はじめに
報連相
これは、仕事の要・社会人としての基本とされているものです。
しかし、『報連相と言われても、なんか難しそうだし、実際にどうしたらいいの？』と考えている人は私以外にも沢山いらっしゃるはず…。
そこで、今回は社会人としてのスタートラインに立つためにも、新卒研修で学んだ「報連相」についてまとめていきます！
「報連相」の目的
まず、「報連相」それぞれの目的を見ていきます。
報告
受けた依頼について過程や結果を知らせる
連絡
情報を共有する
相談
自分で解決できないものについて意見やアドバイスをもらう
仕事は一人で完結するものではありません。そのため、曖昧な認識のまま自己判断で作業を進めると、大きなミスやトラブルに繋がります。
そのため、上記の目的を持った「報連相」は仕事を円滑に進めるためのコミュニケーションとしてとても重要です。
では、具体的にどんな「報連相」をしたら良いのでしょうか。
報告
報告で一番重要なことは、完結に・わかりやすくです。
報告は主に上司に行いますが、上司はいつも忙しいです。そのため、「話が長く、わかりずらい人」は後回しにされてしまいます。だからこそ、上司に報告を聞いてもらうために以下の方法で素早くかつ正確な報告をする必要があります。
３（＊４）ステップ法
①何に関する報告なのか
（ex.先日の新商品企画会議の件でご報告があります。）
②結論
（ex.B案で進めることに決まりました。）
＊③結論に至った経緯
（ex.流行に沿った商品であるという意見が多数あったからです。）
④今後の展開
（ex.今後は、具体的な予算について検討していきます。）
報告には、完了報告と中間報告があり、完了は３ステップ、中間は４ステップで行います。それぞれのステップに合わせて内容をまとめることで、完結に伝え漏れなく報告ができます。
数字を使う
具体的な数字を使うことで、分かりやすく、説得力のある報告になります。
ex. 昨日より結構売れました。→売り上げが80％増加しました。
曖昧な言葉を使わない
人によって言葉の解釈は異なるため、曖昧な表現ではなく具体的に説明することが重要です。
ex. 午前中までに仕上げます。→11時までに提出します。
プラスなイメージで
『しかし』『ですが』と言った接続詞を肯定的な内容の後に使うと、その差にマイナスなイメージを与えてしまいます。そのため、否定＋肯定で話をすると相手に良い印象を与えることができます。
ex. 資料は完成しました。しかし、議事録がまだできていません。
→ 議事録はまだできていませんが、資料は完成しました。
このように、具体的な数字や表現を使用しながら、３・４ステップに合わせて内容を準備をした上で報告をすることが大切になります。
連絡
連絡をする上で重要なことは、全員に伝えることです。
自分では伝えたつもりでも、
・一人だけ連絡が行き届かなかった
・認識の違いが生じた
・忘れられた
など一方通行のコミュニケーションになる可能性が高いのです。そのため、何か情報を共有する際には、以下の点を意識することが重要です。
1.必ず全員に伝える
2.伝えたことを記録に残す
3.リマインドをする
これらを意識することで、双方向のコミュニケーションとなり、伝え漏れや齟齬を防ぐことができます。
相談
報告と連絡は、上司や仲間に自分の状況を説明する、他者に向けて行うものです。しかし、相談は自分では解決できない問題が発生したときにするもの。つまり自分向けのものです。そして、相談は内容によって時間がかかることがあります。そのため、相談をする時には「相談があるのですが」と先に言うことやできるだけ相談内容を自分の中でまとめてくことが好ましいです。
自分が抱えている問題点を把握し、内容をまとめる時には以下の方法を試すと良いでしょう。
問題の8段構造
①目的（目指すべき相談結果）
②目標（どのくらいのレベルに達すれば良いのか）
③現状
④問題（②と③のギャップがどのくらいあるのか）
⑤原因（そのギャップはなぜ生まれたのか）
⑥問題点（対処すべき原因は何か）
⑦課題
⑧解決策
これらに自分の現状を当てはめていき、疑問点を把握することで、的確なアドバイスを受けることができます。
また、前述したように相談は自分のために相手の時間と知恵を与えてもらっています。だからこそ、相談をした後の「その後」を伝えることがとても重要です。
ここまで、相談は時間がかかるからこそ自分の現状を把握し、整理することが大切だと言ってきました。ですが、とにかく何もわからない！！という状況でもとりあえず相談してみることもとても重要です。
悩んでいる時は、どれだけ考えても答えが出ないことがほとんどです。だからこそ、まずは相談をして、話しながら自分の頭の中を整理していく。そうすることで解決策が見えてくることもあります。
悩んだらまず相談を念頭におきながら仕事を進めることが大切です。
報連相のメリット
仕事の要である「報連相」は、自己判断で仕事を進めてミスやトラブルを防ぐためにとても重要な役割を果たすと最初にお話ししました。ですが、「報連相」の価値はこれだけではありません。
それは、上司の経験を自分のものにできることです。初めの頃はわからないこと・知らないことが沢山あって当たり前です。
だからこそ、こまめに上司に進捗を報告、連絡し不明点があったらすぐに相談する。そうすることで、上司は自分の経験を元にアドバイスをくれたり、ミスを防いでくれます。自分では思いつくことができなかった考えを教えてくれるのです。
おわりに
ここまで「報連相」をする上でのポイントや方法をまとめてきました。しかし、これを丸暗記したからと言って完璧な「報連相」はできません。実際に行動に移して失敗をして、経験を積んでいきながら育てていくものです。
最初は、緊張してうまく伝えられないかもしれませんが、それでもあきらめずに何度も挑戦をしていくことが一番大切です。