はじめに
担当者が入れ替わるタイミングで発生する追加作業が引き継ぎ作業である。
この引き継ぎ作業という代物は、本当に人の性格が滲み出るものだと思う。
過去に何度も引き継ぎ元から引き継ぎを行ったことがあるが、皆口を揃えてこう言う。
「ここにある資料が全てです」
「何か質問があったら質問して下さい」
ただし、私の経験上例外無くこの手のパターンは、不備がある。
もう間違いなく、100%。
そしてこう言われた引き継ぎ先の担当者は必ず困ることになる、間違いなく120%。
今まさに引き継ぎ先として引き継ぎ作業を行っているが絶賛困り果てているので、、この記事を書いていく。
以下３点について記載していく。
・そもそも何で引き継ぎ作業って発生するの？
・引き継ぎってどんなことが必要なの？
・何で皆引き継ぎ適当すぎるん？？？
そもそも何で引き継ぎ作業って発生するの？
業務効率と生産性の維持
業務の担当者が変わる際、適切な引き継ぎがないと業務効率が大幅に低下します。
新しい担当者が業務の進め方を理解できず、上司や関係者に頻繁に質問することで、結果的に生産性が低下してしまいます。
つまり、引き継がれたはずの担当者がシンプルに困ります。
企業の信頼性の確保
引き継ぎは単なる社内の問題ではなく、取引先や顧客との関係にも大きな影響を与えます。
不十分な引き継ぎは、顧客からの問い合わせに適切に対応できないリスクがあり、企業の信頼を損なう可能性があります。
前任者と後任者の負担軽減
適切な引き継ぎは、前任者が新しい業務に集中できる環境を作り、同時に後任者の早期戦力化を支援します。
不十分な引き継ぎは、前任者に頻繁な問い合わせを強いることになり、両者にとって非効率的です。
結論として、引き継ぎは組織の持続的な成長と効率的な業務運営に不可欠なプロセスとなります。
引き継ぎってどんなことが必要なの？
詳細に書くといっぱいになるので、引き継ぎに必要な事柄は別記事にまとめる。
立場や役割によって内容は異なるが、箇条書きで必要そうな引き継ぎ項目を記載する。
・部門の戦略と方針
・組織構造と人材管理
・プロジェクト管理
・予算と財務
・技術インフラとツール
・デプロイメントとリリース
・連絡手段
・ステークホルダー管理
・知識管理とナレッジベース
・保守・運用面
etc... and more!!!
パッと思いつくことを記載したが、思いつきで書いてもいっぱい出てくる。
また、既存の資料がしっかりしているからそれ見せるだけで良いよね、もありえないから皆様ご注意を。
既存の資料はいわゆる分かっている人向けの資料であることが多い。
また、資料の中身の背景にある目的や意図が欠けていることがあるから、それらを補足してもらう必要がある。
そもそも、体系立てて理解しやすい順番に整理してもらわないと、引き継ぎ先の担当者はどこから資料を見れば良いのかめちゃくちゃ迷う。
つまり、引き継ぎがスムーズに行われるように、大なり小なり引き継ぎ資料は必要となる。
そのため、
間違っても既存の資料があるからそれを見せれば大丈夫、とは絶対にならないはずだ。
何で皆引き継ぎ適当すぎるん？？？
引き継ぎが必要な理由はそりゃ当たり前だよね、と言うことしか上記は記載していない。
では、何で引き継ぎを適当にするのか？
モチベーションの低下
退職や異動が決まった後は、現在の業務へのモチベーションが低下しがちです。
特に退職の場合、会社への帰属意識が薄れ、丁寧な引き継ぎを行う意欲が失われることがあります
↑正直、これが90%理由に該当すると思います。
モチベーションが低下しているかどうかは、口頭で説明を受けていると本人の態度でハッキリ分かる。
この辺り引き継ぎ元の本人はバレていないと思っているかもしれないが、そんなのは透けて見えるものだ。
タチが悪いのは、引き継ぎをやっているつもりの担当者。
引き継ぎが適当なことに全く気づいてさえいない担当者もいるのだから、タチが悪い。。
まあ、不備があることに気がつきながら引き継ぎを適当に行う担当者も大概だが。。
↓残りの10%の理由は以下に続きます。
時間的制約
多くの場合、引き継ぎは人事異動や退職の直前に行われるため、十分な時間が確保できないことがあります。
特に急な人事異動や退職の場合、引き継ぎの準備時間が不足し、結果として適当な引き継ぎになってしまう可能性があります。
業務の複雑さ
長年担当してきた業務は、担当者にとっては当たり前になっているため、どの程度詳細に説明すべきか判断が難しくなります。
このため、重要な情報が抜け落ちたり、説明が不十分になったりすることがあります。
引き継ぎスキルの不足
適切な引き継ぎを行うためには、コミュニケーション力や文書作成能力が必要です。
これらのスキルが不足している場合、効果的な引き継ぎを行うことが困難になります。
引き継ぎの重要性の認識不足
引き継ぎの重要性を十分に理解していない場合、その準備や実施を軽視してしまう傾向があります。
自分の評価や将来の仕事にも影響する可能性があることを認識していないことが、適当な引き継ぎにつながっています。
まとめ
引き継ぎ先の気持ちになって、みんな引き継ぎ作業を行ってね、ということです。
マジで「立つ鳥跡を濁さず」と言うことですね。
また、認識が低い人が本当に多いのですが、引き継ぎと言う作業も必要な職務の一つです。
手を抜いて良い部類の作業ではありません。
引き継ぎ作業の重要性について理解した上で、
引き継ぎと言う一つのスキルを使って引き継ぎ先が極力困らないように引き継ぎを行うようにしましょうーーーーー
※ちなみにIT業界は意外と狭いから、長く続けていればいつかまた会うことになるよね、
といつもベテランエンジニアから言われていたが、意外と再会はしない。
そんなことは置いておいて、落ち度があることが分かっていて何も引き継ぎをしないと言うのは、ただの職務怠慢であり、サボりだよね。と言うことを強く言いたい。
以上