この記事は、Microsoft Power Automate Advent Calendar 2022 20日目（2022/12/20担当分）の記事です。
「寒くて自律神経さんが仕事をしてくれません！(泣)」
相変わらず勢いだけで生きてるアカウント、チレットです。底冷えの冬に身体が適応してくれなくて震えながら本日は2度目のアドベントカレンダー投稿。（みんな、健康管理は頑張って…）
Power Automateの良さを初心者に伝える時に気をつけたこと/つけていることをご紹介しようと思います。
前提条件は、「みんな知らない」ということ
社内コミュニティの話は前回の投稿(孤軍奮闘したPower Automate、その後。)でお話しましたが、この中の内訳を見てみたら、全く触ったことない人がほとんど。
エンタープライズ契約で全てのPower Platformが使える状況になってたのに、「そもそもどこにあるのか知らない」の人が大半だったのです。
「Windowsマークのソフト一覧に出ないので、私は使えません(ｷﾘｯ」と言われますが、それはPower Automate for Desktopやで…。似てるけどクラウドフローのPower Automateとは違うんや…。
(※弊社はWindow10環境なのでPAfDはプレインストールされてません)
どんなことができるのかをきちんと伝えることからスタートです。
とはいえ、PowerAutomateとPower Automate for Desktopの違いくらいは説明しておかねばなりませんね。
Microsoft365クラウドから起動できるPower AutomateはWeb版のツール(Web版ExcelやOneDrive)と相性よく組み合わせられますが、自分のローカル環境にあるファイル操作にはPower Automate for Desktopが威力を発揮しやすいなど、それぞれに特徴がある、ということは丁寧に説明する必要がありますね。
多くの人はそこの区別がすぐにはつきません。名前が似てるから混同しやすいしね。
いきなり細かい説明はしない
よくあるオンライントレーニングなどでは、画面構成の隅々までを最初に説明したりしていますが、まず存在すら知らなかった初心者にそれは”お腹いっぱい”、情報量過多になりがちです。
私なんかは「習うより慣れろ」の精神なので、ドキュメントや細かい仕様はそこまで気にせず主要に使いそうなものだけ見たら後は手探りでやっていくことが多いです。
必要になったらドキュメントなどに戻ればいいのです。
丁寧さを意識すると、ついつい多くの情報を教えてあげたくなったり伝えがちになりますが、さじ加減はうまくやりましょう。
そこらへんはゲームのチュートリアルとかと同様ですよね。いつでもヘルプから細かい内容は確認できるわけで、最初は最低限のことだけ伝えておけばゲーム進行が始まるし。
ソシャゲの初回チュートリアルで全ての画面構成の細かい仕様まであまり出されないのは、きっとそういうことだと思ってる。(根拠なき自信)
実務とリンクさせたフローを紹介しよう
ただ、単純に画面紹介されても、人間は体感しないとその良さを実感できないものです。
なので、まずは例を実際に見せたり手を動かさせるのがいいのですが、その時に一般的なテンプレではなく、実務とリンクさせたフローを紹介することも大事です。
私の場合、展開している領域部署の仕事をぼんやりとではあっても理解しているので、そのユーザーたちがどんなファイルを扱っているかは想像がつきます。○○年前まではその人たちと同じように実務してましたし。（細かいファイル運用は数年も経つとプロセスがガラッと変わっていたりするので本当におぼろげですけどね。）
なので、できるだけ実際に使いそうなフロー例を紹介して興味を惹きましょう。
(例)
１． メール添付ファイルの自動保存(※テンプレートそのまま)
例えば、これはテンプレートをそのまま利用していますが、結構あるシチュエーションですよね。
「○○社からのメールの添付ファイルは自動的にここに保存しておいて後で検索できるようにしたい」とか。
これならば、実際にテンプレートそのままで、フォルダ名とかを変えるだけでいけそうですよね。
- SharePointファイルの定期的なダウンロード(※週次、月次の定期的なタスクの自動化)
自分の領域の業務では結構いろんな数値のトラッキングは重要な情報だったりします。
ずっとトラッキングしているExcelファイルをSharePoint内で共有していたとして、それを毎月月初の決まった日に推移を見なくちゃいけないとする場合、その日にアクセスし忘れたら面倒ですよね？
それを忘れないためにRecurrenceで確実に決まった日に自動的にファイルを指定したフォルダへコピー保存しておいたらどうでしょう？
そして、リマインダーのために自分へメールも送っておけばタスクを忘れずに済みますよね。
こんな形で、そのユーザーの業務特性に合わせた事例を伝えてあげると割と伝わりやすい気がします。
便利さを知ってから自動化の定義をきちんと伝える
便利ーー！！となったら、ついつい何でもかんでも欲張りたくなっちゃいますよね。
でも、自動化について考えるべきなことをきちんと伝えないと、せっかくのプロセスが台無しに。
これは自分の社内コミュニティでもいずれ伝えようと思っているのですが（年内の活動余白が足りなくて時間切れしたのですw）、自動化を検討するにあたってまずは考えてほしいことがあります。
その手順は本当に必要なことですか？
その手順はもっとシンプルになりますか？
自動化のフローは作ろうと思えば、きっとPower Automateさんは複雑プロセスを組めば応えてくれます。変数とかJSONとか駆使することにはなるでしょうけれど。
でも、その前に、「それをすることが本当に必要なことなのか、シンプルになっているのか。頻度が高くて面倒な手作業だから効率化したいのか」は考えてほしいと思います。
そしてそれを考えた上でも自動化することは、将来に渡った効率化に貢献すると私は考えています。
Automateは定形タスクは頑張れるけど、人間の判断を伴うようなことはできません。シンプルisベストは全てに通じます。
失敗を楽しもう
最後になりますが、初心者ほど失敗を恐れます。（実体験）
なんとか最初から成功させようとしてしまうほど、手が止まります。ですが、Automateで何度エラーを吐かれようが、貪欲に挑んでいくマインドを持っていただけるよう伝えましょう。
「あきらめたらそこで試合終了ですよ…？」 from 安西先生 (スラムダンク）
失敗は成功のもと、とよく聞く言葉ですが、失敗することでも経験値が溜まります。経験値が貯まればレベルがあがります。（ゲームヲタクの発想）
失敗すら楽しみましょう。
Power Platformなにそれおいしいの？状態だった私も失敗を重ねていく内に、変数をこねくり回さない()フローなら何となく経験則から組めるようになりました。
そして「こんなことやりたいなー。あ、そういえば前に失敗したフロー作った時にこんなアクション見つけてたよなー」とか思い出したりしやすくなりました。
失敗を楽しめるようになれば、楽しく勉強が続けられると思うから。
楽しんでいるうちに効率化なんかできちゃった日には、一石三鳥くらいの価値になるのでは？
そろそろアドベントカレンダーも終わりに近づいてきましたね。明日以降の記事にもぜひご注目を。
みなさま、来年もよいPower Automate開発ライフをお送りくださいませ。
またどこかの記事でお会いしましょう。本日の担当、チレットでした（終）