【Lv0→Lv5】業務改善をレベル分け：Power Platform導入が“野良化”しないロードマップ

🧭 この記事でわかること

• 業務改善を「技術」ではなく “仕組み化”の成熟度（Lv0〜Lv5） で評価する方法
• 各レベルで次に打つべき一手（入口→マスタ→フロー→アプリ→自動化→最適化）の順番
• スタート地点別に迷わず進める「まず何やる？」の型

👤 対象読者

• 情シス / 現場DX推進 / 業務改善リーダー / Power Platform推進担当
• 初心者〜中級（ただし「何から手を付けるべきか」で詰まりがちな人）

✅ 結論

重要なのはツールではなく「業務がどれだけ“仕組み化”されているか」を段階で測り、次の一手を固定すること。

背景：なぜこの問題が起きるのか

• 現場で起きがちな状況
  • 紙・口頭・メール・Excelが混在し、入口もマスタも不明
  • 改善が「ツール導入」で止まり、運用・効果測定まで到達しない
• 放置すると何が困るか（コスト/運用/品質）
  • 最新版が分からず、確認・集計・転記が増える（運用コスト増）
  • 例外処理が属人化し、監査・証跡・品質が不安定（品質低下）
  • 改善が単発で終わり、ROIが語れない（継続投資が止まる）

全体像：解決アプローチ（まず設計）

解決策：実装手順（再現できる形で）

Step 0. 前提（権限/環境/準備）

• 原則：「入口」→「マスタ」→「フロー」→「画面」→「自動化」→「最適化」 の順で積む
• “改善になってるか”の判定は、次の3点で見る
  • 入口が1つ（例外を作らない）
  • マスタが1つ（二重管理をしない）
  • 証跡が残る（監査・引き継ぎ・説明責任に耐える）

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Step 1. Lv0→Lv1：紙・口頭を「入口の統一」で止める

• 目的：紙をスキャンしても、結局データになっていなければ改善にならない。まず “入力口”の統一 が最優先
• やること（最小構成）
  • Microsoft Forms（申請/受付の入口）
  • SharePoint List（台帳＝1枚の真実）
• 卒業条件（Lv1になったと言い切れるライン）
  • 申請・受付が「口頭/紙/メール転記」ではなく、必ず入口に集約
  • 台帳が“誰でも同じものを見ている”状態になっている

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Step 2. Lv1→Lv2：Excel散乱を「マスタ統一＋標準フロー」で止める

• 目的：デジタルでも統制ゼロだと、最新版不明・手集計・属人運用が増える
• やること（順番が重要）
  1. “マスタ”を1箇所に寄せる（SharePoint List / Dataverse のどちらか）
  2. 承認・通知・期限・証跡をワークフロー化する（Power Automate）
  3. “見える化”で論点を固める（Power BI：滞留、例外率、KPI）
• 卒業条件（Lv2）
  • ToBe手順が「資料」ではなく、フローとして強制力を持って動いている
  • 承認・期限・証跡が残り、監査対応ができる

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Step 3. Lv2→Lv3：アプリ化で「入力〜処理」を一気通貫にする

• 目的：現場が使う画面がないと、入力と処理が分断され、結局Excel/手作業に戻る
• やること
  • Power Appsで“業務の画面”を作る
    • 「入力→参照→更新→履歴」までを一つの導線に載せる
  • 「Excel更新」を運用ルールで禁止し、入口と画面だけに寄せる
• 卒業条件（Lv3）
  • 現場が使う“画面”があり、入力〜処理が分断されない
  • “Excel卒業”が現実になっている

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Step 4. Lv3→Lv4：自動化・エージェント化で「勝手に動く」へ

• 目的：イベント起点で動かし、例外だけ人が見る形に寄せる
• やること
  • Power Automateでイベント駆動（トリガー→アクション）を組む
  • Copilot Studioは「会話」より “業務実行” に寄せる
    • 作業依頼 → 処理 → 結果通知（人は承認/例外対応に集中）
• 卒業条件（Lv4）
  • 定型処理は勝手に回り、人が見るのは例外だけ
  • 作業依頼〜完了までの導線が“人の記憶”に依存しない

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Step 5. Lv4→Lv5：最適化（効果測定・改善が回る）

• 目的：改善が単発で終わると、ROIが語れず、次の投資が止まる
• やること
  • モニタリング指標＋運用設計で改善を回す
    • 利用浸透 / 習慣化 / 活用幅 / Impact / Automation（この5指標が刺さる）
  • CoE/ガバナンスで野良化を止める（命名/環境/監査/運用）
• 卒業条件（Lv5）
  • “作った”ではなく、使われ続けて価値が出ているを数字で語れる
  • 改善が回り、横展開できる

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Step 6. 動作確認（テスト観点）

• 期待値
  • 入口 → 台帳 → 承認 → 通知 → 画面 → ログ → 可視化 が“つながっている”
• 失敗したときの切り分け（よくある）
  • 入口が分散：紙/メールが生きている（例外を許している）
  • マスタが複数：Excelが残っている（二重管理）
  • フローが止まる：例外設計がない（承認者不在、期限超過）
  • 使われない：導線が弱い（通知がない、画面がない、教育がない）

🔥 実務Tips（やると差がつく）

• 入口の統一だけは例外を作らない（ここが崩れるとLv0へ戻る）
• “見える化”は飾りではなく、論点確定装置（滞留/例外率/KPIが固まると意思決定が速い）
• 通知は「気づき」ではなく行動導線にする（チャネル投稿＋担当アサイン＋期限）

⚠️ ハマりやすいポイントと回避方法

• ハマり：紙をスキャンして満足する
  回避：データ化（入力口） が完了するまで“改善”と呼ばない
• ハマり：Excelを残したまま台帳も作る（二重管理）
  回避：マスタは1箇所。更新経路も1つに固定する

運用・セキュリティの補足（野良化を止める）

• 運用設計（監視/ログ/権限/例外処理）
  • 申請・承認・処理のログは「後で調べられる」粒度で残す
  • 例外（承認者不在、差戻し、期限超過）をフローに組み込む
• 事故りがちなパターン
  • 個人が勝手に作り、退職/異動で止まる（属人化）
  • 権限がバラバラで監査に耐えない（統制不足）
• チェック観点
  • 命名規則、環境の分離、監査ログ、接続の棚卸し、運用責任者の明確化

📊 結果 / 効果（仮でもOK）

• 定量：
  • 転記時間削減、承認滞留の減少、処理リードタイム短縮、問い合わせ削減
• 定性：
  • 「最新版どれ？」が消える / 説明責任を果たせる / 改善が継続する
• 「やらなかった場合」との違い（テーブルで比較：必須1つ）

観点	やらない	やる
運用コスト	手集計・転記・確認が増え続ける	入口統一＋マスタ統一で作業が減る
品質	属人化・監査不安・例外で破綻	証跡・期限・例外設計で安定する
拡張性	改善が単発で終わる	レベルに沿って積み上げできる

学び・まとめ

• 学び1：業務改善は「ツール」より入口・マスタ・運用の設計が支配する
• 学び2：Lv0→Lv3は“整地”、Lv4→Lv5は“経営に耐える改善”
• 学び3：AIは主役にしなくていい。**実行レーン（業務の仕組み）**がないと成果に変換できない

✅ 次のステップ（ここから行動）

• 自部署の業務を1つ選び、Lv0〜Lv5のどこか判定する
• 「入口（入力口）」を1つに統一する（例外を作らない）
• マスタを1箇所に寄せる（Excel更新を止める）
• 承認・通知・期限・証跡を標準フロー化する
• モニタリング指標（利用/習慣/活用幅/Impact/Automation）を決める