What is Salesforce Flow Orchestrator?
Salesforce Flow Orchestrator は、管理者が複数のユーザーにまたがる多数のフローとビジネス プロセスを結びつけることを可能にする新しいフロー機能です。新しい機能をサポートするために既存のフローを再構築するのではなく、Flow Orchestrator は既存のフローを念頭に置いて構築されており、それらを新しいオーケストレーションで使用できるようにします。
Salesforce では、フロー オーケストレーターを、マルチユーザー、マルチステップ、マルチステージのフローを調整できるツールとして定義しています。これが意味するのは、管理者は、途中でアクションを実行するためにさまざまな担当者に割り当てる必要がある一連の自動化を作成できるということです。
フロー オーケストレーターはどこで見つけられますか?
新しいフロー オーケストレーションを作成するには、[新しいフロー] ページの [すべて + テンプレート] セクションに移動する必要があります。ここから、自動起動オーケストレーション (ベータ) とレコードトリガー オーケストレーション (ベータ) を含むフロー オーケストレーター セクションが表示されます。現時点では、フロー オーケストレーションを起動する方法はこれら 2 つだけです。
Flow Orchestrator は、独自の [設定] メニュー内でも見つけることができます。[Flows] をクリックするのではなく、[Flow Orchestrator] という別のメニューがあることがわかります (現在、一部の組織でのみ利用できるため、表示されなくても心配する必要はありません)。 。
フロー オーケストレーターを使用するにはどうすればよいですか?
新しいフロー オーケストレーションの作成は、非常によく知られたプロセスです (上のメニューのテンプレートを使用します)。ただし、機能の追加を開始するには、ステージとステップという新しい概念をいくつか学ぶ必要があります。
- ステージ: ステージは、グループ化され、順番に実行される 1 つ以上のステップです。
- ステップ: ステップでは、どのフローを実行するか、誰がステップに割り当てられるか、通知、およびフローが表示される場所を定義します。ステップは、次々に実行することも、並行して実行することもできます。
上のスクリーンショットでは、その下にタイトルが付いた青い矢印が多数あることがわかります (承認待ち、準備完了、完了完了)。
これらはステージと呼ばれ、特定のビジネス プロセスに必要なものに応じて、並列または順番に完了できる個別のステップのセットです。
各ステージを設定するときに、すべてのステップが完了したとき、または特定の自動起動フローが TRUE 値を返したときのいずれかに終了条件を設定する必要があります。
Flow Orchestrator での意思決定の使用
決定を使用してステージ間のロジックを構成できることは注目に値します。基準に応じて特定のステップをスキップすることもできます。
たとえば、新規従業員フロー オーケストレーションを作成していて、ラップトップ セットアップのセクションを追加したいとします。ただし、ラップトップを受け取る必要がある連絡先に対してのみ、次の場合にラップトップ セットアップ ステージをバイパスするフィルターを設定できます。 [ラップトップが必要] チェックボックスがオフになっています。
ステップの構成
ステージが完了したら、個別のステップを構成できます。ステップはサブフローに似ています (これが、Winter '22 でレコードによってトリガーされたフローからサブフローを呼び出す機能が登場した理由と考えられます) ですが、差別化の重要なポイントがいくつかあります。重要な点は、画面フローの仕組みです。ユーザーに表示されるのは、そのユーザーが誰であるかだけです。
ステップは、ステージの開始時 (つまり、このオプションが選択されたステージの下のすべてのステップが一緒に実行されます)、または特定のフローが TRUE を返したとき (上記のステージ終了条件と同様)、別のステップの後に実行されるように構成できます。
通常、画面フローを作成したら、ユーザーが手動で実行する必要があります。画面フローをトリガーまたは自動起動することはできません…少なくとも、これまではできませんでした。画面フローは、レコードによってトリガーされるフロー オーケストレーションを通じて呼び出すことができ、各レコード ページの「作業ガイド」と呼ばれるものに追加できます。レコードが基準を満たし、特定のユーザーがフローを通じてアクションを実行する必要がある場合、そのレコードは作業ガイド コンポーネントで確認できます。それについては後で詳しく説明します。
ステップを構築するときは、フロー (画面フローまたは自動起動フロー)、フローの呼び出し元となるレコード ID、および割り当てられたユーザーを選択する必要があります (Flow Orchestrator のもう 1 つの大きな利点 - 異なるステップを設定できること)違う人たちです。とても素敵です!)。
フロー オーケストレーター作業ガイド
ユーザーに画面フロー (つまり、インタラクティブ ステップ) が割り当てられると、ワーク ガイド コンポーネントに移動してそれにアクセスできます。まず、これを Lightning ページに追加する必要があります。これは「Flow Orchestrator Work Guide」と呼ばれます。
ここで、ユーザーは自分に割り当てられた画面フローにアクセスできるようになります。彼らにとってこれは次のようになります。
Flow Orchestrator をいつ使用する必要がありますか?
Flow Orchestrator を使用してビジネスに利益をもたらす方法は数多くあります。いくつかの例としては、サービス配信オーケストレーション (複数のチームがクライアント配信プロセス全体でさまざまなステップを特定の順序で実行する必要がある場合)、複数人の承認またはエスカレーション プロセス (状況に応じてレコードを異なるチーム メンバーに渡す必要がある場合) などがあります。オーケストレーションに参加する基準については、もちろん、私が同僚と Flow Orchestrator について議論するときに使用した例は、新入社員オーケストレーションです。
このオーケストレーションは、連絡先の従業員開始日フィールドが設定されるとトリガーされ、既存の画面フローを使用していくつかの追加情報が入力され、それが正しいことを確認するために、まず HR マネージャーに割り当てられます。人事マネージャーが情報を確認すると、その情報は次の担当者に渡され、ラップトップを所有していること、Salesforce およびその他のアプリケーションの関連するユーザー アカウントが開始日より前に作成されていることを確認する必要があります。これは、新入社員が業務開始に関連するすべてのセットアップ プロセスを完了し、準備が整うまで続きます。
以前は、これはフローと電子メール アラート、通知、リスト ビュー、レポートなどの組み合わせによって行われ、関連するスタッフ メンバーにアクションを起こす必要があることを知らせていた可能性があります。Flow Orchestrator の利点は、これが複数の Salesforce ツールに分散されるのではなく、いわば単一のマスター フロー内にすべて収まることです。
承認プロセスに使える？
フロー オーケストレーションでの承認
フロー オーケストレーションは、承認プロセスを作成するための強力な新しい基盤を提供します。これらの初期のチュートリアルで示されているように、承認者に割り当てられるオーケストレーション ステージで対話型ステップをセットアップするのは簡単です。オーケストレーションは、承認者がアクションを実行するまで静かに待機し、その後起動します。
オーケストレーションは、承認を含む高度なビジネス プロセスを構築できる強力な新しいアプリケーション プラットフォームとして考えてください。有料製品としては、単純な 1 ステップの承認では過剰です。さらに、委任承認者の組み込みサポートなど、従来の承認プロセスの承認中心の機能の多くが欠けています。
オーケストレーションが真に優れている点は、その柔軟性にあります。複数の段階の並行承認を含む承認を作成したいですか? 率直に。承認者に表示される画面とその画面上の情報をカスタマイズしたいですか? 率直に。承認ステップが完了していない場合に代替のフォールバックが使用されるようにするタイマーを追加したいですか? 率直に。
ドイツの太陽光発電会社アイゲンゾンネによるこのオーケストレーションでは、複数の承認がより大きなビジネス プロセスにネストされています (以下の赤で表示)。
利点
- 最大限の柔軟性
- 将来性: フローとオーケストレーションは Salesforce 自動化の未来です
- ビジネスプロセスの他の部分を承認部分に混ぜる
- 承認者の動的な割り当て
- 画面フローを使用してカスタマイズされた承認リクエストを提供します
短所
- 別途購入する必要があります (年間 600 ラン割り当てを超える)
- 初期オーケストレーションのセットアップにはさらに多くの作業がかかります
- 従来の承認プロセスの組み込み機能の一部が欠落している
- 急峻な学習曲線