誤解されないように文章を書く技術

この記事の目的

本記事は、否定表現や範囲の示し方など、誤解を招きやすい日本語表現を具体的に解説するものである。誰が読んでも意図が明確に伝わる文章作成の技術を習得することを目的とする。

目次

否定表現
可能表現
比喩
強調
範囲・起点
数値
その他注意が必要な表現
参考文献

否定表現

▼否定表現の多用は、読み手を不安にさせてしまうので注意

読み手の行動を促すときは肯定文を使用する

　節電対策のため、退勤時はオフィスの空調を付けたままにしないでください
　節電対策のため、退勤時はオフィスの空調を消してください

ただし、注意、制限、禁止事項は否定表現OK

　他人のプライバシーを侵害しないでください

▼「～しないと、～しない（できない）」といった２重否定は注意

否定表現は、１文１つにする

　正しく書かないと、読み手に伝わりません
　正しく書くと、読み手に伝わります
　誤って書くと、読み手に伝わりません

▼全体否定なのか部分否定なのか区別する

どれもできないかったのか、できないものがあったのかを明確にする

　試験の問題は、全部できなかった
　試験の問題は、全部ができなかった
　試験の問題は、全部できたわけではなかった

可能表現

▼「れる」、「られる」は使用しない

一般動詞（「見る」、「読む」など）は「～ことができる」を使用する

　１階では、新しいPCが見られます
　１階では、新しいPCを見ることができます
　最新の投稿を読めます
　最新の投稿を読むことができます

動作名詞（サ変名詞）には、「～できる」を使用する

　外部ディスプレイを利用することができます
　外部ディスプレイを利用できます
　システム画面で設定もできます
　システム画面でも設定できます

※サ変名詞とは
名詞に「する」を付けて動詞として使うことができる名詞のこと

比喩

▼重さや大きさ、温度などの感覚を伝えるために比喩を使用する

読み手によって差が生じる表現は避ける

　この冷房システムは、大きなスタジアムも対応しています
　この冷房システムは、東京ドームの広さも対応しています

強調

▼ボタン名、機能名などを括弧で囲む

画面上の要素の名称の場合、操作対象が明確になる

　変更を保存するをクリックする
　［変更を保存する］をクリックする

※強調と引用と区別するために、「」ではなく［］や《》を使う。

範囲・起点

▼範囲を示す表現は誤解されやすい

「～を含む」にする

　部長ら１２名
　部長をはじめとする１２名
　部長を含む１２名

「〇〇未満」は〇〇（数値）は含まないため誤解を生む

　２０人未満
　１９人以下

数値

▼できるだけ数値を使って具体的にする

　しばらくお待ちください
　約５分間、そのままお待ちください

その他注意が必要な表現

▼並列表現

「～たり、～たり」を対応させる

　保存したり、更新してください
　保存したり、更新したりしてください

「～と、～とを」で記述する

　変更前と、変更後を比較する
　変更前と、変更後とを比較する

▼同じ表現

同じ意味の言葉と繰り返さない

　あらかじめ予定していたタスクをこなす
　あらかじめ準備していたタスクをこなす

▼文語調

古い印象をあたえるため、文章口語体を使用する

　機能性のみを重視する
　機能性だけを重視する
　いかなる場合も近づかないでください
　どのような場合も近づかないでください

▼条件表現

大前提条件には「場合」を、小前提条件には「とき」を使用する

　PCに異常があるとき、５年以上使用年数が経過している場合は、無料で交換ができます
　PCに異常がある場合、５年以上使用年数が経過しているときは、無料で交換ができます

参考文献

日本語スタイルガイド（第3版）