Salesforceを使用する場合、チームの生産性を制限するストレージ制限に簡単に遭遇し、高価な追加ストレージの購入が必要になる場合があります。この厄介な問題を回避するには、次の 3 つの主な点を考慮する必要があります。
- Salesforce のストレージ使用量と制限に注意する
- 削除できる可能性のあるものを評価する
- Salesforce ストレージを占有する代替ストレージ ソリューションを調査する
この記事では、まず Salesforce の各エディションのストレージ使用量と制限を調査し、次にこの問題を克服するのに役立つポイント 2 と 3 に関する実用的なヒントを提供することで、Salesforce の「ストレージ制限超過」の問題を探っていきます。
Salesforce のストレージ制限
ストレージ制限を超えると、最終的に新しいレコードの作成やファイルのアップロードができなくなる可能性があります。この制限に達しないようにするには、制限を理解し、現在のデータとストレージ リソースを確認して以下の点を考慮してストレージの使用状況を定期的に監視することが重要です。
- 契約上のストレージ制限はサンドボックスでも適用されます。
- データ ストレージとファイル ストレージの割り当ては別々にあります。つまり、データ ストレージまたはファイル ストレージの制限を超えると、エラー メッセージが表示されます。たとえば、データ ストレージが 50% しかないのに、ファイル ストレージが 110% である場合、エラー メッセージが表示されます。
- 利用可能なデータ ストレージをファイル ストレージに割り当てたり、その逆を行うことはできません。Salesforce のストレージ制限を超えたエラーが発生しないようにするには、両方のタイプのストレージを 100% 未満に維持する必要があります。
- ビジネスクリティカルなデータをシステムに読み込めなくなることを避けるため、実稼働環境ではデータ ストレージ量の制限を超過することは厳密には適用されていませんが、このエラーが表示されたらすぐに (またはその前に) 解決策を見つける必要があります。
データ ストレージ vs. Salesforce のファイルストレージ - 各タイプのストレージでは何が考慮されますか?
Salesforce データ ストレージは以下によって使用されます。
- Accounts
- Article types and Article type translations
- Campaigns and Campaign Members
- Cases and Case Teams
- Contacts
- Contracts
- Custom objects
- Data translations
- Email messages and List Email
- Events
- Field Service enablement objects
- Forecast items
- Google docs
- Ideas
- Leads
- Notes
- Opportunities and Opportunity Splits
- Orders
- Quotes and Quote Template Rich Text Data
- Solutions
- Tags: Unique tags
- Tasks
その制限は、所有しているエディション (Professional、Enterprise、またはその他) によって異なり、組織には特定の量のデータ ストレージがあり、ユーザー ライセンスごとに追加のデータ ストレージが必要になります。Salesforce Unlimited エディションにもデータストレージ制限があります。
例
25 人のユーザーがいる Professional Edition 組織は、組織用に 10 GB のデータ ストレージを受け取り、その後ユーザー ライセンス用に 500 MB (25 ユーザー x 20 MB) を受け取り、合計で約 10.5 GB のデータ ストレージになります。
Salesforce ファイルストレージには、Salesforce 内のすべてのファイルが含まれます。つまり、次のとおりです。
- 添付ファイル
- 「ドキュメント」タブ
- ファイルホーム
- Chatter (Chatter のユーザー写真を含む)
- ナレッジ記事 (特にカスタム ファイル フィールド)
- Site.com (Salesforce が提供する Web CMS) 内の画像、ビデオ、およびその他のファイル
繰り返しますが、その制限は、組織の特定のファイル ストレージ容量 (データ ストレージの容量と同様) を備えたエディションによって異なりますが、一般に、各ユーザー ライセンスの追加ファイル ストレージはさらに多くなります。寛大。
Salesforce Developer Edition および Personal Edition に関する簡単な注意事項: このような場合、ストレージの量は非常に限られているため、ストレージの管理には特に注意する必要があります。
例
25 人のユーザーがいる Professional Edition 組織は、組織用に 10 GB のファイル ストレージを受け取り、次にユーザー ライセンス用にほぼ 15 GB (25 ユーザー x 612 MB) を受け取り、合計で約 25 GB の総ファイル ストレージになります。612 MB という数字が奇妙に思われる場合は、実際には、ユーザー ライセンスごとに 100 MB、Salesforce CRM Content 機能ライセンスのライセンスごとに 512 MB です。
Salesforce のデータストレージを確認する方法
前述したように、ストレージ制限に達する前に Salesforce ストレージについて検討することが最善です。そのためには、Salesforce で利用可能なデータ ストレージを簡単に確認する方法を知る必要があります。
システム概要では、一般的なアイデアを得ることができます。
「ストレージの使用状況」では、さらに詳細な情報を確認できます。[ストレージ使用量]にアクセスするには、[設定]から、[クイック検索] ボックスに「ストレージ使用量」と入力し、[ストレージ使用量] を選択します。
そこにアクセスすると、データ ストレージとファイル ストレージに利用可能なスペース、レコード タイプごとの使用中のストレージ量、ストレージ使用率に基づく上位ユーザー、およびサイズ順に最大のファイルを表示できます。特定のユーザーの名前をクリックして、そのユーザーが保存しているデータの種類を表示することもできます。
管理者は、Personal Edition を除くあらゆるタイプのエディションで、ユーザーごとのストレージ使用状況を表示することもできることに注意してください。これを行うには、[設定]から、[クイック検索] ボックスに「ユーザー」と入力し、[ユーザー] を選択します。任意のユーザーの名前をクリックし、「使用済みデータ スペース」フィールドまたは「使用済みファイル スペース」フィールドの横にある「表示」をクリックすると、そのユーザーのストレージ使用量がレコード タイプごとに表示されます。
データ ストレージとファイル ストレージはすぐには更新されず、非同期的に計算されることに注意してください。多くのレコードやファイルをインポートまたは追加する場合は、これに注意することが重要です。
Salesforce のストレージ制限を超えていますか?
さて、あなたはいつものように仕事で Salesforce を使用しています。人生は虹と未来への希望に満ちています…「データ ストレージの制限を超えました」というメッセージが表示されるまでは!
メッセージはさらに「貴社は現在、追加のオーバーフロー バッファを含むデータ ストレージを超過しています。当社の利用規約により、貴社が最初にデータ ストレージを削減するまで、当社のシステム内で追加のデータ作成を許可することはできません。貴社のセールスフォースにご連絡ください。」と説明されています。 com 管理者にこの問題を解決してもらいます。ご迷惑をおかけして申し訳ありません。」これはクラシック インターフェイスに表示されます。
Lightning Experience では、メッセージは原因を特定しません。
オプション #1 追加のストレージを購入する
実稼働環境で恐ろしい「STORAGE_LIMIT_EXCEEDED」エラー メッセージが表示された場合、簡単な修正方法を探し始めるのは自然なことです。
良いニュースは、問題を解決するために追加のストレージを購入できることです。悪い知らせは？安くはありません。さらに、Salesforce サポートは本番環境のストレージ制限を増やすことができないことにも注意してください。したがって、さらに多くのスペースが必要な場合は、販売注文を通じて開始されるプロビジョニング プロセスを通じてスペースをリクエストする必要があります。
オプション #2 ファイルまたはレコードを削除する
予算を重視しており、追加のストレージを購入するよりもストレージ使用量の削減を希望する場合は、次のことが可能です。 • 古いリードを検索して削除する • 古い取引先責任者を検索して削除する • Salesforce CRM Content 内のファイルを削除する • 不要な添付ファイルを削除する これは簡単に思えるかもしれませんが、一見するとそうではありません！何が時代遅れで不必要かを知るのは簡単な作業ではありません。ファイル ストレージの場合のもう 1 つのオプションは、ファイルを別の場所に移動することです。次のセクションでそのオプションを見てみましょう。
オプション #3 ファイルを SharePoint に移動する
最後のオプションは、Salesforce ドキュメントの代替ソリューションに投資することです。ドキュメントを移動する場合、 Microsoft SharePointなどのドキュメント管理システムを探すのはごく自然なことです。このオプションを選択する利点は、問題を修正しようとすることから、実際にエンドユーザーにとってより優れた包括的なソリューションに移行できることです。
SharePoint を Salesforce ファイルの保存および管理専用の場所として使用すると、ビジネスに次のようなメリットがもたらされます。
- コスト削減– SharePoint ストレージの価格が安くなります。
- コラボレーションの向上– SharePoint を使用すると、ユーザーはリアルタイムでドキュメントを共同編集でき、ドキュメントを簡単に共有できます。
- パフォーマンスの向上– SharePoint は、システムのパフォーマンスを損なうことなく、大量のドキュメントやファイルを保存できます。
- セキュリティ– SharePoint では多数のセキュリティおよびアクセス制御機能が使用可能であり、権限のないユーザーへの機密情報の漏洩を防ぐのに役立ちます。
したがって、両方のシステムを統合して会社の文書管理を最適化すると、非常に有益になります。
Salesforce のドキュメント管理が簡単に
Salesforce と SharePoint の統合をどのように実現できるか疑問に思われる場合は、基本的に次の 2 つの方法があります。
- Salesforce Files Connect – Google Drive、Microsoft SharePoint などのシステムからデータにアクセスしたいユーザーに Salesforce が提供するサービス。このサービスの問題は、起動して実行するために必要な構成が複雑であることです。言うまでもなく、本当にやりたいことを実行できるかもしれません...ユーザーエラーが発生する余地がたくさんあり、通常、これは時間のかかるプロセスであり、可用性を大幅に消費します。自分で確認したい場合は、2023 年 3 月の実装ガイド (最後にあるリンク) にアクセスしてください。
または
- この種の問題をほんの少しの労力で処理できるように設計されたサードパーティのソリューションを検討できます。Connecting Software では、 Salesforce から SharePoint にファイルを効率的に移動するために、Salesforce platform™ 用に構築された Document Extractor を作成しました。2019 年以来、お客様にご好評いただいています。