文化祭のシフト管理アプリをGASで作ったが、うまく使われなかった話

Posted at 2026-07-09

はじめに

この記事は、私の実際の開発・運用経験をもとに、AI（ChatGPTなど）を使って構成や文章の推敲を行っています。

文化祭の準備では、多くの生徒がシフトに入ります。
しかし、シフト管理は紙や手作業で行われることが多く、調整や共有が大変です。

そこで私は、文化祭のシフト管理を効率化するためのアプリを作ることにしました。
結果としてアプリ自体は完成しましたが、運用面の問題でうまく使われませんでした。

この記事では、

文化祭は短期間のイベントのため、短期間で構築できて運用が簡単な構成を重視しました。
その結果、以下の構成を採用しました。

スタッフ一覧シート
- 保持データ：名前、メールアドレス、出席番号
シフト表シート
- 保持データ：日付、時間帯、担当者
- シフトが入っている箇所は「黄色背景 + 〇」で表示
運用の工夫
- スプレッドシートは管理者のみ編集可能に設定（直接編集による柔軟な調整が可能）
- スプレッドシートの標準機能でPDF化し、クラスLINEに送信可能

当初の想定では、以下のようなフローを描いていました。

しかし実際には、このシステムは**「希望時間を集めるフォーム」**としてしか使われませんでした。

さらに印象的だったのは、自動生成されたスプレッドシートのシフト表を、実行委員の人が手書きで紙に書き直していたことです。

アプリとしてはすでに表が画面上に生成されていましたが、実際の運用現場では、使い慣れた従来の紙の方法が優先されてしまいました。ここで、「技術で作れること」と「現場で使われること」は全くの別問題だと痛感しました。

今回の経験で得られた最大の学びは、**「技術よりも運用設計が重要」**ということです。

アプリ開発において、**「技術的に作れるか」と「実際に使われるか」**の間には大きな壁があります。特に以下の要素を、開発段階から事前に設計しておく必要があったと感じています。

今後もし改善する機会があれば、以下の打手を検討します。

結果として、技術的には完成したものの、運用フェーズで課題が残るプロジェクトとなりました。

しかし、

など、個人開発として多くの技術的経験を得ることができました。

何より、ただ「作る」だけでなく、**「使われるシステムを設計する難しさ」**という、エンジニアとして非常に大切な視点を実体験から学べたことは、今後の開発における大きな収穫です。