業務に使用するシステムの判別基準 ― Accessを選択すべき業務の特徴

はじめに

業務にシステムを導入する際重要なのは、
その業務がどの種類の仕事なのかを先に見極めることです。

本記事では、Accessを選択肢として検討すべき業務の特徴を整理します。

判別基準①

データが「蓄積され続ける」業務である

次のような性質を持つ業務は、Accessを検討対象に含めるべきです。

• 日次・月次でデータが追加される
• 過去データを削除せず保持する
• 数か月〜数年単位で履歴を参照する

これは「その場限りの表」ではなく、
データを資産として管理する業務です。

判別基準②

役割の異なるデータが複数存在する

例えば次のような構造です。

• 顧客
• 商品
• 取引
• 明細

これらをExcelで扱う場合、

• 参照列が増える
• マスタと実績が混在する
• 修正時の影響範囲が読みづらい

といった問題が起きやすくなります。
また、業務によって必要なデータが異なるために、
その都度ファイルや表を作って管理が困難になり、
事故につながることもあります。

Accessは、
複数のデータを「関係」として扱うことを前提にしたシステムであり、
異なるデータを組み合わせ一つのテーブルを作成するのが得意です。

判別基準③

正しさを「人の注意」に依存している

次のような前提が含まれていないでしょうか。

• 入力ミスしないこと
• 勝手に行を消さないこと
• 並び替えないこと

これは設計ではなく、運用への期待です。

Accessでは、

• 必須項目
• 入力規則
• データ同士の関係定義

といった制約を、仕組みとして持たせることができます。

Accessでは「クエリ」が処理の中心になる

Accessの大きな特徴は、
処理をVBAではなく「クエリ」として保持できる点です。

• 抽出
• 集計
• 更新

といった処理を、
再利用可能な業務部品として管理できます。

Excel VBAでは、
これらをコードで逐一書く設計になりがちです。

Access VBAは「指示役」に徹する

Access VBAは、
自分で計算や集計をするためのVBAではありません。

主な役割は次の2つです。

• 保存されたクエリを実行する
• 処理の流れを制御する

例えば、月次集計を行うクエリを実行するだけで済む場面があります。

DoCmd.OpenQuery "qryMonthlySummary"

ここが Excel VBAとの決定的な違いです。

• Excel VBA

  • データを直接操作する
  • ループ・計算が中心

• Access VBA

  • データ処理はクエリに任せる
  • VBAは処理の起点になるだけ

Excel・RPAとの役割の違い

• Excel

  • 表示・加工・帳票に強い

• RPA

  • 人の操作を代行する

• Access

  • データ構造と正しさを管理する

「入力が大変だからRPA」
「集計したいからExcel」

その前に、
データをどこで管理すべきかを決める必要があります。

まとめ

業務で次の特徴が見えた場合、
Accessは選択肢に入れるべき段階です。

• データが継続的に蓄積される
• 複数の実体を関係として扱う
• 正しさを仕組みで担保したい
• 長期運用が前提