この記事はエイチーム引越し侍 / エイチームコネクトの社員による、Ateam Hikkoshi samurai Inc.× Ateam Connect Inc. Advent Calendar 2020 6日目の記事です。
はじめに
今年に入ってコロナの影響により、他人と直接顔を合わせる事が減ってきました。
逆にチャットやメール等の文章だけのやりとりや、ビデオ会議システムを使っての会話が今まで以上に増えてきているのではないでしょうか。
特にチャットは送信側はいつでも送る事ができ、受信側は自分の都合の良いタイミングでメッセージを確認する事ができます。
メールよりも気軽でレスポンスも比較的早く、映像が無い分プライベートを見せたくない人にとっても心理的ハードルが低く、文章はログとしての後から振り返る際の手助けにもなります。
そんなメリットも多いチャットですが、残念ながらデメリットも存在しています。
そんなデメリットを、私のヤラカシを元に意識した方が良いと感じた点を３つ解説していきたいと思います。
なおzoom等のビデオ会議システムがあればそれだけで解決できるケースもあります。
あくまでチャットのみにコミュニケーション手段が限られる場合を想定しています。
１．相手がどんな状態の時に見てくれるかなんて分からない
まず、私が考える中でコレが一番の課題ではないかと思っています。
対面で会話するときは相手の表情や雰囲気を感じて、以下のような事を感じ取る事ができます。
- 忙しそうか
- 誰かと話しているか
- 熱意があるか
- 機嫌が悪そうか
- 自分の発言に対してどのような感情を抱いたか
これらの情報により話す内容や話し方を変えてみたり、場合によっては話しかける事自体を止めたりするのではないでしょうか。
これが文字だけのチャットになると、情報量が一気に減少します。
1,2は相手が都合の良いタイミングで確認できるので問題ないですが、3により話しかける事自体を回避をする事はできず、4が感じ取れるほど文章に感情が出てきてしまっていたら手遅れである可能性が高いです。
ちなみに私は相手のミスを冗談まじりでやんわりと伝えようとしたらキレさせてしまいました。
文章だけでは相手の地雷を見つけ辛く、踏んでしまってもすぐには気づかない場合があります。
皆さんはこの失敗をしないように心に留めておいて頂けると幸いです。
２．相手がいつ見てくれるかなんて分からない
自分の都合に合わせてメッセージを確認できるのがチャットのメリットではありますが、
それが逆にデメリットに繋がるケースも存在しています。
例えば、至急の際に対面では使えていた以下の手段がチャットでは使えません。
- 相手を捉まえて、今、確実に要件を伝える
- 会話中であったとしても、割り込んで要件を伝える
これは自分がいくら空気を読んでも相手マターである以上どうしようもありません。
チャットのみという前提とは反しますが、複数の連絡手段を用意しておく事やプッシュ通知等を活用して手数を増やし、連絡が繋がる確率を高める事で対策しましょう。
ただし鬼電等やり過ぎにはご注意を。
他の支給案件が重なっている事だって良くあります。
また、自分自身に対しても同様の理由で連絡を取りたいと思っている人がいるかもしれません。
集中していると滞りがちになりますが、チャットはコマメにチェックしましょう。（戒め）
ちなみに私はこれにより業務が期限に間に合わなかった事も、間に合わない原因になってしまった事もあります。
たぶん身に覚えのある人も多いのではないでしょうか。
３．メッセージ投稿は１回で完結させないと最後まで見てくれない...かも
タイピング速度の速さは人それぞれだとは思いますが、同じ内容を口で言うのと比べると時間が掛かる人の方が大半ではないでしょうか。
例えば受けた相談に対して無理だと回答しなければならないとき、私は以下の流れで回答する事が多くあります。
- 無理という結論を伝える
- その理由を伝える
- 代替案を提案する
これは口頭であれば流れが途切れる事が無いので問題は特にないのですが、チャットだと話が変わってきます。
もし1,2,3で区切って送信してしまった場合に、相手へ与える印象が変わってしまうのです。
1時点では無理というネガティブな事だけが伝わり、2が送られてきてもそれの言い訳にしか感じられません。
3で初めて前向きな方向に向かうのですが、ネガティブな1と2だけの時間がどうしても長くなってしまいます。
1→2→3と進むにつれて文章量が多くなりがちなので投稿が遅れ、余計に1と2だけの時間が長引きます。
場合によっては3の投稿前に相手に反感を抱かせてしまうかもしれません。
これを避ける為に、１つの投稿で完結させる事がオススメです。
ただし相談をしてくる相手は何かしらの不安を抱えている場合が多く、長文を打っていると長時間相手を不安なままにさせてしまうかもしれません。
メッセージを見た事と返答を打っている事だけ先にお伝えしてあげるのが良いかもしれません。
まとめ
以上、注意喚起に見せかけた失敗暴露でした。
皆さんは同じ失敗をしないように、私を反面教師にしてください！
Ateam Hikkoshi samurai Inc.× Ateam Connect Inc. Advent Calendar 2020 6日目の記事は、いかがでしたでしょうか。