。残念ながら諦めて順応してください。社会人に求められるスキルとして「諦め」があります。
やりたいことがあるなら、少ない自由時間の密度をあげるようにしましょう。少ない自由時間をどう有意義に過ごすかを考えるのも慣れてくると楽しいものです。
■きびきび行動しよう
移動や行動は急ぎ過ぎず、しかし、気持ち早くするようにしましょう。
その方がちゃんと仕事している感が出ます。
■飲み会は節度をもって
新入社員歓迎会が行われるところも多いと思います。お酒も入って楽しくなるのも大事ですが、あとから後悔しない程度の節度は持ちましょう。
私は、同期が飲み過ぎて吐いてしまったものが偉い人の私物にかかった瞬間を見たことがありますが、そのときの空気の重さは今でも覚えています。
話す人がおらずに手が空くとついつい飲み物に手を出してしまうことがあるので、最初から話しやすそうな人の近くに座っておしゃべりで時間をつぶすようにするとよいでしょう。
さいごに
いろいろ書いてきましたが、結局のところ大事なのは「ちゃんとしてる人に見える行動を取ること」と「基本を外さないこと」だと思っています。
メモを取る、調べる、質問する、即レスする。どれもシンプルですが、これをちゃんとやるだけで評価はかなり変わります。逆に、ここをサボるとそれだけでマイナスに見られがちです。
もちろん全部完璧にする必要は全くありません。これらの内容を頭の引き出しに入れておいて、同じような場面が来たら引っ張り出すだけでも役に立つと思います。
これから社会人になる人の助けになれば嬉しいです。